Z-отчет (на сегодняшний день называемый отчетом о закрытии смены) – это ежедневный отчет по работе кассового аппарата, осуществляемый в конце смены кассира (в онлайн-кассах не обнуляется). Использование онлайн-касс в работе направлено на уменьшение бумажной отчетности, обмена информацией предпринимателя и ФНС в электронном формате. На сегодняшний день предприниматели независимо от применяемого режима налогообложения обязаны перейти на онлайн-кассы, но ведение операций по кассе непосредственно на месте остается тем же. Рассмотрим, необходимость формирования Z-отчетов и их хранения.
Нормативное регулирование использования онлайн-касс
| Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ | использование ККТ |
| Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У | порядок ведения операций по кассе |
| утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104 | правила эксплуатации ККТ |
| Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 | формы первичной документации по учету расчетов |
| Письмо Минфина РФ от 25.01.2017 N 03-01-15/3482 | не подлежит обязательному применению первичных форм |
Читайте также статью ⇒ Кому не нужна онлайн-касса.
Z-отчеты онлайн-кассы
Применение ККТ подразумевает движение наличных средств организации или ИП. Z-отчет подразумевал закрытие и обнуление кассы в сутки один раз обязательно, выручка сдавалась администратору (старшему кассиру) для дальнейшей инкассации. На основании Z-отчета кассир формировал: Справку-отчет кассира и Журнал кассира-операциониста. Эти документы отражали движение денег по кассе за смену и передавались в бухгалтерию.
Документ выводился 1 раз в сутки (в конце каждой смены), то есть обязательно нужно по каждой смене составлять отчет. Формирование Z-отчета представляется несложной операцией в зависимости от конкретной ККТ.
При этом существовали такие ограничения:
- в выходной день не было необходимости обнулять кассу
- в будни при отсутствии операций по кассе Z-отчет снимался с нулевыми показателями, и на его основании также составлялись отчеты кассира.
Z-отчеты, которые должны были храниться в течение 5 лет, при использовании онлайн-кассы утратили свою сущность.
Важно! После перехода на онлайн-кассу организации и ИП получили право отказаться от используемого документооборота старых ККТ или сохранить его. И эти необязательные к использованию старые документы могут быть заполнены в произвольной форме.
Кассовые документы, используемые в онлайн-кассах
При использовании онлайн-кассы, аппараты должны быть оснащены фискальными накопителями, которые являются аналогом электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), но сущность онлайн-кассы состоит в том, что вся информация по проведенным операциям зашифровывается, и ее нельзя откорректировать. И одним из документов, хранящихся в финансовом накопителе является отчет о закрытии смены (современный аналог Z-отчета). На основании этого документа также можно сформировать отчеты кассира (при их сдаче). Но онлайн-касса сама отправляет все требуемые отчеты в ФНС.
Допускается оприходование выручки на следующий день после снятия фискального отчета, например, когда режимы работы общества (с 12.00 до 24.00) и администрации (с 10.00 до 19.00) не совпадают.
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер
И. Башкирова
Документы, заполняемые на основе отчета о закрытии смены
На основе Z-отчета заполнялись такие документы:
- КМ-4
- КМ-6
С началом использования онлайн-касс обязательность ведения этих документов отменена, поэтому организации и ИП принимают решение на собственное усмотрение о ведение этих документов.
Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 N 132н утвержден административный регламент о проведении контроля со стороны ФНС, где отражены документы, которые могут быть затребованы для проверки и хотя в регламенте отражена, что требуемые документы зависят от проверяемого периода, могут быть в составе проверяемых документов затребованы:
- журналы кассира-операциониста
- справки-отчеты кассира-операциониста.
Таким образом, необязательность ведения этих документов приводит к тому, что все-таки желательно их оформлять или же сослаться на Письмо Минфина от 16.09.2016 №03-01-15/54413.
