Счет-фактура на товар. Ответы на вопросы

Отгрузка товара и оформление сопроводительных документов на поставку – основные операции большинства компаний торговой сферы. Сегодня мы расскажем, что нужно знать бухгалтеру при выписке счета-фактуры на товар, какие нюансы нужно учесть при передаче документа покупателю. Также мы рассмотрим типовые ситуации, а также частные случаи, которые могут возникнуть при выдаче счета покупателю.

Соблюдаем сроки: когда нужно выставить счет на товар

Существует общее правило, согласно которому Вы должны выписать покупателю счет не позднее 5 календарных дней с момента отгрузки товара. К примеру, Вы отгрузили партию товара 08.09.2016. Тогда счет следует выписать до 13.09.2016. В такой же срок выдается счет при получении предоплаты от покупателя.

В то же время законом не предусмотрен какой-либо вид взысканий за несоблюдение вышеуказанных сроков. Если, согласно приведенному примеру, Вы выпишете счет не 13.09.16, а 19.09.16, то Вы не будете оштрафованы налоговой, а покупатель сможет оформить вычет на НДС в общем порядке. Но следует помнить: подобные «неточности» в выписке счете допустимы только в том случае, если просрочка выдаче документа имела место в отчетном квартале. Если же Вы выпишете счет не в сентябре, а, к примеру, 03.10.15, то ФНС признает данный факт невыпиской счета и применит по отношению к Вам штраф (минимально 10.000 руб.).

Форма счета: электронная или бумажная

Сперва стоит сказать о бумажном формате счетов – он является стандартным и общепринятым вариантов выписки данного документа. Для использования стандартной процедуры необходимо заполнить бланк счета. Удостоверьтесь, что бланк содержит все необходимые реквизиты. При необходимости и согласно специфике Вашей деятельности, Вы можете внести дополнительные данные в счет.

Вариантов выписки счета на бумаге несколько:

• Вы заполняете форму счета на компьютере (например, в Word), распечатываете его, заверяете подписями и печатью;
• вся информация вносится Вами в счет вручную;
• часть данных заполняется вручную, часть – в электронном виде. Если продаете только один вид товара, то его наименование можно внести в бланк документа в электронном виде и распечатать. В таком случае вручную Вам следует заполнить количество отгруженного товара, его цену, стоимость и НДС.

Менее распространенный вариант – обмен электронными счетами между контрагентами. С одной стороны, такой способ существенно упрощает документооборот (сокращается время на  выписку счета и его передачу, уменьшаются расходы на канцтовары и почтовые услуги). С другой стороны, для использования электронных счетов необходимо соблюдение таких условий:

• Вы и контрагент должны иметь полное техническое обеспечение, позволяющее обмен электронными счетами;
• Данную форму можно использовать только при наличии предварительного согласия покупателя, то есть перед выпиской счета Вам стоит позаботиться о заключении соответствующего соглашения.

На сегодняшний день закон позволяет использовать как бумажный, так и электронный способ выписки счетов – все зависит от технического обеспечения Вашей организации и пожеланий контрагентов. Но с 01.07.17 оба способа прекращают действовать параллельно, поэтому Вам необходимо выбрать один из форматов, который будет наиболее приемлемым для дальнейшего использования.

Основные реквизиты

Теперь перейдем непосредственно к процедуре заполнения счета. Как говорилось ранее, документ должен содержать обязательные реквизиты. Ниже мы расскажем об особенностях заполнения основных из них.

Датирование и нумерация

Счета на товар необходимо выписывать в хронологическом порядке согласно датам отгрузки. При выставлении счетов не забудьте проконтролировать сроки (5 дней от даты отгрузки или получения аванса). При регистрации документов в книге продаж также необходимо позаботиться о том, чтобы данные о счетах были внесены с соблюдением хронологии.

Вы имеете право нумеровать счета на товар любым удобным для Вас методом. Главное условие, которое необходимо соблюсти – нумерация должна быть сквозная и осуществляться в порядке возрастания. Вы можете нумеровать счета согласно партиям отгруженного товара. Еще один распространенный метод – номер счета соответствует дате отгрузки. То есть если Вы 12.04.16 Вы отгрузили товар покупателю, то поставка будет сопровождена счетом №120416.

Отдельное внимание стоит уделить нумерации счетов, выписываемых представительствами и обособленными структурными подразделениям. Если Выша организация отгружает товар от имени головной компании и представительства, то счета подразделения целесообразно нумеровать особым способом, к примеру, с использованием индекса или буквенного года. Например, отгрузку головного офиса можно оформить счетом №1, а реализацию товара представительством – счетом №1-П. Все выписанные счета (в том числе при отгрузке представительствами) регистрируйте в книге продаж головной организации. Связано это с тем, что отдельные структурные подразделения не имеют собственного баланса.

Пример №1.

Производственная фирма «Горизонт» производит и реализует детские игрушки. «Горизонт» имеет 2 представительства – в Белгороде и Воронеже. В октябре 2016 «Горизонтом» было отгружено несколько крупных партий детских игрушек, в том числе через представительства:

• 10.16 партия детских велосипедов отгружена со склада головной организации;
• 10.16 представительство в Белгороде реализовало 3 партии самокатов;
• 10.16 были отгружен детский конструкторы со склада в Воронеже.

Согласно учетной политике «Горизонта», счета на отгрузки товара в организации нумеруются в соответствие с датой отгрузки. Документам на товары, реализованные головной компанией и представительством, присваиваются соответствующие индексы:

• головная организация – ГО;
• представительство в Белгороде – ПрБ;
• представительство в Воронеже – ПрВ.

