Оплата проезда в отпуск сотрудникам полиции, МВД, Росгвардии в 2024 году

Возмещение расходов за проезд  к месту проведения отпуска для сотрудников полиции, МВД и Росгвардии относится ко льготам, которые предоставляет государство.  Но у процесса есть свои ограничения, о чем более подробно будет описано в рамках статьи.

Концепция отпуска

Для сотрудников полиции существуют по закону несколько видов отпусков:

• базовый;
• дополнительный;
• учебный;
• в силу личных обстоятельств.

Положениями 342-ФЗ устанавливается регламент ухода по каждому из отпусков, правила расчета выплат,  процедура отзыва и прочие аспекты

Законодательная база

В таблице ниже отражены основные документы,  на которые следует опираться при выплатах компенсаций за проезд к месту отдыха.

Приказ МВД № 514 регулирует следующие вопросы:

• суммы выплат по расходам на передвижение работников (и членов их семей) в период отпуска к месту отдыха, лечения или медицинского исследования в санатории  и обратно (только на территории РФ);
• суммы выплат по оплате проезда отпусков для членов семьи сотрудника, который умер или получил травму в результате  профессиональной деятельности или выполнения должностных обязанностей.

В  Приказе № 514 представлен список трат, которые могут быть возмещены:

• при передвижении в вагонах с повышенным комфортом;
• при использовании постельного белья;
• за все услуги по стоимости плацкарта;
• за оплату страховки при перевозке пассажиров и грузов;
• оплата прочих дополнительных сборов: за повышение комфорта, изменение класса билета,  расходы по доставке билета, доставка багажа и т.д.

Кому выплачивается компенсация?

Компенсацией  расходов на перемещение к месту отдыха         могут воспользоваться сотрудники:

• те, кто работает в госучреждениях в районах Крайнего Севера или приближенных к нему местностей;
• те, кто учится в заведениях с государственной аккредитацией;
• люди пенсионного возраста, которые имеют стаж работы на Севере (раз в три года);
• сотрудники МВД, полиции, Росгвардии (ежегодная оплата).

Важно! Сам процесс осуществления выплат, оформленяи документации прописан в законе. Следует обратиться к двум важным документам:

• ст.325 ТК РФ;
• приказ МВД № 154.

         В этих документах представлен порядок представления льгот  как для самих сотрудников, так и для членов их семей.

В таблице ниже представлена информация по должностям.

Ситуации, в которых компенсация не предоставляется

Предоставление компенсации может происходит не всегда. Есть исключения из этих ситуаций:

• если сотрудник указывает несколько мест отпуска. Следует указывать один конкретный маршрут: например, Владивосток-Сочи. Если будут указаны несколько маршрутов, то оплачивается только один из них;
• отдых  на заграничных курортах не оплачивается.  Связано это с  необходимостью поддержки местного туризма в стране. Так как льготы сотрудникам предоставляются из бюджета государства, то и оплачиваются только отпуска внутри страны;
• если члены семьи относятся к работающим гражданам, то компенсация производится не будет.

         Важно! Выплата компенсации осуществляется только для случаев, когда отпуск планируется на территории РФ.

         Оплата проезда в отпуск не будет произведена в следующих случаях:

• сам заявитель не относится к льготной категории граждан,  которым предназначена субсидия по закону.   То есть его трудовая деятельность не относится к условиях Крайнего Севера (или приравненным территориям), либо он не служит в полиции, МВД или Росгвардии;
• сотрудник работает меньше времени, установленного законом для предоставления отпуска (полгода);
• подтверждающие документы не были предоставлены в бухгалтерию. Если они были утеряны, то за восстановлением требуется обратиться к компании, перевозчику для получения заверенных копий;
• если компенсация происходит в рамках отпуска по уходу за ребенком, то она не выплачивается;
• льгота распространяется на членов семей и находящихся на иждивении лиц.

Алгоритм действия по возмещению расходов

Установлен следующий порядок действий для возмещения расходов:

• подать рапорт с приложением требуемых документов;
• утверждение рапорта кадровиком и руководителем отдела;
• работнику производится предварительная оплата проезда;
• по возвращении из отпуска сотрудник должен подтвердить произведенные расходы;
• происходит перерасчет стоимости: доплачивается нужная сумма либо, наоборот, возвращается неизрасходованный аванс.

Подача рапорта: инструкция и порядок

         Важно! Рапорт подается только  накануне отпуска за 3 дня до его начала.

Порядок предоставления отпуска в органах полиции, Росгвардии или МВД следующий:

• подготовка рапорта;
• подача его вышестоящему начальнику;
• подписание рапорта;
• уход в отпуск.

Перечень необходимой документации:

• рапорт по установленной форме;
• график отпусков, утвержденный руководством;
• распоряжение начальства.

Рапорт- это то же заявление с содержанием обязательных реквизитов:

• название подразделения, отдела;
• ФИО руководителя отдела;
• название: РАПОРТ;
• просьба об отпуске;
• сроки отпуска. Указать время и даты на дорогу;
• место, где будет проходить отпуск;
• транспорт, с помощью которого надо будет добираться до места отдыха.

