Путевой лист – документальное подтверждение права на управление служебным транспортом, факт проделанной работы водителя по определенному маршруту. Путевой лист служит первичным документом, который подтверждает проделанную работу водителя (для расчета заработной платы), пробег автомобиля (для расчета амортизации) и т.д. Такой документ имеет стандартную форму для разных видов автомобилей и работ, но для коммерческих организаций с 01.01.2013 г. стандартные формы не является обязательным к применению, но самостоятельно разработанные формы должны быть обязательно закреплены на локальном уровне. Рассмотрим как утверждается разработанная форму путевого листа.
Нормативное регулирование путевых листов
| Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 | Определяет формы учетной документации в автотранспорте |
| Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 | О первичных учетных документах |
| Приказ Минтранса России от 06.04.2017 N 141 | Определяет проведение предрейсового контроля ТС |
| Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 | Утверждает необходимые показатели путевого листа |
| Гл. 12 КоАП РФ | Определяет правонарушения и ответственность |
Роль путевого листа
Независимо от вида перевозок для водителя, управляющего автотранспортом в целях трудовой деятельности, необходимо иметь путевой лист для осуществления:
- контроля автотранспорта в организации и ИП
- расчета заработной платы
- контроля за расходом ГСМ
- начисления амортизации
- учета затрат в себестоимости
- обоснованность перевозок именно этого водителя
Читайте также статью ⇒ Один путевой лист на несколько дней.
Порядок формирования путевого листа
Приказом Минтранса России №152 определяются обязательные реквизиты и их заполнение на путевых листах, отраженные в типовых путевых листах. Так, если коммерческие организации или ИП самостоятельно разрабатывают форму документа, то в нем должны быть указаны такие реквизиты:
| Реквизит | Что отражает |
| Наименование, номер и период действия | Путевые листы регистрируется по мере выдачи в организации с указанием даты (дат) действия |
| Сведения о собственнике (владельце) ТС | Для юр.лиц: организационно-правовая форма, наименование, юридический адрес, телефон, ЕГРЮЛ
Для ИП: ФИО, адрес, телефон, ЕГРИП |
| Сведения о ТС | тип ТС, модель ТС, использование с прицепом или полуприцепом (модель прицепа)
государственный регистрационный знак ТС и прицепа показания одометра (пробег) при выезде и его въезде дату и время выезда и въезда ТС дату и время технического контроля ТС |
| Сведения о водителе | ФИО
дата и время проведения медосмотра |
| Дополнительные сведения | С учетом особенностей и специфики перевозок |
Для водителей, использующих собственные ТС в своей трудовой деятельности, также необходимо иметь путевой лист, который важную роль играет в его начислениях заработной платы, а также для организации для учета списания ГСМ на затраты и возмещения этих затрат водителю.
Важно! Для ИП, использующих ТС в трудовой деятельности путевой лист будет служить подтверждением расходов по ГСМ.
Заполнение путевого листа
Так как путевой лист относится к первичным документам, обосновывающим затраты организаций и ИП, то они должны быть заполнены правильно. Приказом Минтранса России №152 определен правила заполнения этого документа:
- Оформление на каждое ТС, используемое в перевозках
- Оформление минимум на 1 день, но не более 1 месяца, причем, если за 1 день ТС используется несколькими водителями, то допускается предоставление каждому водителю отдельного путевого листа
- В наименовании обязательно указывает тип ТС (легковой, грузовой автомобиль, троллейбус и т.д.), номера – в хронологическом порядке, принятом в организации
- Дата, время и показания пробега ТС (и при выезде, и при въезде) осуществляется лицами, уполномоченными на это, указываются подпись и расшифровкой
- Дата и время медосмотров водителя осуществляется медработником, заверяются его личной печатью и подписью с расшифровкой
- Дата и время технического контроля ТС осуществляется назначенным контролером, заверяются фразой: «прошел предрейсовый контроль технического состояния», подписью с расшифровкой
- Путевые листы на ТС должны быть зарегистрированы в специально отведенном журнале регистрации
- Путевые листы обязаны хранить не менее 5 лет (75 лет для опасных производств)
Для машин автотранспортного предприятия путевые листы оформляйте ежедневно, ведь такие документы действительны в течение одного дня или смены.
