Отказное письмо является подтверждением того, что определённый вид товаров не должен быть обязательно сертифицирован в системе стандартизации. Отказные письма часто требуются для того, чтобы можно было продавать свою продукцию и заключать контракты, а также проходить таможенный контроль. Для прохождения таможенной службы нужно получать особый вид отказного письма, оно называется разъяснительным.
Отказные письма оформляют государственные системы стандартизации. Когда кто-то производит свою продукцию и желает поставлять её в другие страны или на отечественный рынок, необходимо удостоверение качества продукции. Во большинстве случаев необходимо оформлять сертификаты. Этот процесс может быть добровольным, но чаще всего чтобы оформить партию товара и перевести её через таможню, требуется оформить отказное письмо. Таким образом, эта документация позволяет пропускать товар без сертификата. Это помогает избежать простоев на таможенной границе. Случается, что отказные письма нужно предоставлять надзорным органам, а также по просьбе партнера по бизнесу, потребителям, инвестором и прочим участникам торгового процесса.
Как оформить отказное письмо
Подаётся запрос в центр Ростест, специалисты которого устанавливают код товара и без лишних задержек оформляют нужную документацию. Для получения разъяснительного письма нужно подготовить название и описание товара, предоставить контракт на поставку, если вы будете пересекать таможню, также указать реквизиты предприятия.
Прохождение сертификации на добровольной основе не заменяет отказные письма. Сертификат, который вы сделали по своей инициативе, лишь подтвердит качество вашей продукции, что может понравиться вашим покупателям, но разъяснительное письмо выполняет другую функцию. Оно предоставляет информацию о том, что на продукцию нет обязательного требования в сертификации. Таким образом, если вы везёте товар, но без соответствующего письма, автоматически это значит, что на вашу поставку должен быть сертификат. Если его нет, тогда могут возникнуть заминки, и вы потеряете время. 
Для каких групп товаров можно оформить письмо
Как следует понимать, разъяснительное письмо выдаётся на товар, который не должен иметь обязательных сертификатов. Поэтому документ можно применить к следующим товарам: группа стройматериалов и пиломатериалов, металлопроката, крепёжных изделий, ручного инструмента. Также письма будет достаточно для бижутерии и ювелирных изделий, часов, которые не работают от электросети. Канцелярские товары, спортивные принадлежности и сувенирная продукция, а также товары для животных не должны быть обязательно сертифицированы. Поэтому для них можно смело получать разъяснительное письмо. Полный список продукции, которую не нужно сертифицировать, пока не утвержден.
Сколько действительно разъяснительное письмо
Этот документ, как правило, оформляется, сроком на один год. Срок действия указывается в документе. Если срока действия нет, тогда он оформляется бессрочно.
Важно! Нужно помнить о том, что законодательная база меняется, и в случае изменений срок действия может быть завершён у отказного письма. Поэтому всегда проверяйте действующую законодательную базу. Например, некоторые товары из списка, которые не нуждались в обязательной сертификации, могут быть переведены и включены в списки продукции, у которых должны быть обязательно сертификаты качества. Если раньше продукция не сертифицировалась, и на неё было получено отказное письмо, после того, как она стала подвергаться сертификации, юридическая сила отказного письма утрачивается.
Сколько стоит разъяснительное письмо
В разных центрах выдачи сертификатов существуют свои расценки, поэтому стоимость документа оговаривается в индивидуальном порядке. Когда предприниматель обращается в квалификационный центр, чтобы узнать стоимость разъяснительного письма, нужно составить список продуктов, их подробное описание. Чем больше вы захотите проверить наименований товара, тем дороже будет экспертиза. Также если вам по каким-то причинам нужно получить срочно документы, то за срочность придется платить. Цена на письмо устанавливается в зависимости от его цели. Бывает, что документ требуется для предъявления таможне, чтобы товар быстрее транспортировать через государственную границу. А бывает, что отказное письмо необходимо предъявлять партнерам по бизнесу, когда осуществляются торговые сделки.
В среднем можно назвать примерную сумму 3000 руб. за отказное письмо. Для торговли оформляется оно около одного рабочего дня. Для того чтобы предоставлять отказное письмо на таможне, потребуется оплатить от 10 000 руб. Стоимость зависит от количества единиц продукции в перечне товаров и необходимых сроков оформления. Как правило, оформление документов в течение недели считается стандартным. Срочный тариф — это два дня на оформление отказных писем.
