Особенности применения контрольно-кассовых машин (ККМ)

Законодательно закреплена обязанность юридических лиц выдавать кассовый чек в каждый момент получения оплаты за отпущенный товар или за оказанные услуги. Об этом гласит ФЗ №54 от 22 мая 2003 года. Это правило относится только к поступлению денежных средств в кассу предприятия, и только при реализации. При оплате товара или услуги банковской картой сумма операции также подлежит пробитию на кассовом аппарате, так как такой вид расчетов уравнен к оплате наличными деньгами. При возврате подотчетной суммы или займа чек не пробивается.

Особенности применения контрольно-кассовых машин (ККМ)

Контрольно-кассовая техника (ККТ) предназначена для регистрации кассовых операций. Кроме этого, кассовый аппарат ускоряет и упрощает процесс приема наличных денежных средств от покупателя. Выдаваемый контрольно-кассовой машиной (ККМ) чек должен иметь текст с содержанием следующей информацией:

• дата формирования чека;
• наименование организации;
• ИНН организации;
• денежная сумма;
• возможно наименование товара.

Для налоговой инспекции ККМ является дополнительным инструментом контроля за денежной наличностью, хозяйственными операциями и соблюдением кассовой дисциплины.

Вся ККТ снабжена внутренней памятью, где записываются вся информация о формировании кассовых чеков. Данные из этой памяти недоступны для изменения, но доступны для просмотра. Используя специальные команды на клавиатуре, можно вывести из памяти аппарата отчет обо всей сумме чеков, пробитых за рабочий день или за весь период эксплуатации. Благодаря этим свойствам, работники контролирующего органа могут получить необходимую им информацию.

Регистрация кассового аппарата

После покупки нового кассового аппарата необходима его регистрация в той налоговой инспекции, в которой состоит на учете сама организация. Каждая используемая в деятельности организации ККМ должна быть разрешена к использованию, поставлена на учет в установленном порядке и опломбирована.

Регистрация контрольно-кассовой техники (ККТ) происходит после подачи заявления и проверки достоверности представленных данных, но не более 5 дней.

На кассовом аппарате должен присутствовать знак визуального контроля – специальная голограмма.

На каждую ККМ должна быть заведена книга кассира-операциониста. Этот журнал тоже регистрируется в налоговой инспекции.

Все рабочие кассовые аппараты должны ежемесячно осматриваться обслуживающим специалистом из ЦТО. Один раз в год необходимо замена голограммы.

В случае поломки ККМ и как следствие необходимого устранения неполадок, в момент передачи аппарата в организацию, занимающуюся ремонтом (ЦТО) заполняется и подписывается сторонами акт формы КМ-2.

Ежедневно кассир снимает Х-отчет и Z-отчет. Данные отчеты, печатаемые на кассовой ленте, показывают приход денег за день работы. Х-отчет можно выводить несколько раз за день. Он показывает информацию о сумме выручки в кассе на текущий момент. При этом отчете кассовая смена не будет завершена, дальше можно продолжать работать. Z-отчет – это последняя выполняемая операция на ККМ за день, после его снятия уже ничего нельзя пробивать на кассовом аппарате в этот день.

На основании ленточных отчетов заполняется Журнал кассира-операциониста, а затем составляется отчет кассира-операциониста. К отчету прилагаются все кассовые документы за день:

• приходные кассовые ордера (скачать бланк и образец заполнения ПКО можно здесь) ;
• расходные кассовые ордера (скачать бланк и образец заполнения РКО можно здесь);
• кассовая лента с Z-отчетом.

Кассовые документы должны храниться в архиве организации не меньше, чем пять лет.

В течение дня при каждом факте приема денежных средств от покупателей кассир должен следовать следующему алгоритму:

• озвучить сумму к оплате;
• получить наличные либо провести банковскую карту через терминал банка;
• пробить кассовый чек;
• надорвать пробитый чек;
• передать покупателю чек, сдачу, квитанцию от приходного кассового ордера.

В случае возврата товара покупателем необходимо оформить Акт формы КМ-3