Деловые письма, служебные записки, заявления оформляются в свободной форме. Однако компании обязаны разрабатывать бланки, которые соответствуют принятым в России нормам. Несмотря на стандартизацию, не всегда предприятия придерживаются ГОСТу. Однозначно, за это руководство никто не накажет, однако с целью избегания неприятных ситуаций в ходе различных проверок, в том числе организованной трудовой инспекцией, лучше все документы составлять с учетом принятых стандартов.
Стандарты оформления деловых писем и кто такой адресат
Стандарты оформления деловых писем, служебных записок и заявлений прописаны в ГОСТе Р 7.09.97-2016. Указанный документ вступил в силу в 2018 году. До этого документация оформляли с учетом норм, прописанных в ГОСТе Р 6.30-2006.
На основании действующих нормативов автор документа обязан прописать адресата. Так называют человека, должностное лицо либо организацию, кто является получателем бумаги.
Важно! Указанные правила рекомендуется использовать при составлении совершенно всех официальных документов.
Особенности оформления реквизита «Адресат»
Согласно нормам делопроизводства, архивного и библиотечного дела реквизит «Адресат» деловых писем, служебных записок, заявлений и других официальных документов можно оформлять по-разному, в зависимости от статуса получателя.
В качестве адресата могут выступать:
- юридические лица, то есть различные компании;
- физические лиц – простые граждане, например работники предприятия;
- должностные лица – граждане, занимающие определенные должности, к примеру сотрудники муниципальных, государственных ведомств;
- комплекс юридических лиц – несколько организаций.
В каждом случае реквизит «Адресат» заполняют с учетом мелких нюансов. Их соблюдение не обязательно, но рекомендовано с точки зрения правильного законного оформления документов. Если все пункты официальной бумаги соответствуют установленным стандартам, то у проверяющих органов не возникнет вопросов в их легитимности.
Реквизит «Адресат» сам по себе включает сравнительно немного информации. В частности, в него вносят:
- Полное наименование получателя. Если адресат компания, то указывают название предприятия, а если человек – то его ФИО.
- Почтовый адрес получателя. Если место фактического нахождения организации или физического лица отличается от юридического (прописки), то можно указать и тот и другой адреса.
- Телефон указывают по желанию. Разрешено записывать несколько номеров. Сюда же можно отнести такой пункт, как факс. Его также можно включить в реквизит, а можно и отказаться от его отражения.
- Адрес электронной почты вписывают, если он есть у получателя или автор письма располагает им.
Чтобы понять, как правильно заполнить реквизит «Адресат» специалисты рекомендуют подробнее ознакомиться с нюансами, прописанными в ГОСТе Р 7.09.97-2016.
Должностное лицо
Если адресат является должностным лицом, то реквизит «Адресат» любого документа составляется с учетом ряда регламентированных на законодательном уровне правил.
- Любой документ, адресованный должностному лицу, начинают с должности получателя, например «генеральному директору…».
- Если раньше инициалы имени и отчества стали перед фамилией, то теперь эта норма изменена. Сейчас их прописывают после фамилии, например «Иванов И.И.».
- Если письмо, заявление или другая официальная бумага адресована директору коммерческого предприятия, то перед его и именем прописывают наименование организации, например «Генеральному директору ООО «Альфа-Альянс» Иванову И.И.».
- Адреса в реквизите указываются в родительном падеже. То есть, любой официальный документ должен быть составлен с учетом правил русского языка.
- Согласно новому ГОСТу, который используют с 2018 года, перед ФИО получателя можно применять сокращения господину (г-ну) или госпоже (г-же), например «Генеральному директору ООО «Альфа-Альянс» г-ну Иванову И.И.»
Важно! Должность получателя пишут со строчной буквы, за исключением случаев, если адресат не является высшим руководством.
Юридическое лицо
Как уже было сказано ранее, если получателем документа является должностное лицо компании, то наименование организации пишут в родительном падеже. Противоположные правила действуют для заполнения реквизита, если адресат не конкретный человек, а все предприятие. Тогда его название рекомендуется написать в именительном падеже, например «Министерство труда Российской Федерации».
Причем, допускается, как полное употребление наименования фирмы или ведомства, как и сокращенное, например «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Альянс» или «ООО «Альфа-Альянс».
Важно! Адресовать документ предприятию можно только в том случае, если руководитель организации или иное должностное лицо не известно.