Бухгалтером «Горизонта» были выписаны счета на каждую поставку и выданы покупателям в срок 5 дней с момента отгрузки.

Данные о Вас и покупателе

В строке 2 Вам нужно указать наименование Вашей организации (допускается как полная, так и сокращенная форма). В графы 2а и 2б необходимо внести юридический адрес фирмы и ИНН. По аналогичному принципу в строку 6 вносится информация о покупателе.

Возможна ситуация, когда Вы отгружаете товар представительству. В таком случае при оформлении счета укажите КПП представительства (строка 6б). Так как представительство не имеет собственного баланса, та в строке 6 Вы можете указать ИНН и наименование головной фирмы.

Еще один частный случай: Вы осуществляете отгрузку фирме «А», а оплату за товар производит фирма «В». Тут Вам следует руководствоваться следующим принципом: счет оформляется на организацию, с которой Вы заключили договор поставки. Если стороной соглашения является «А», а оплату производит «В», то счет Вы должны выписать фирме «А».

Информация о товаре

Оформляя счет на отгрузку, позаботьтесь о том, чтобы в документ была внесена полная и корректная информация о товаре. Если Вы занимаетесь продажей продукции, которая существенно отличается друг друга (например, различные канцтовары – ручки, карандаши, пеналы), то проблем с описанием товара возникнуть не должно. В случае, если Вы продаете один тип товара, который отличается по цвету, размеру, типу и т.п. (например, различные виды обоев, линолеума и т.д.), то наименование товара следует вносить в счет с определенной кодировкой. Возможный вариант – присвоить код каждому цвету товара и вносить этот код вместе с наименованием продукции. Также Вы можете дополнять название товара артикулом согласно внутренней классификации.

По каждому наименованию товара в счете должно быть указано количество отгрузки, цена за единицу (или прочий показатель измерения), общая стоимость за всю поставку (отдельно без НДС и с НДС), ставка НДС, выделенная сумма НДС, акциза (при наличии).

Вы можете не указывать сумму товара без НДС, если Вы реализуете автомобили, которые ранее приобрели у физлиц-неплательщиков НДС. Также позволительно не выделять сумму налога при продаже сельхоз продукции, предварительно приобретенной у граждан. Это же условие действует для компаний, учитывающих товары с входным НДС и таким образом их реализующих.

Грузоотправитель и грузополучатель

Графы 3 и 4 заполняются исключительно при отгрузке товара. Если Вы отгружаете собственный товар (то есть не являетесь посредником), то в графе 3 можете указать «Он же». Но закон не запрещает внести в графу 3 полное (или сокращенное) наименование Вашей фирмы и адрес. Что касается получателя товара, то аналогичным образом графу 4 заполнить нельзя: даже если покупатель является грузополучателем, сроки 4 Вам придется заполнить полностью.

Одна из ситуаций – по договору покупатель самостоятельно вывозит товар с Вашего склада. В таком случае грузоотправителем будет покупатель, что и нужно указать в графе 3. Если Ваш покупатель осуществляет отгрузку посредством транспортной компании, то именно ее нужно внести с графу 3 (данные возьмите из товарной накладной).

Разные налоговые ставки

Нередко у предпринимателей и организаций возникает вопрос: как оформить счет в случае, если одновременно отгружается товар, часть из которого освобождена от уплаты НДС и облагается по льготной ставке. Выписать счет на такую поставку очень просто: необходимо выделить товар по общей ставке (18%) и внести информацию о нем отдельной позицией (наименование, количество, цена, стоимость, ставка налога, размер НДС). Аналогично следует оформить товар без НДС (льготный НДС). Итого по счету будут указаны общая сумма налога и стоимость всей партии товара.

Пример №2.

Сельскохозяйственная база «Прогресс» реализует пшеницу и пшеничную солому. В сентябре 2016 «Прогресс» отгрузил партию товара:

При выписке счета «Прогресс» выделил товар отдельными позициями, указав при этом общую сумму товара и НДС.

Вопрос – ответ по теме счета-фактуры на товар

Вопрос: Фирма «Бонус» является оптовым продавцом сантехники. В ФНС «Бонусу» присвоен код КПП по месту регистрации 127401567. Так как «Бонус» числится на учете как крупный налогоплательщик, фирме также присвоен код 127450567. В сентябре 2016 «Бонус» отгрузил партию раковин АО «Сантехника». Какой код КПП должен внести «Бонус» в счет-фактуру для выдачи «Сантехнике»?

Ответ: Согласно разъяснениям Минфина, в счете «Бонус» должен указать код крупного налогоплательщика (127450567). В то же время в случае, если «Бонусом» будет выписан счет с кодом 127401567 (по месту регистрации), то на основании этого счета «Сантехника» без проблем и нарушений сможет оформить налоговый вычет НДС.

Вопрос: В декабре 2016 АО «Магнат» отгрузил партию стройматериалов представительству фирмы «Флагман» в г. Тула. Как «Магнату» правильно внести данные в сроке 4 счета-фактуры на данную поставку?

Ответ:  В строке 4 «Магнат» должен указать КПП представительства и его адрес в г. Тула. Но счет «Магнат» должен выписать на головную организацию (данные в сроке «Сведения о покупателе»).

Вопрос:18.10.16 «Стимул» отгрузил «Адмиралу» первую партию товара по договору. Остаток товара был отгружен 21.10.16. Поставка товара «Стимулом» осуществляется на постоянной основе и непрерывно. Каким образом «Стимул» может оформить счет на поставку?

Ответ: «Стимул» может оформить сводный счет на всю партию товара, отгруженную за два дня (18 и 21 октября). Сводный счет должен быть выписан не позже 24.10.16 (5 дней с момента первой поставки).