Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) для онлайн-касс. Как получить?

Внедрение онлайн-касс становится массовым. Для успешного их использования владельцу бизнеса необходимо оформить электронно-цифровую подпись (ЭЦП). Где ее можно получить, какой тип выбрать среди нескольких, как применять на деле – об этом речь ниже.

ЭЦП – что это такое

ЭПЦ расшифровывается просто: электронная цифровая подпись. Она является специальным компьютерным алгоритмом, записанным для удобства на USB-флеш-накопитель или иное устройство. Применяется закрытый ключ, позволяющий идентифицировать владельца полученного сертификата и защитить электронный файл от фальсификаций.

С помощью ЭЦП предприниматель подтверждает подлинность конкретного документа, подписанного ею. И вся информация, отраженная в формах и файлах, юридически заверена. Документ имеет ту же силу, что и бумажный с подписью и оригинальной печатью.

ЭП выполняет задачи:

1. Удостоверяет то, что заявление от предпринимателя и все изложенные в нем сведения, переданные через интернет при регистрации ККТ в ФНС, истинные.
2. Подтверждает достоверность фискальной информации, направленной в ОФД.

ЭЦП действует так же, как и обычная подпись, сделанная собственноручно. Но у нее функциональность защиты значительно шире. Подделка исключается, а все несогласованные исправления или дополнения исключаются, поскольку проводятся только с использованием подписи владельца.

Виды ЭЦП, их особенности и отличия

ЭЦП бывает:

1. Простая – удостоверяет отправку ее владельцем документа через электронную почту. Юридическая значимость такой подписи незначительная, поскольку используется электронный ящик, пароль к которому может быть известен посторонним лицам.
2. Усиленная – подтверждает, что в документ во время его подписания не было внесено никаких изменений. При ее формировании задействуют заслуживающий доверия шифровальный механизм, позволяющий аутентифицировать составителя тех файлов, которые передаются с помощью интернета. Подпись можно поставить только с использованием eToken, принадлежащему владельцу.
3. Усиленная квалифицированная (КЭП) – приравнивается юридически к бумажному документу с «живой» подписью и печатью. Она выступает стопроцентным аналогом автографа бизнесмена, сделанного вручную.

Именно КЭП приемлема для владельцев онлайн-касс. Их выпуск возложен на удостоверяющие центры, которые отвечают необходимым критериям и получили аккредитацию, позволяющую в законном порядке принимать заказы на изготовление КЭП от организаций-юрлиц и ИП.

Важно! Регистрация современной кассы требует квалифицированной электронной подписи, никакая иная не проходит.

Когда необходима ЭЦП для онлайн-касс

До отсутствия необходимости в онлайн-кассах коммерсант обращался в налоговую лично для постановки на учет своей ККТ. На данный период это возможно проделать в онлайн-режиме. Все юридически значимые операции, проводимые бизнесменом через интернет, абсолютно выполнимы при наличии электронной подписи.

ЭПЦ требуется ИП, более крупному бизнесмену для регистрации всего того, что совершается с онлайн-кассой:

• первичная регистрация ККТ в ИФНС;
• заключение соглашения с ОФД и его подписание, или обратное действие – расторжение обязательств;
• возможная перерегистрация;
• модификация ранее установленного формата;
• изъятие кассы с учета;
• закрытие ФН в случае истечения времени использования.

Каждое из перечисленных действий требовало частых визитов в налоговую. Наличие ЭЦП позволяет выполнять их удаленно, поскольку этой подписи достаточно для того, чтобы удостоверить и идентифицировать личность, совершающую заранее определенное действие.

К ней предъявляются определенные требования. Подпись должна быть:

1. Оформлена на ИП или руководителя организации. Подписи заместителей и главбуха не подходят.
2. Выдана центром, у которого обязательно присутствует соответствующая аккредитация.

Подпись должна быть в наличии отдельно по каждому направлению деятельности. К примеру, ЭЦП для ОФД не проходит на сайте госзакупок, торгов.

Читайте также статью ⇒ «Переход на онлайн-кассы ИП в 2024»

Где еще не обойтись без ЭЦП

Все процессы, проводимые онлайн, нуждаются также в удостоверении электронной подписью со стороны налоговой.

Пример. Предприниматель регистрирует свою онлайн-кассу. При проведении этого процесса бизнесмен получит специальную карточку от ИФНС. Она заверяется ЭЦП, которая оформлена на имя конкретного специалиста налоговой.

Предполагается несколько возможных (законных) ситуаций, когда подпись применяется при ведении документооборота касательно задействованной ККТ.

Фирма, изготовившая онлайн-кассу, с помощью ЭП подтверждает заявление о том, что:

• модель ККМ полностью соответствует законодательным предписаниям РФ;
• необходимо исключить определенную кассу из реестра;
• произведены экземпляры модели ККМ.

Подобные электронные заявления подписывает ЭЦП изготовитель ФН касательно последнего. ЭП имеется и у ОФД.

Важно! Использование ЭЦП специалистами налоговой, изготовителями ККТ и ОФД относится к действиям регистрационного характера. На работу ККМ они не оказывают непосредственного влияния.

Как и где оформить ЭЦП для ККМ

На сайте Минкомсвязи имеется список так называемых, удостоверяющих центров. Его нужно внимательно изучить и выбрать подходящий. Ни в коем случае не стоит обращаться в те организации, у которых аккредитация приостановлена или вообще прекращена. Другие места оформления ЭП:

• ОФД;
• ФНС.

У каждой организации есть преимущества и недостатки:

Стоимость ЭЦП отличается у разных организаций. Ее размеры колеблются от полторы до 5 000 рублей. На цену влияют многие факторы, к примеру, уровень техподдержки, надежность организации, дополнительные возможности подписи.

