Как заполнить приходный кассовый ордер, образец заполнения

Все организации, ведущие наличный расчет, вне зависимости от организационно-правовой формы и системы налогообложения, обязаны оформлять кассовые документы. Исключение составляют только предприниматели. Они могут не использовать «приходники» и «расходники», а также журнал по их регистрации.

Как заполнить приходной-кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) заполняют при поступлении в кассу наличных денежных средств. Заполнить его можно следующими способами:

• от руки;
• на компьютере, после чего ордер распечатывают и подписи ставят вручную;
• в электронном виде.

Каких либо ограничений по цвету чернил нет. Даже если при заполнении ПКО закончились чернила, продолжить заполнять его можно другими. ПКО заполняется по форме КО-1, которая состоит из двух частей. Первая остается в организации, а вторая часть – квитанция, выдается вносителю.

Если деньги принимаются общей суммой от населения, то приход их в кассу оформить можно не сразу, но обязательно до окончания рабочего дня, либо до приезда инкассатора. Приход всей суммы можно оформить как одним ПКО,  так и несколькими.

При оформлении электронного ПКО, квитанцию можно не распечатывать, ее можно направить вносителю по электронной почте.

Заполнение реквизитов ПКО (форма КО-1)

Строка «Организация» — указывается наименование организации, либо ИП;

Строки «Номер документа», «Дата» — указываются по журналу регистрации;

Строки «Дебит» и «Кредит» — указываются соответствующие проводки;

Строка «Принято от» — указывается ФИО вносителя денежной наличности (либо наименование вносителя);

Строка «Основание» — указывается содержание хозяйственной операции (например, «оплата по договору №111 от 10.10.2017»);

Строка «Сумма» — указывается прописью полученная сумма;

Строка «В том числе» — указывается наличие или отсутствие НДС («НДС сумма», либо «без НДС»);

Строка «Приложение» — указывается документ, прилагаемый к ПКО («Авансовый отчет №11 от 10.10.2017»).

Никакие исправления в ПКО нельзя вносить, это касается в том числе и РКО.

Пример приходного кассового ордера

Кто подписывает

ПКО подписывает кассир, а также главный бухгалтер, либо бухгалтер.

Однако, кроме бухгалтера подписать кассовый документ может и любой другой сотрудник. Для этого на него издается приказ. Если бухгалтер в организации не предусмотрен, то вместо него подписывает ПКО руководитель компании и кассир.

Если в организации не предусмотрены кассир и бухгалтер, то руководитель (или предприниматель) один подписывает кассовый документ.

Частым вопросом у заполняющих ПКО сотрудников является место для печати.  Считается, что печать должна стоять как на отрывной квитанции, так и на самом ПКО, который остается в организации. Но следует иметь ввиду, что согласно Постановлению Госкомстата №88 печать должна стоять на бланке в месте «М.П.». Так как «М.П.» стоит в отрывной части ПКО, следовательно и печать должна стоять только на квитанции.

Печать для этого можно использовать специальную, а не основную печать организации. Например, печать с надписью «ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ» или «ДЛЯ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ».

Отказаться ставить печать на ПКО могут только организации, которые ее не используют в соответствии с уставными документами. В том случае, если печать в организации используется, не ставить ее на ПКО нельзя, так как данный бланк предусматривает ее наличие.

Порядок оформления

• Оформляет ПКО бухгалтер, принимая наличные средства. А затем передает его кассиру.
• После этого, кассир должен проверить наличие всех подписей в кассовом документе, а также сверить их с образцами подписей. Кроме того проверяется соответствие суммы, записанной цифрами и прописью. Также проверяется наличие документов, перечисленных в «Приложении».
• За проверкой документа следует пересчет денег. Делает это кассир в присутствии вносителя, таким образом, чтобы он видел действия кассира. Крупные организации подсчет наличных ведут не вручную, а с использованием специальной техники. Данные аппараты фиксируют значение проверяемой суммы, а вноситель может видеть этот процесс.
• Если наличная сумма денег совпадает с суммой, указанной в документе, то кассир в ордере ставит подпись и печать. Отрывную квитанцию кассир отдает вносителю денежных средств. Если сумма при пересчете не сходится с указанной в ордере, то кассир либо возвращает лишние деньги вносителю, либо предлагает доплатить. Если вноситель довносить деньги в кассу отказывается, то кассир обязан вернуть деньги, а перечеркнутый ПКО вернуть бухгалтеру. Читайте также статью: ⇒ «Образец журнала регистрации кассовых документов (как оформить, форма КО-3)».

Приходной кассовый ордер в электронном виде

Если ПКО составлен в электронном виде, то распечатывать их не нужно. Подписывают их электронной подписью. Из чего следует, что для оформления кассовых документов электронные подписи должны быть у всех подписывающих, то есть у директора, главного бухгалтера, кассира и подотчетного лица.

Квитанция направляется также в электронном виде на почту лица, вносившего деньги.

Не смотря на то, что на печать кассовые документы отправлять не нужно, хранить их можно и в бумажном виде.

Приходной кассовый ордер для организации

Оформление отдельного ПКО при расчетах между организациями не требуется. Это можно сделать на усмотрение компаний. Организация продавец, производящая наличные расчеты, обязана применять кассовую технику, а также производить выдачу кассовых чеков. Но обязанность по выдаче к кассовому чеку квитанции от ПКО не предусмотрена законодательством (Закон «О применении ККТ»).

Ответственность за отсутствие кассового ордера

Если организация не формирует кассовые документы («приходники» и «расходники»), либо делает это несвоевременно, то ей грозит как административная, так и налоговая ответственность.

Первичные документы должны формироваться в соответствии с правилами бухгалтерского учета. Их отсутствие является грубым нарушением, за которое предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ. Штраф за нарушение составит:

• 10 000 рублей – за нарушение в одном налоговом периоде;
• 30 000 рублей – за нарушение в нескольких налоговых периодах.

Если данное нарушение привело к уменьшению суммы дохода, а значит и к меньшему значению налоговой базы, то штраф составит 20% от неуплаченной суммы налога, но не меньше 40 тыс. рублей.

Для того, чтобы избежать штрафов и споров с налоговой, приход выручки оформлять нужно в тот же день, в который она была получена. То есть нужно сформировать ПКО.

Административная ответственность, применяемая к руководителю организации может составлять:

• 4000 – 5000 рублей – за полное отсутствие ПКО или несвоевременное его оформление;
• 2000 – 3000 рублей – нарушение порядка хранения и сроков;
• 300 – 500 рублей – за непредставление кассовых документов для контроля налоговиков.

Административная  ответственность, применяемая к организации составит 40 000 – 50 000  рублей.

Следует иметь ввиду, что отсутствие такого кассового документа, как расходный кассовый ордер (РКО) тоже ведет ответственности. Причем, сумма, которую не провели по РКО приведет к недостаче денег в кассе и взыскиваться она будет с сотрудника, который несет за наличные денежные средства материальную ответственность. В качестве такого лица обычно выступает кассир.

Полезная информация: ⇒ «Кассовая дисциплина в 2024 году».

Законодательная база