Почтовый адрес юридического лица
Зачастую в составе реквизита «Адресат» указывают почтовый адрес юридического лица. В таком случае его прописывают в стандартизированном порядке.
| Номер строки | Пункт реквизита почтового адреса | Пояснение |
| 1 | Название предприятия (полное или краткое). | Если получатель физическое лицо, то вместо наименования компании вписывают его полную ФИО. |
| 2 | Улица, дом, квартира | Сначала пишут название улицы, а затем обозначение (ул., просп. и др.), через запятую номер дома, затем квартиру (офис). |
| 3 | Населенный пункт | Обозначение населенного пункта можно не писать. |
| 4 | Район | Наименование района вписываем без обозначения. |
| 5 | Субъект | В качестве субъекта выступает область, край или республика. |
| 6 | Страна | Указывается только в том случае, если документ или письмо отправляется в другую страну. |
| 7 | Индекс | Индекс – это цифровая комбинация, по которой идентифицируют населенный пункт. |
Надо отметить, если документ направляется электронной почтой, то почтовый адрес разрешено не указывать.
Физическое лицо
Если получателем является физическое лицо, то реквизит «Адресат» заполняется с учетом некоторых особенностей. В первой строке указывают ФИО человека, полностью или просто фамилию и инициалы.
Далее отражают почтовый адрес в следующем порядке:
- улица, дом, квартира;
- населенный пункт, район;
- область, почтовый индекс.
Важно! В почтовом адресе сначала указываем название улица, населенного пункта, района, области, а затем обозначение.
После почтового адреса можно вписать номер телефона получателя, его электронную почту, факс.
Комплекс юридических лиц
Случается так, что документ отправляют сразу нескольким организациям. Тогда реквизит «Адресат» заполняют двумя методами.
Первый метод
Первый метод заполнения реквизита «Адресат» применяют в том случае, если отправление предназначено одному основному лицу (физическому, юридическому, должностному), но есть необходимость ознакомить с бумагой иные ведомства.
В таком случае получателей перечисляют по порядку, по стандартизированной форме. Но указывать больше четырех адресатов нельзя.
Важно! Если в документе перечислены все получатели, то слово «Копия» на нем не указывают. Каждую бумагу подписывают, как оригинал, запечатывают в отдельный конверт и отправляют по назначению.
Второй метод
Если группа организаций являются однотипными, например, несколько школ, несколько ДОУ или администраций, то реквизит «Адресат» можно заполнять в обобщенном порядке (директорам муниципальных школ, Администрации районов и др.).
Таким образом оформлять реквизит «Адресат» можно только в том случае, если получателей меньше четырех. Если же их больше, то отправителю необходимо дополнительно составить список, где указывают полное наименование получателя и конкретный адрес. В самом реквизите в самой последней строке делают отметку (по списку).
Стандартизированной формы листа рассылки нет. Его можно формировать в любом виде. Главное, чтобы в нем была отражена вся необходимая информация.
| Наименование предприятия | Должность получателя | ФИО получателя | Почтовый адрес |
| МКОУ Чашинская средняя школа | Директор | Беркутова Н.Н. | ул. Советская, дом 4,
с.Чаши, 641950 |
| ГБОУ г.Курган | Директор | Шаламова А.П. | ул.Некрасова, дом 143,
г. Курган, 641900 |
Если автор письма не знает, кто имеет полномочия решать вопрос, адресованный в письме, то документ лучше составить на имя руководителя, например генеральному директору.
Как расположить реквизит «Адресат»
Реквизит «Адресат» размещают на листке в соответствии с правилами, утвержденными ГОСТом.
| Номер варианта | Вариант бланка документа (расположение реквизитов) | Расположения реквизита |
| 1 | Угловое | В верхней правой части листа |
| 2 | Продольное | Под реквизитами бланка, справа |
В левом верхнем углу или в верхней части листа прописывают полное наименование организации отправителя, с указанием почтового адреса, реквизитов компании, номера документа и даты его составления.
Правила нанесения текста
Согласно стандартам, которые вступили в силу в 2018 году, все строки реквизита «Адресат» вписывают через однострочный интервал, а составные части пункта отделяют дополнительным пробелом.
Сам текст необходимо выровнять либо по левому краю, либо центровать по самой длинной строке.
Надо отметить, что при оформлении писем, служебных записок, заявлений и иных документов использовались правила другого ГОСТа. Но в 2018 году приняли новые стандарты. Однако, по большому счету, кардинальных изменений не было. Коррективы касаются лишь того, что теперь допускается перед именем получателя указывать «г-ну» или «г-же», инициалы проставляют после фамилии, а не перед ней, почтовый адрес можно не указывать, если документ отправляют электронной почтой.
Загрузка...