Вряд ли найдётся компания, в которой не требуется распечатать какой-либо документ, поставить на нём подпись или сделать заметку — все указанные действия требуются наличия на предприятии канцтоваров. Иногда их нужно много, иногда — совсем мало, но в любом случае нужно уметь правильно вести в отношении них бухгалтерский учёт. В статье расскажем про проводки по списанию бумаги и канцтоваров, дадим пример составления акта на списание.
Канцтовары покупаются через подотчётное лицо фирмы или непосредственно у поставщика. Они идут к учёту как МПЗ (материально-производственные запасы) и отражаются на счетах по стоимости покупки в сумме с расходами на доставку, НДС исключается. Списывать канцелярские принадлежности нужно также по правилам.
Что входит в перечень канцелярских принадлежностей
Понятие «канцелярских товаров» включает в себя любые приспособления для составления и оформления документов на предприятии:
- ручки,
- маркеры,
- бумага,
- карандаши и т.п.
Отдельные виды простейшей оргтехники:
- калькуляторы,
- пишущие машинки.
Крепёжные материалы:
- штемпели,
- скобы,
- скрепки,
- папки.
Чертёжные принадлежности:
- готовальни,
- циркули,
- транспортиры и т.д.
Пеналы, школьные портфели и другие подобные предметы. Читайте также статью: → «Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей в бухгалтерском учете».
Акт на списание канцтоваров
Акт на списание канцелярских принадлежностей разрешён к использованию любым фирмам вне зависимости от объёмов денежного оборота и системы налогообложения. Его составление является законным основанием для списания таких ТМЦ, поскольку налоговый инспектор откажется отнести к расходам стоимость канцтоваров, отнесённую к затратам в момент приобретения.
Регистрация категорий канцтоваров в акте, а также установление факта списания осуществляется специальной комиссией (как минимум 2 человека) после издания приказа руководителем предприятия.
Строгой формы акта на списание канцтоваров нет (может быть чистый лист А4, фирменный бланк фирмы, заполняется от руки или машинописным способом), поэтому фирма вправе:
- всякий раз оформлять документ в свободной форме;
- утвердить собственный шаблон в учётной политике на основании потребностей и особенностей компании. Читайте также статью: → «Форма ТОРГ-16. Акт списания товара — скачать образец».
В любом случае непременно указываются:
- дата заполнения,
- полное название компании-покупателя товаров,
- список всех канцтоваров, идущих на списание (прописывается число штук и стоимость),
- подпись главного бухгалтера и директора (печать не обязательна).
Акт на списание канцтоваров
Поступление канцелярских принадлежностей: бухгалтерские проводки
Как и другие материалы, канцелярские товары будут учтены на счете 10, а субсчёт выбирается на усмотрение бухгалтера. Читайте также статью: → «Бухучет по счету 10: проводки, примеры. Поступление и списание материалов». Выбор Кредита зависит от способа покупки:
| Приобретение через поставщика | Покупка подотчётным сотрудником |
| Д 10 К 60 | Д 10 К 71 |
Списание канцелярских товаров: бухгалтерские проводки
Списывать канцелярские принадлежности можно тремя способами (выбранный метод требуется закрепить в учётной политике):
- По методу ФИФО (в хронологическом порядке поступления и списания).
- По средней себестоимости.
Расчёт происходит
- методом взвешенной оценки — по сведениям о цене и числе единиц товара на начало месяца и всех поступления в течение расчётного периода;
- методом скользящей оценки — число единиц и цена канцтоваров на начало месяца и все поступления до дня их списания.
По себестоимости единицы товара (не целесообразно в данном случае). Канцтовары должны быть списаны в тот момент, когда осуществляется передача их сотрудникам на пользование (основанием выдачи будет требование-накладная по форме М-11 или собственная форма подобного документа с реквизитами компании).
| Операция | Бухгалтерская проводка |
| Канцелярские товары переданы на пользование сотрудникам | Д 26 (44) К 10 |
Если на фирме, в которой ведётся бухгалтерский учёт в упрощённом порядке, канцелярские принадлежности списываются в расходы по обычным видам деятельности сразу при их приобретении, тогда бухгалтерские проводки не нужны при выдаче предметов сотрудникам на пользование. Фирмы на упрощённом режиме налогообложения цены на канцтовары признают в затратах только после осуществления оплаты, если имеется счёт-фактура.
На предприятии на общем режиме налогообложения (ОСНО) цены канцтоваров идут в затраты на день их передачи сотрудникам, а НДС будет принят к вычету после прихода счёта-фактуры от поставщика.
Пример списания канцтоваров
Отделу кадров потребовались канцтовары, их списали в общехозяйственное производство в количестве двух упаковок бумаги и одной коробки карандашей на сумму 800 рублей.
| Операция | Сумма (руб.) | Основание для списания | Дебет | Кредит |
| Оплата за канцелярские товары поступила поставщику | 800 | Требование-накладная | 26 | 10.01 |
Законодательные акты по теме
Рекомендуется изучить следующие документы:
| Документ | Название |
| п. 93 Методических указаний по учёту МПЗ | О списании канцтоваров при передаче работникам на основании требования-накладной по форме № М-11 |
| п. 13.3 ПБУ 5/01, Информационное сообщение Минфина от 24.06.2016 № ИС-учёт | О списании канцтоваров в расходы по обычным видам деятельности в момент покупки без бухгалтерских проводок (при упрощённом бухучёте) |
| п. 73 Методических указаний | О закреплении выбранного метода списания канцтоваров в учётной политике компании |
Типичные ошибки при составлении
Ошибка №1. Учёт затрат на заправку картриджей в составе расходов на канцелярские принадлежности.
Министерство финансов настаивает на учёте заправки картриджей в составе материальных расходов.
Ошибка №2. Затраты на канцелярские принадлежности были учтены не в том отчётном периоде, в каком были закуплены.
Расходы на канцтовары нужно учитывать строго в том отчётном периоде, в котором их купили.
Ответы на распространённые вопросы
Вопрос №1. В фирме канцелярские товары приобретаются работниками, которые зачастую предъявляют товарные чеки без расшифровки с записью «канцтовары» и числом купленных единиц. Как проводить это документы?
Разрешается принимать канцелярские принадлежности к учёту как единицу, не разбивая на отдельных позиции. Однако, имеется риск того, что налоговая инспекция будет оспаривать включение таких расходов в список затрат.
Вопрос №2. Нужно ли списывать канцелярские товары, которыми пользуются при работе сотрудники, но которые были выпущены с целью проведения рекламной акции и содержат логотипы и слоган компании?
Да, такие канцтовары также списываются в общем порядке.
Загрузка...