Действительный государственный советник РФ 3-го класса С. Разгулин
Формирование рабочей формы путевого листа
Если организация использует стандартизированные формы этого документа, то они разработаны и утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Но необходимо учитывать, что в типовых формах имеется специально отведенное место для печати (М.П.), но использование коммерческими организациями и ИП использование печатей на сегодняшний день не обязательно, т.е. если организация не использует печати, то внесение изменений в типовой документ должно быть.
При самостоятельной разработке формы необходимо придерживаться требований, отраженных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Эти требования разработаны на основе информации, которая требуется для подтверждения разрешения работы на ТС: состояние здоровья водителя, состояние ТС и т.д.
Если организация или ИП имеет какие-то специфические особенности работы, то их можно отразить при разработке формы.
Также путевой лист может быть упрощен: например, из типовой формы убрать расчет экономии и перерасхода ГСМ и т.д.
Подтверждение использования разработанного путевого листа
Для того, чтобы использовать в работе разработанную в организации или у ИП форму, ее нужно принять как приложение к учетной политике и провести приказом (распоряжением) руководителя. У каждой организации разработана своя форма приказа согласно действующей инструкции по делопроизводству, так как стандартной формы приказа нет. Исходя из вопросов, отражаемых в приказе, делается соответствующая формулировка.
Приказы (распоряжения) в основном издаются на фирменном бланке и отражают:
- Логотип организации (если предусмотрено формирование приказа на фирменном бланке)
- Наименование организации, издающей приказ
- Наименование распорядительного документа (приказ)
- Место составления документа (например, г. Уфа)
- Дата издания документа и его номер регистрации
- Заголовок к тексту, где кратко отражается информация по содержанию документа (например: об утверждении формы путевого листа)
- Текст документа:
- преамбула, обосновывающая приказ
- слово «приказываю»
- непосредственно распоряжение (определенные действия для реализации целей)
- исполнители
- сроки исполнения приказа.
- Отметка о наличии приложений
- Ответственное лицо за исполнение приказа
- Виза (при необходимости согласования)
- Подпись: должность, подпись и расшифровка подписи
- Печатью локальные документы не заверяются.
- Отметка об исполнителе:
- ФИО лица, разрабатывающего документ
- контактный телефон
Пример подтверждения ознакомления с приказом
Оформив приказ об утверждении путевого листа, где должны быть указаны ответственные лица, необходимо их ознакомить с приказом.
Ознакомление можно оформить на оборотной стороне приказа или отдельным листом ознакомления:
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
| ФИО (полностью) | Подпись | Дата |
Ошибка при использовании путевого листа
Путевой лист, самостоятельно разработанный с учетом специфики деятельности должен быть обязательно отражен в учетной политике и утвержден приказом. Если используются унифицированные формы, то приказа оформлять не нужно, достаточно указать об этом в учетной политике.
Ошибка оформления сроков путевом листе
Перевозки, которые являются основным направление деятельности (перевозка грузов, пассажиров), должны сопровождаться правильным документооборотом. У таких организаций путевые листы оформляются каждый день, кроме длительных междугородних перевозках, когда можно оформить путевку на соответствующий перевозке срок, не превышающий 1 месяца. Нетранспортным организация необязательно заполнять путевой лист на каждую поездку, как и при длительных поездках сроком допускается до 1 месяца.
Читайте также статью ⇒ Международная товарно-транспортная накладная CMR.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Нужен ли путевой лист руководителю организации, если он использует ТС, которое числится на балансе организации или арендован?
Ответ: Руководитель при использовании ТС организации должен соблюдать требования надзорных органов, то есть нужно его оформить, который допускается оформлять на срок до 1 месяца в соответствии с требованиями, предъявляемыми к их оформлению. Использование ТС в служебных целях сопровождается подтверждающими документами.
Вопрос №2: Может ли наложить штраф сотрудник ГИБДД за отсутствие путевого листа у водителя?
Ответ: Ст. 12.3 КоАП РФ предусматривает наказание за такое нарушение в размере 500 рублей для водителя ТС.
Загрузка...