Одним из эффективных способов коммуникации в коллективе является служебная записка. Но большее количество организаций и предприятий их не берут во внимание, не используют в своей профессиональной деятельности. Чем это вызвано? Сложностью в составлении, либо нормативными аспектами? Попробуем разобраться. Рассмотрим, что собой представляет собой данный формальный документ, почему большинство управленцев не считают их значимыми в процессе рабочей деятельности, а также чем они полезны в бизнесе и какие задачи решают.
Почему служебные записки редко используются?
Служебные записки – это давно устоявшиеся форма организации коммуникаций между сотрудниками одного предприятия. Так почему ее тогда так не любят в большинстве учреждений?
Зачастую, служебная записка игнорируется коммерческими, негосударственными предприятиями. К ним относятся как бессмысленной и довольно ненужной бумажной волоките. Многие игнорируют факт, что служебная записка играет важную роль для дальнейшего процветания.
На чем еще может быть обоснован негатив организаций по отношению к служебной записке, указано ниже:
- Не внесена в классификатор управленческой документации, что снижает ее популярность, делает не такой значимой для документооборота предприятия.
- В большинстве организаций низкий уровень делового общения, отсутствие всяких корпоративных стандартов.
- Отсутствие принуждениях к их использованию со стороны управленческого состава в области документооборота организации.
- Сокрытие настоящего положения дел в системе организации, ведь это нормативный служебный акт, который имеет свою юридическую силу. А документально подтвержденная информация о положении дел в организации трудно опровергнуть в дальнейшем;
- Введение электронных средств связи: проще намного позвонить, либо поговорить даже лично, чем составлять целый документ.
Обратите внимание! Все вышеуказанные причины носят лишь предположительный характер. Поэтому предпосылки, которые стали причиной нежелания использования служебной записки, у каждой организации могут быть разные.
Что это такое?
Этот элемент документооборота представляет собой внутреннее деловое письмо как между должностными лицами одного уровня, так и между начальниками и подчиненными, которое позволяет решать текущие производственные вопросы. Она используется для обмена служебной информации внутри коллектива.
В служебной записке необходимо четко излагать цель сообщения в понятной и несложной для восприятия форме. Важно учитывать, что она не должна быть избыточной, либо, наоборот, неполной. Это будет затруднять понимание адресата сути проблемы, а также то, что вы желаете предложить, сказать.
Преимущества
Несмотря на некоторые сложности составления, которые могут возникнуть у людей, служебные записки – это то, что в положительной степени влияет на документооборот компании или любого предприятия. Все это достигается за счет большого круга запросов, которые может решать документ:
- Проведение инструктажа.
- Сопровождение к какому-либо сообщению.
- Получение достоверной информации по какому-либо рабочему вопросу.
- Постановление на обсуждение между сотрудниками вопросов материального, информационного или административного характера.
- Опровергнуть беспочвенные обвинения коллег.
- Разрешение противоречивых ситуаций, которые возникают в коллективе.
За счет этого появляется целый ряд преимуществ служебных записок, которые нельзя игнорировать. Можно выделить следующие положительные аспекты:
- Именно служебная записка позволяет кратко описать проблему, которая возникает в коллективе, и предложить решение проблемы , найти адекватное объяснение, что привело к возникшим обстоятельствам, опросить сотрудников.
- Обмен служебными записками делает весь процесс решения конфликтов между сотрудниками прозрачным. Можно легко отследить историю переписки, поскольку в новом письме дается ссылка на предыдущий диалог.
- Записка отражает персональную ответственность поручений, которые возлагаются на сотрудника.
- Документ минимизирует количество ошибок, которые связаны с выполнением поручений;
- Используя служебные записки, можно быстро рассмотреть возникший вопрос и предложить оперативное решение.
Обратите внимание! Как видите, умение грамотно и в срок оформлять документ для обмена служебной информацией упрощает процесс работы и позволяет сократить количество проблем в дальнейшем.
Процесс оформления
Эффективность служебной записки во многом зависит от того, насколько грамотно и четко она написана. Именно поэтому важно учитывать все нюансы ее построения, а также сделать все по стандартам.
