Частые споры вызывает порядок передачи дел главному бухгалтеру, поскольку никаких четких регламентаций на этот счет действующее законодательство не содержит. Но при увольнении прежнего главбуха обязательно должна быть произведена передача дел главному бухгалтеру, который займет его место. Давайте выясним, из скольких этапов состоит процедура, и как действовать руководству фирмы, недавно нанявшей на работу нового главного бухгалтера.
Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией (передача дел главному бухгалтеру — шаг 1)
Разумеется, первым делом принятого на работу главбуха необходимо ознакомить с должностной инструкцией. Только после прочтения документов новый сотрудник сможет оценить свои обязанности на предприятии, задать интересующие его вопросы при приеме дел от своего предшественника и приступить к работе.
Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел (передача дел главному бухгалтеру — шаг 2)
Важно! Если уволившийся главный бухгалтер должен передать новому главному бухгалтеру большой объем документов, создается специальная комиссия, в составе которой должны находиться работники бухгалтерии, службы безопасности, службы внутреннего контроля и т.д. В таком случае ответственность за передачу дел отвечает председатель комиссии.
Прежде чем приступить непосредственно к процедуре передачи дел новому главбуху, необходимо получить соответствующий Приказ руководителя. Распоряжение должно быть составлено по правилам, в тексте должна присутствовать следующая информация:
- Фамилия, имя, отчество нового главбуха, готового принять дела от предшественника.
- Личные данные уходящего с работы главного бухгалтера.
- ФИО прочих лиц, принимающих участие в передаче дел (секретаря, аудитора, руководителя).
-
Причина осуществления процедуры приема-передачи дел (имеется в виду уход с работы предшествующего главбуха).
- Фамилия, имя, отчество лица, которое несет ответственность за передачу дел (таковым становится уходящий с работы главный бухгалтер).
- Личные данные лица, ответственного за прием дел (нового главного бухгалтера).
- Сроки осуществления процедуры приема-передачи дел. Период времени, в течение которого процедура будет осуществлена. К примеру, если прежний главбух уходит с работы по собственному желанию на основании п. 3 ст. 77 ТК РФ, на расторжение трудовых отношений с работодателем дается 14 дней (согласно указаниям ст. 80 ТК РФ). Получается, что срок проведения приема-передачи дел составит 2 недели.
- Состав комиссии (также личные данные ее председателя) по передаче дел.
- Сроки оформления акта приема-передачи дел.
Инвентаризация имущества и обязательств организации (передача дел главному бухгалтеру — шаг 3)
Прежде чем уволившийся главбух окончательно оставит рабочее место, необходимо оформить акт о проведении инвентаризационных работ. Таковой составляется после проведения инвентаризации имущества и обязательств, а именно расчетов с дебиторами и кредиторами, кассы, основных средств, материалов, товаров. Данный акт прикладывается к акту приема-передачи дел.
Проверка состояния учета и отчетности (передача дел главному бухгалтеру — шаг 4)
Принятый на работу главбух, прежде чем приступить к выполнению обязанностей, должен проверить состояние отчетности и учета. Сперва придется провести проверку переданных ему документов (они должны быть подшиты):
- регистрационные и учредительные документы;
- перечень лиц, уполномоченных на проставление личных подписей на первичных документах;
- учетная политика компании;
- должностные обязанности работников бухгалтерии;
- первичные учетные документы (накладные, акты, договоры с контрагентами);
- кадровые документы, а также бумаги, подтверждающие наличие задолженности по выплате зарплаты и прав на налоговые вычеты по налогу на доходы физических лиц;
- регистры налогового и бухгалтерского учета;
- кассовые документы, платежные поручения, выписки банков;
- бухгалтерские справки;
- инвентаризационные описи;
- налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность;
- акты сверок с налоговыми органами, акты ФНС по проведенным проверкам;
- отчетность во внебюджетные фонды;
- прочие документы, имеющие отношение к компании и ведению налогового и бухгалтерского учета.
Если каких-либо из перечисленных документов не было передано, новый главбух составляет опись и делает запись об этом в акте приема-передачи. Помимо этого, главный бухгалтер, принимающий дела:
- Знакомится с учетной политикой компании по налоговому и бухгалтерскому учета за прошедшие 2 года и текущий период (т.е. период, которым может заинтересоваться выездная проверка).
- Проверяет заключения аудиторов, решения и акты по итогам проведенных ранее проверок (так можно понять, какие ошибки совершал предшественник, и которые были замечены контролирующими органами).
- Оценивает соответствия налоговой и бухгалтерской отчетности действующему законодательству и положениям учетной политики компании.
- Проверяет бухгалтерскую отчетность на соответствие ее показателей данным бухучета.
- Проверяет наличие первичных документов (не всех — можно провести выборочную проверку, выбрав операции с крупными суммами денег), правильность заполнения реквизитов, отражение на счетах налогового и бухгалтерского учета.
- Оценивает правильность исчисления налоговой и взносов, представления расчетов и деклараций.
Приемка-передача документов (передача дел главному бухгалтеру — шаг 5)
Предшественник нового главного бухгалтера должен передать ему перед уходом следующие документы:
| Группа документов | Перечень документов |
| Учредительные и регистрационные документы | Устав, учредительный договор.
Свидетельство о постановке на учет в ПФР и ФСС. Выписка из ЕГРЮЛ. Свидетельство о постановке на учет в ФНС. Свидетельство о регистрации. |
| Документы по учету расчетов с контрагентами | Договоры с поставщиками и покупателями.
Товарные накладные, акты оказанных услуг и выполненных работ. Акты проверок с дебиторами и кредиторами. |
| Документы, имеющие отношение к организации бухгалтерского учета | Учетная политика по бухгалтерскому учету.
Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии. Политика по налоговому учету. План счетов бухгалтерского учета. |
| Документы по расчетам с подотчетными лицами | Авансовые отчеты |
| Регистры бухгалтерского и налогового учета | Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.
Оборотном-Сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета. |
| Документы по учету труда и зарплаты | Трудовые договоры.
Расчетно-платежные ведомости. Приказ о приеме на работу, премировании, увольнении. Табели учета рабочего времени. Штатное расписание. |
| Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность | Бухгалтерская отчетность.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Декларации и расчеты по всем налогам. Книги покупок и продаж. |
| Документы по учету денежных средств | Кассовая книга, ПКО и РКО.
Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты. Платежные поручения. Выписки банков по расчетным счетам. |
| Документы по инвентаризации | Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи.
Приказ о проведении инвентаризации. |
| Документы по учету товарно-материальных ценностей | Карточки учета материалов.
Требования-накладные по ф. № М-11. Приходные ордера по ф. № М-4. |
| Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами | Акты налоговых проверок.
Акты сверок с налоговыми органами. |
| Документы по учету основных средств | Приказ о создании комиссии по приемке основных средств.
Акты на списание основных средств. Акты приемки-передачи ОС по ф. № ОС-1; Инвентарные карточки по ОС по ф. № ОС-6. |
| Прочие документы | Первичные документы по учету нематериальных активов, финансовых вложений, займов.
Доверенности. Бухгалтерские справки. Бланки строгой отчетности. Путевые листы. |
Получение пояснений от бывшего главбуха (передача дел главному бухгалтеру — шаг 6)
От уволившегося главного бухгалтера следует потребовать предоставить объяснения, касающиеся:
- ведения налогового и бухгалтерского учета;
- порядка взаимодействия с подразделениями и отделами предприятия;
- правил работы с контрагентами, налоговой, аудиторской компанией.
Читайте также статью ⇒ «Как подготовиться к налоговой проверке: инструкция для бухгалтера«.
Оформление и подписание акта приема-передачи дел (передача дел главному бухгалтеру — шаг 7)
Акт приема-передачи оформляется в свободной форме, но в нем должно присутствовать как можно больше информации, касающейся передачи дел:
- фамилия, имя, отчество лиц, участвовавших в приеме-передаче;
- дата и номер приказа руководства, ставшего основанием для проведения приема-передачи дел;
- день проведения передачи дел;
- время, в течение которого дела передавались новому бухгалтеру;
- название и число переданных новому главбуху документов;
- характеристики налогового и бухгалтерского учета;
- перечень отсутствующих на момент приема-передачи документов;
- серии и номера неиспользованных БСО и чековых книжек;
- последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности;
- количество переданных штампов, печатей и т.д.;
- ошибки в оформлении первичных документов, недостатки, нарушения, недочеты, выявленные в ходе передачи дел.
Читайте также статью ⇒ «Подписание бухгалтерских документов«.
Одним из пунктов акта приема-передачи дел является характеристика бухгалтерского и налогового учета. Остановимся на ней подробнее — она может включать в себя следующие моменты:
| Организация бухгалтерского учета | Анализ Учетной политики:
|
| Перечень первичных учетных документов, регистров налогового/бухгалтерского учета, переданных по описи | Оборотно-сальдовая ведомость, подтверждающая входящие остатки на дату приема дел и остатки по счетам. |
| Учет денежных средств | -Перечень расчетных и иных счетов (суммы остатков по ним, сверенные с банковскими выписками и данными текущего учета);
|
| Хранение документов | Порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения компанией правил сохранности дел, из уничтожения и хранения. |
| Учет основных средств и нематериальных активов | Состояние документирования операций постановки на учет и выбытия НМА, проверки системы учета НМА, начисление по НМА амортизации. |
| Бухгалтерская отчетность | Расхождения между данными отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета +т объяснения на этот счет прежнего бухгалтера. |
| Учет МПЗ (товаров, готовой продукции, материалов) | Результаты проверки учета МПЗ и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей (наличие договоров полной материальной ответственности, результаты инвентаризации, действия по устранению расхождений). |
| Состояние учета на других участках | Порядок учета финансовых вложений, займов, кредитов, доходных вложений, расчетов по дивидендам, добавочного капитала, резервного капитала и т.д. |
| Состояние учета расчетов с контрагентами, государственными внебюджетными фондами, налоговыми органами, работниками компании |
|
Законодательные акты по теме
| п. 3 ст. 77 ТК РФ | Об увольнении главного бухгалтера по собственному желанию |
Типичные ошибки
Ошибка: Акт приема-передачи дел от уволенного главного бухгалтера новому главбуху составлен в единичном экземпляре.
Комментарий: Должно быть оформлено 2 экземпляра акта приема-передачи дел главному бухгалтеру — первый хранится в организации, второй передается прежнему главбуху.
Ошибка: Акт приема-передачи дел новому главному бухгалтеру не заверен руководителем компании.
Комментарий: Акт приема-передачи должен быть подписан руководителем компании, прежним главным бухгалтером и нынешним главбухом, председателем комиссии (если она собиралась).
Ответы на распространенные вопросы о том, как осуществляется передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция
Вопрос №1: Что именно должен проверить новый главный бухгалтер, оценивая соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству?
Ответ: Следует проверить правильность формирование финансового результата, последовательность применения учетной политики, создание резервов.
Вопрос №2: Существует ли унифицированная форма акта приема-передачи дел от главного бухгалтера фирмы новому главбуху?
Ответ: Нет, акт приема-передачи составляется в произвольной форме, поскольку прием-передача дел не регулируется нормативными актами.
Загрузка...