В статье мы разберем тему составления письма о смене банковских реквизитов организации, для чего оно нужно, кто может отправить в банк и как правильно составляется. В конце статьи вы сможете рассмотреть шаблон заполнения письма по стандартам 2024 года. Расскажем, какие способы распространения письма есть и какой из них самый востребованный и надежный.
Воспользоваться правом изменения реквизитов могут владельцы бизнеса, прямые руководители предприятием (вид деятельности, которая реализуется в компании не важен) в любой момент, если у каждого из них открыт счет в банке. Не исключается и наличие нескольких счетов в нескольких банках.
Суть письма о смене банковских реквизитов организации
Письмо о смене банковских реквизитов организации – это документ, который составляется тогда, когда компания принимает решение менять реквизиты организации. Или же в ситуации, когда предприятию нужно открыть новый счет, например, с закрытием старого. К таким реквизитам могут относиться и наименование компании, и адрес, а также любые банковские реквизиты – счета, номера, и прочая контактная информация о переводе денежных средств на расчётный счет предприятия.
Обратите внимание! Такое письмо принято относить к категории деловой корреспонденции.
Суть такого письма заключается в информировании контрагентов или иных компаний-партнеров о том, что организация внесла корректировки или кардинально изменила свои реквизиты. Смена данных реквизитов – важная информация для контрагентов и нужна она для нормальной и эффективной совместной работы двух сторон, чтобы в дальнейшем не понести материальные потери.
Информировать контрагентов обо всех произошедших изменениях нужно оперативно, чтобы не допустить производственных потерь и без возникновения проблем продолжить сотрудничество.
Какое лицо, работающее в организации, имеет право разрабатывать письмо? Таким правом владеет юрист или секретарь, еще такое право есть у руководителей отделов. В целом, не имеет значения, кто конкретно разрабатывает документ, следить необходимо за актуальностью новых данных и оперативностью рассылки документа контрагентам.
Следующая ситуация – когда нужно оповестить партнеров об изменениях в банковских реквизитах компании. В случае игнорирования обновления информации можно попасть в ситуацию, когда денежные средства переводятся на неактивный и недействительный банковский счет.
Если же говорить об уведомлении о смене реквизитов для компаний-партнеров, то образец разрешено разработать в свободной форме, основное требование – указать причину или основание, на котором было принято решение изменить данные. Также, если изменились какие-либо данные о сроках или времени – это также нужно указать в обязательном порядке.
Хоть зафиксированной формы письма нет, но придерживаться можно стандартных правил деловой переписки:
- Указывать актуальные данные отправителя и получателя.
- Указать причину изменений (возможно, открытие или закрытие счета)
- Зафиксировать новые, измененные данные.
Важно! Ответственное лицо должно контролировать правильность указанных данных и стиль общения с контрагентами, он должен быть официально-деловым. Кроме этого, сам текст должен быть составлен грамотно, без каких-либо орфографических ошибок или опечаток.
А вот в каком именно формате составлено письмо – значения не имеет, соответственно составлять документ письменно от руки или в электронном варианте зависит исключительно от предпочтений того человека, который в организации назначается ответственным лицом за уведомление контрагентов. Но вне зависимости от формата письма, в конце должна стоять подпись руководителя организации, если печать есть и используется в компании (так как с 2016 года использование печати не является обязательным условием работы с документацией).
Письмо о смене банковских реквизитов позволено составлять как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия. Письма можно распечатать в нескольких экземплярах для дальнейшей рассылки, но сначала зарегистрировать в специальном журнале учета исходящей документации и корреспонденции.
Не запрещается распространять уведомления для контрагентов посредством электронной почты или факса, а также почтой России или услугами курьерской доставки.
Кого следует извещать об изменении банковских реквизитов
Первое, что необходимо знать – теперь извещать налоговые службы, пенсионный фонд и ФСС об открытии или закрытии расчетных счетов не нужно. Этим занимаются банковские организации, с которыми сотрудничает предприятие и на счету которых оно находится.
В том случае, если счет организации открыт или закрыт в том банке, который расположен за границами Российской Федерации, тогда у руководителя организации есть месяц, в течение этого времени нужно сообщить об изменениях в налоговый орган. Существует специальная форма для уведомления налоговых органов об изменении в реквизитах. Такая форма утверждена приказом федеральной налоговой службы от 24 апреля 2020 года, под номером ЕД-7-14/272.