Необходимо составлять служебную записку на чистом листе А4. Некоторые организации, чаще всего государственные, используют для этого бланк письма. Вот список того, что должен содержать документ:
- Входные данные, которые крепятся ко всем бланкам данной организации.
- Полное название организации.
- Эмблема, зарегистрированный товарный знак.
- Печать.
- Место оформления документа.
Обратите внимание! Если какие-либо требуемые данные не будут помещены на бланк, то документ является недействительным в юридическом плане, поэтому важно вносить корректно все данные.
Важно учитывать тот момент, что составлять все служебные записки на бланке письма намного проще. Но вот если требуется отдать документ руководители соседнего отдела, то справочные данные смысла иметь не будут. Для упрощения того процесса существует целый документ, где установлены ГОСТы. В них прописаны все те виды бланков, которые могут применяться для написания служебной записки. 
Независимо от того, какой бланк для написания служебной записки будет использован, в него необходимо ввести реквизиты, установленные ГОСТом Р 6.30-2003. Рассмотрим их ниже по пунктам:
- Сверху находится эмблема организации.
- Под ней необходимо расположить наименование организации.
- Дата оформления документа.
- Разновидность документа.
- Регистрационный номер.
- Ссылка на регистрационный номер и дату документа предыдущего документа, если вы отправляете свое сообщение в качестве ответа.
- Место составления служебной записки.
- Наименование структурного подразделения, должности работника, которому вы направляете служебную записку.
- Заголовок к тексту (необязательно).
- Текст документа, где вы излагаете всю суть проблемы, представляете идею, накладываете на человека служебное поручение, либо даете ответ на предыдущее письмо.
- Отметка о наличии приложения (необязательно).
- Подпись отправителя.
- Отметка об исполнителе.
- Печать.
Внесение всех вышеуказанных данных позволит составить грамотную служебную записку.
Нюансы заполнения реквизитов
Даже рассмотрев все входные данные, которые необходимо внести в служебную записку, не гарантирует того, что она будет составлена верно. Нередко бывает так, что сотрудники составляют записку неверно, внося в документ весьма некорректные недочеты. Конечно, если знать то, в чем можно в дальнейшем допустить ошибки, достичь поставленных задач будет проще.
Чтобы исключить возможность допущения грубых ошибок, выделим основные нюансы оформления некоторых данных в документе:
- Адресат – если обращение отправляется сразу нескольким должностным лицам, рассылается по филиалам и структурным подразделениям, то в правом верхнем углу необходимо перечислить всех адресатов.
- Текст документа – информация излагается только от первого лица, единственного числа. Текст разбивают на логические абзацы. Сам текст обычно строится из следующих элементов: введения, основная часть, где излагается вся информация, заключительная часть, где человек излагает выводы. Также в заключительную часть могут быть вынесены предложения, даны рекомендации.
Если говорить о структуре документа, то преамбула – это та часть, где раскрывается цель написания служебной записки. Здесь же содержится ссылка на даты, факты и дополнительную информацию. Первая часть должна подводить к рассматриваемому вопросу, делу. Нельзя сразу начинать рассматривать вопрос, но при этом не сделать подводку.
Чем точнее будет сформирована структура текста, тем выше вероятность того, что решения будут приняты в кратчайшие сроки, а не отложено в ящик на дальний срок.
Движение документа
Составление документа — это только половина. А вот дальнейшие действия нередко вызывают споры. Стоит отметить, что тот, кто будет заниматься оформлением и дальнейшим маршрутом служебной записки зависит во многом от самой организации. Как правило, решением таких вопросом занимаются управленческий состав.
Обратите внимание! Чтобы определить допустимый в работе вариант, не бойтесь ломать старые установки, сложившиеся системе, и вводить новые методы, корректировать ошибки в логистике.
Существует 2 схемы маршрута документа: с участием или без участия ДОУ. Рассмотрим каждую из них. 
Заключение
Теперь, рассмотрев все нюансы составления служебной записки, а также ее преимущества, вы можете сделать вывод, что ничего сложного в них. А их введение в работе учреждений позволит намного облегчить рабочий процесс. Служебные записки – это первый шаг к грамотному организованному документообороту, а также первый этап борьбы с управленческим хаосом!
Загрузка...