Кому может потребоваться оформление отказного письма
Отказное письмо требуется торгующим организациям или при таможенном оформлении. Исходя из этого требования, отказные письма могут быть составлены для торговли и для таможни. В первом случае разъяснение от службы сертификации выдается торгующей организации, которая предоставляет товары покупателям или является поставщиком оптовых партий своим партнёрам. Во втором случае разъяснение выдаётся Всероссийским научно-исследовательским институтом сертификации (ВНИИС) на конкретную поставку партии товара. В этом отказном письме перечисляются сопроводительные документы для товара, срок действия поставки.
Существует третий вид письма. Оно представляет собой отрицательное решение по заявке. Другое название этого документа «пожарное отказное письмо». Эта форма отказных писем составляется при сертификации в области пожарной безопасности. Смысловая нагрузка документа сохраняется, но форма письма немножко иная, чем в предыдущих двух случаях.
Порядок получения отказного письма
В органы по сертификации сделать документы можно онлайн. Для этого нужно будет заполнить форму заявления, направить заявку на электронную почту организации, которая выдаёт документы, после чего вам придет макет отказного письма. Вы оплатите счёт. Подтвердите правильность оформления макета, после чего курьерской службой вам будут направлены оригинальные отказные письма.
Образец отказного письма (скачать)
Документ оформляется на листе бумаги формата А4. В верхней части в левом углу указывается Министерство торговли и промышленности Российской Федерации Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии. Также указывается исходящий номер письма и дата, когда оно было сформировано. В верхнем правом углу указывается название предприятия и фамилия, имя, отчество директора, а также адрес предприятия, где оно зарегистрировано. По центру расположена надпись «Отказное письмо». В тексте письма сообщается о том, что продукция (указывается её полное наименование, например, картриджи для струйных и лазерных принтеров) не включена в номенклатуру продукции законодательных актов РФ и не подлежит обязательной сертификации. Письмо подписывает начальник управления технического регулирования и стандартизации, ставит свою подпись и расшифровку ФИО.
Таким образом, получается, что сам документ является не сильно объемным и занимает фактически полстраницы. Но его наличие у поставщика продукции избавит его от многих проблем, которые могут возникнуть при передаче груза через таможню или при поставке партий товаров покупателям.
Скачать бланк отказного письма на продукцию (.doc)
Скачать образец отказного письма на продукцию (.doc)
Срок действия документа
В законодательстве нет установленного срока для этого вида документов. Таким образом, отказным письмом можно пользоваться до тех пор, пока товар не будет включен в Единый перечень продукции, которая должна быть обязательно сертифицирована. Иногда служба, выдающая отказное письмо, ставит конечную дату действия документа. Но это бывает очень редко.
Кто может быть получателем разъяснительного письма
Отказное письмо может быть направлено как индивидуальным предпринимателям, так и юридическим лицам, то есть представителям большого, среднего или малого бизнеса. Частное лицо получить отказное письмо не может. Пользоваться этим документом может только одна организация, которая заказывала услугу. Передавать третьим лицам отказное письмо нет смысла, потому что оно утрачивает юридическую силу.
Обязательно ли получать отказные письма
Поскольку этот вид документа носит разъяснительный характер, он не является необходимым для продажи материальных ценностей. Таможенная служба не станет настаивать на предоставлении отказных писем, но, возможно, будет более медленно пропускать ваш товар через свою службу. Другими словами, если представитель бизнеса хочет ускорить рабочие процессы и способствовать скорейшей поставке товаров своим клиентам, то будет неплохо и желательно иметь отказное письмо на группу товаров. Эти документы получают исключительно на основании собственной воли.
Имеет ли право вторая сторона договора требовать отказное письмо
Поскольку этот вид документов является добровольным, бизнесмен имеет право его представлять, но не обязан. Никто не имеет права требовать от него этот документ. Если при заключении договора между поставщиком и покупателем был указан пункт о наличии отказного письма на группы товара, то партнер обязан предоставить своему заказчику этот вид документа. Условия соглашения нужно выполнять.
Загрузка...