ЭЦП выдается не навсегда, а всего лишь на один год. По прошествии этого периода понадобится оформление нового сертификата.

Фискальный накопитель (ФН) действует в зависимости от системы налогообложения:

1. ОСНО – год плюс один месяц.
2. УСНО, ПСН, ЕНВД – 3 года.

Точка отсчета времени начинается со дня активации ФН.

Важно! Владелец онлайн-кассы не может выбросить ФН еще 5 лет после его замены. Он вправе обновить его самостоятельно. Однако, во избежание непредвиденных проблем с регистрацией ФН или заменой, разумнее обратиться в сервисный центр.

Без соглашения с ОФД нельзя зарегистрировать ККМ. Выбирать оператора и менять его – это вполне возможно сделать предпринимателю.

Действия предпринимателя для получения ЭЦП

Для получения подписи нужно сделать несколько шагов:

Что необходимо приобрести дополнительно:

• действующую лицензию программы СКЗИ КриптоПро;
• защищенный носитель с ЭП и сертификатом.

Как правило, продавцы ЭЦП предлагают это за отдельную плату.

ЭПЦ фиксируется в реестре УЦ. В том случае, когда центр прекращает свою работу, он передает данные своего реестра другому УЦ, или же за месяц до закрытия предупреждает об этом событии всех держателей ЭЦП.

Важно! Оформленная ранее подпись для сдачи отчетности, иного документооборота годится и для онлайн-кассы.

Регистрация онлайн-кассы с помощью ЭЦП

Этот этап работы предполагает регистрацию на сайте ФНС. Следует зайти в личный кабинет и подать заявку.

Специалисты налоговой проверят ККМ удаленно и при отсутствии вопросов присвоят регистрационный номер.

Как только осуществится первая отсылка сведений, отчет кассы будет зарегистрирован в налоговой. В личном кабинете (на сайте ФНС) предприниматель увидит карточку регистрации онлайн-кассы, заведенную работниками службы.

При подаче заявки можно допустить ошибки информационного характера. Поэтому заполнять форму заявления необходимо очень внимательно. При выявлении оплошностей следует немедленно уведомить налоговую.

Возможны и более серьезные проблемы:

1. ККТ ранее уже зарегистрирована. Возможно, что при заполнении поля «Модель ККТ» допущена ошибка.
2. Несоответствие между моделями ФН и ККТ.
3. Отсутствие заводских номеров ФН или ККТ в реестре.
4. Указанные заводские номера числятся в списках утерянных, похищенных или использованных.

Эти вопросы придется уточнять в ОФД и месте покупки техники.

Для кого не требуется ЭЦП

ЭЦП не является обязательной для тех, кто освобожден от необходимости пользоваться онлайн-кассами. К примеру, это касается:

• продажи периодических изданий (газет и журналов) в ответствующих киосках, сопутствующих товаров. Обязательное условие – их доля в обороте не может быть меньше, чем 50%;
• продажи билетов для проезда в общественном транспорте;
• торговли в киосках напитками (безалкогольными) на разлив, мороженым;
• розничных продаж на ярмарках, выставочных комплексах, рынках;
• мелких бытовых услуг – ремонта обуви и некрупной галантереи, изготовление ключей;
• приема вторсырья кроме металлолома, драгметаллов и драгоценных камней;
• реализации товаров народных промыслов;
• сдачи в аренду или наем жилья, которое принадлежит на правах собственности ИП.

Недостаточная скорость интернета также может послужить обоснованием отсутствия онлайн-кассы, и ЭЦП соответственно. Точный перечень подобных мест должен быть утвержден на региональном уровне.

Штрафы за неприменение онлайн кассы

Не все бизнесмены неукоснительно выполняют требования законодательства. Поэтому уклонение от использования нового вида ККТ облагается санкциями. Размер штрафа такой:

Когда бизнесмен, уплатив штраф, продолжает обходиться без онлайн-кассы, специалисты ФНС имеют полное право приостановить его деятельность на период до 90 суток.

Рейтинг из 5 популярных вопросов про электронно-цифровую подпись

Вопрос 1. У предпринимателя имеется JaCarta для ЕГАИС. Можно ли ее использовать для онлайн-кассы.

Ответ. Эти токены не подходят для онлайн-ККТ. Необходимо оформить другую ЭЦП.

Вопрос 2. Для регистрации онлайн-кассы необходимо обратиться к специалисту налоговой лично?

Ответ. Для регистрации достаточно правильно оформленной ЭЦП. Если она уже готова, то весь документооборот легко осуществляется через интернет.

Вопрос 3. Какие программы применяются в работе ЭЦП для кассы онлайн?

Ответ. Используется единственная программа под названием «КриптоПро», которая одобрена службой безопасности РФ.

Вопрос 4. Сколько юрлиц можно оформить на одну онлайн-кассу?

Ответ. Только одно юрлицо. Такое правило установлено законодательством.

Вопрос 5. Что делать тем предпринимателям, у которых пока нет доступа до интернета по объективным причинам?

Ответ. В подобной ситуации разрешается не проводить ежедневную отправку данных налоговикам. В таких организациях должны быть кассы с фискальным накопителем. Налоговая служба будет проводить проверку раз в год при их замене. Но перечень населенных пунктов, у которых имеются проблемы с подключением к интернету, должен быть утвержден региональными властями.

Использование в предпринимательстве электронных подписей – эффективный и достаточно удобный способ ведения собственного бизнеса прямо со своего рабочего места, то есть, в онлайн-режиме. Подобное решение стоит тех денежных затрат, которые расходуются на его подготовку и фактическое воплощение.

Рабочий процесс переходит на более высокий уровень надежности и отдачи. Предприниматель экономит время и использует его с большей производительностью.