Обратите внимание! В таком случае банковские организации не обязаны и могут не извещать контрагентов вашей компании о закрытии, открытии или иных действиях с счетами с новыми реквизитами. Такая обязанность лежит исключительно на руководстве компании, так как в их интересах получать денежные средства на действующие счета.
Также, важно знать, если руководитель предприятия не уведомил контрагентов об изменении реквизитов, и денежные средства не поступили на счёт — партнёр в этом не виноват и не несет ответственность. Так как свое обязательство по оплате он выполнил.
Как составить письмо для уведомления партнеров о смене реквизитов
Документы, в частности письма, об уведомлении партнёрских компаний о смене реквизитов организации относят к официально-деловому виду общения, так как оно носит характер информационного и не требует ответа. Информацию из такого письма нужно просто принять и использовать в дальнейшей работе.
Единой, общепринятой формы письма не зафиксировано, однако есть некоторые правила, обычно, они установлены в организации, согласно им, ведется переписка со всеми сторонними лицами и предприятиями.
Далее мы расскажем, как составлять текст письма для переписки.
- Во-первых, в письме-уведомлении должна содержаться информация обо всех реквизитах отправителя, к ним относятся наименование, адрес и номер телефона (часто указывается номер приемной) и контактные данные руководителя организации.
- Во-вторых, в письме-уведомлении должны содержаться данные получателя: наименование организации, ее юридический адрес и номер телефона (факс и адрес электронной почты).
Кроме этого, необходимо указать исходящий регистрационный номер, место и дату, в которую письмо составлялось.
Если же говорить об основном тексте письма, тогда в нем должно содержаться само сообщение о смене банковских реквизитов, новые данные и платежные реквизиты, а также дату начала их принятия и основания при необходимости. В конце письма ставится подпись руководителя или того лица, которого он назначил уполномоченным.
Обратите внимание! Любая организация имеет право поставить фирменную печать на деловом письме, исходя из ее наличия.
Еще один важный критерий для оформления письма – бланк. Для любого рода документации, которая исходит из организации нужно применять фирменный бланк компании.
Также, письмо можно обратить нескольким адресатам или одному. В том случае, если письмо составляется индивидуально для каждого адресата, тогда в «шапке» письма следует указать данные получателя (название организации и адрес). В основном тексте письма изменения не вносятся.
Важно! Чтобы избежать споров и судебных разбирательств, лучше воспользоваться доставкой заказного письма, нежели отправкой по электронной почте. Это самый надежный способ доставки писем на сегодняшний день.
Образец письма об изменении реквизитов организации
Ранее мы уже рассказали, что необходимо указывать в письме. В этом разделе мы подробнее расскажем обо всех пунктах, которые должны быть прописаны в письме.
Реквизиты организации. Они содержат в себе перечень данных: сведения о местонахождении, адресе, номера ОГРН, ИНН, КПП и информация о счетах в банке. Все эти данные указываются при заключении договоров с контрагентами.
Ответственное лицо в организации должно следить за тем, чтобы все данные были зафиксированы правильно и были актуальны, в ином случае можно попасть в ситуацию, когда поставщик, например, привезет товар не на тот адрес, за этим, непременно, последуют потери и материальные и в отношениях партнеров. Соответственно, из-за этого возникнут еще и проблемы с налоговым вычетом.
Еще одним примером такой ситуации может быть нестабильное положение банка, ввиду которого организация приняла решение открыть новый счет, но не предупредила своих клиентов об этом – финансовые потери. Ведь клиент оплатил товар или услугу, а организация денежных средств не получила.
Важно всегда помнить, что информировать контрагентов о всевозможных изменениях в организации – это особо важное дело. А чтобы ваши контрагенты не забывали уведомлять вас о каких-либо изменениях, в договоре о сотрудничестве можно зафиксировать эту обязанность уведомления.
Шаблон для оформления письма можно скачать по ⇒ ссылке
Это все основные моменты, которые касаются вопросов оформления и распространения писем о смене банковских реквизитов, согласно стандартам 2024 года.
Загрузка...