Общие требования порядка подачи  рапорта:

• он должен содержать информацию, такую ​​как: имя сотрудника, тип отпуска, продолжительность и пункт назначения, дата отъезда и характер поездки;
• отчет сопровождается документами о других членах семьи, путешествующих в отпуске. Это могут быть копии свидетельства о браке и о рождении детей. Поскольку такие документы обычно уже хранятся в отделе кадров, отчет может сопровождаться справкой о составе семьи;
• отдел кадров первым проставляет отметку на рапорте, что подтверждает тот факт, что работник уходит в отпуск по расписанию;
• после этого рапорт утверждается непосредственным руководителем сотрудника;
• бухгалтерия рассчитывает тариф к суммам выплат на основании вида транспорта и места отдыха.

Скачать образец рапорта можно тут.

Какие документы подтверждают расходы  на проезд в отпуск?

В зависимости от вида транспорта, который сотрудник выбирает для проведения  отдыха, список подтверждающих документов также будет различным (Приказ  № 514). Например:

• во время отпуска на личном автомобиле сотруднику необходимо предоставить топливные чеки, справку с места назначения, а также копию техпаспорта и прав;
• поездка на поезде подтверждается билетами;
• авиаперелет подтверждается посадочными талонами, билетами и платежными документами по оплате.

В таблице ниже представлен список документов, подтверждающих расходы для компенсации.

Объем компенсации за проезд

Изначально тариф  на проезд рассчитывается по предварительной сумме. По возвращении из отпуска работника окончательный расчет надбавки за поездку будет сделан на основе его документов, подтверждающих расходы.

Следует особо отметить применение личного транспорта сотрудника. Во время поездки важно, чтобы сотрудник собирал  все чеки с АЗС, поскольку в случае их отсутствия компенсация не будет предоставлена ​​в полном объеме. В случае, если работник арендует автомобиль, компенсация будет выплачиваться только за топливо. Стоимость аренды автомобиля не оплачивается.
         Ситуации, в которых  дополнительные платежи будут предоставлены  после возвращения из отпуска:

• за использование постельных принадлежностей в поезде;
• за услуги, предоставляемые по стоимости проезда в плацкартном вагоне;
• оплата проезда в вагоне повышенной комфортности;
• страховые сборы и прочие дополнительные сборы в поездке.

В зависимости от категории сотрудников может оплачиваться стоимость проезда на самолете. Например, сотрудникам высшего класса платят за авиабилеты бизнес-класса, а остальным платят только за эконом-класс. Те же правила применяются при путешествии на поезде. Высшему составу будет компенсирован проезд  за поездку в купе мягкого вагона, а в остальных случаях  — обычные купе.

Как оплачивается проезд в отпуск семье умершего сотрудника?

Если работник умер, то это не означает, что члены его семьи теряют право на компенсацию за поездку в отпуск. Для этого им нужно будет предоставить в учреждение определенные документы:

• подтверждение семейных связей с умершим работником;
• путевки;
• билеты или другие документы, подтверждающие стоимость проезда, а также его оплату.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1. Оплачиваются ли расходы  на проезд к месту отпуска более двух раз в год?

Ответ: Обратимся к ст.57 ФЗ № 342 от 30.11.2011. Оплата проезда в отпуск за прошлый год правомерно в текущем периоде в ситуации, когда данная гарантия не была реализована ранее. В ситуации, если отпуск предоставляется снова за текущий год, то оплата транспортных расходов производится во второй раз.

Вопрос № 2. Оплачиваются ли расходы по транспортировке членов семьи сотрудников полиции, если они следуют отдельно от самого сотрудника?

Ответ: Обратимся к ч.6 ст. 3 ФЗ № 247 от 19.07.2011. а  также к Приказу МВД России от 16.05.2012 № 514. В  данных актах нет ограничений на оплату проезда к месту проведения отпуска в зависимости от того, следует ли сотрудник совместно с членами семьи.  Правовых оснований для отказа в выплатах нет.

Вопрос № 3. Если супруга сотрудника полиции сама является сотрудницей органов МВД и находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет, оплатят ли ей проезд  и как?

Ответ: Обратимся к ч.6 сь.3 ФЗ № 247. Оплата расходов  одному из супругов, находящемуся в отпуске  по уходу за ребенком (до 1,5 — 3 лет) , как члену семь будет правомерна.

Наиболее распространенные ошибки

Ошибка № 1. Если оба супруга  являются сотрудниками.

Если оба супруга являются работниками, транспортные расходы оплачиваются каждому супругу по месту службы. В этом случае расходы не выплачиваются супругам как членам семьи работника. Оплата путевых расходов членов их семьи производится по месту службы одного из супругов на основании справки, выданной по месту службы другого супруга, в которой указывается, что по месту службы денег не было выдано для поездок членов семьи.

Ошибка № 2.  Если оплата производится по безналу (например на сайте), то оплачивать нужно  только картой сотрудника полиции, МВД или Росгвардии. Часто ошибочно оплачивается по карте родственника, например, жены. Компенсация в таком случае не будет предоставлена.

Таким образом,  компенсация оплаты проезда к месту отдыха для сотрудников полиции, МВД и Росгвардии установлена по закону. Аванс обычно выплачивается и используется для расчета кратчайшего маршрута к указанному пункту назначения. По возвращении работника собранные подтверждающие документы могут быть использованы для уточнения затрат. Если такие документы не представлены, получить  полную компенсацию  и стоимость использования личного автомобиля не получится.

После окончания отпуска и повторного появления на рабочем месте работник предоставляет  все необходимые документы, после обработки которых будет сделан окончательный расчет потраченной суммы.