Информация, отражаемая в отчете о закрытии смены
Приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ определены основные реквизиты, которые должны быть указаны во всех документах, получаемых с онлайн-кассы. Отчеты могут настраиваться компанией, осуществляющей поддержку программного обеспечения, с которой заключен договор в качестве оператора фискальных данных. Этот отчет может быть использован для организации внутреннего документооборота организации, если это отражается в локальных актах организации.
Письмом Минфина от 16.09.2016 №03-01-15/54413 отменены кассовые документы, кроме кассовой книги, если организация не намерена их использовать во соответствии с законодательством, это нужно указать в локальных актах.
Пример Положения в части документов по кассе
Заполнение кассовой книги
Кассовая книга (форма N КО-4) утверждена Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.
КО-4 отражает поступления и выдачу наличных денег в кассе. Порядок ведения информации, указываемой в кассовой книге от руки:
- Кассовую книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и опечатать печатью на последней странице, а также заверить подписями главного бухгалтера и руководителя.
- Каждая страница кассовой книги представлена двумя таблицами, несущих одинаковую информацию и нумеруются одним номером (первые экземпляры – подшиты в кассовой книге, а вторые экземпляры –отрываются в конце дня).
- Записи начинаются с указания остатка на начало дня. Лист по линии отреза должен быть согнут, а для ведения идентичных записей они делаются через копировальную бумагу.
Кассовая дисциплина при использовании онлайн-кассы
Для организации и ИП формируются Правила работы с ККТ в отношении движения денежных средств, их хранения и работы с ККТ в целом.
Приказом устанавливается лимит остатка для организаций, остальное сдается в банк (если нет приказа, то лимит = 0), ИП может хранить наличные в том количестве, сколько это необходимо. Превышение лимита допускается в дни зарплаты, выходные и праздничные дни.
По расчетам наличными организациям и ИП установлен лимит 100000 руб., с физлицами ограничений нет.
При введении онлайн-касс применение форм №КМ-4 и №КМ-6 не обязательно.
Ответственность при нарушении правил работы с ККТ
Наказание регламентирует КоАП исходя из тяжести нарушения.
| Вид нарушения | Для должностных лиц | Для юридических лиц и ИП |
| Расчеты и накопление сверх установленных лимитов | 4000 — 5000 руб. | 40000 — 50000 руб. |
| Не использование ККТ в работе | от 1/4 до 1/2 суммы расчета, от 10000 руб. | от 3/4 до 1 размера суммы расчета, от 30000 руб. |
| За нарушение систематического характера | дисквалификация от 1 до 2 лет | остановка деятельности до 90 суток |
| За использование ККТ, не соответствующей требованиям или непредставление информации и документов по запросам ФНС | предупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб. | предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб. |
| За не предоставление по требованию клиента бумажного или электронного чека | предупреждение или штраф 2000 руб. | предупреждение или административный штраф 10000 руб. |
Проверку кассовой дисциплины ФНС может проводить без ограничений. ФНС формирует план проверок, рассчитанный для внутреннего использования. Проверка происходит не чаще 1 раза в год, также при поступлении жалобы и при наличии нарушений ранее, а также при работе с убытком.
Ошибка при оформлении документов в работе с ККТ
Если кассир при работе имеет ли право отказаться от формирования первичных документов форм КМ-4 и КМ-6 на основании отчета о закрытии кассы.
В ходе работы с онлайн-кассой, кассовая книга по форме КО-4остается обязательной к оформлению, а формы КМ-4 и КМ-6 регулируются локальными актами, хотя обязательность их заполнения отменена.
Читайте также статью ⇒ Снижение ЕНВД при установке онлайн-кассы.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №2: Будет ли легальным чек, полученный по электронной почте, когда осуществляется возврат товара?
Ответ: Кассовый чек в электронном виде имеет равную силу с распечатанным на онлайн-кассе, информация, указанная в чеке должна быть достоверной. Таким образом, на основании электронного чека делается возврат.
 |
Загрузка...