Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы

С 01.07.2017 г. на территории РФ в обязательном порядке вводится использование онлайн-касс (с 15.06.2016 – добровольно, а для предпринимателей на ЕНВД и ПСН – обязателен с 01.07.2024), который предусматривает электронную передачу информации о расчетах в ФНС. Использование в работе онлайн-касс ориентировано на уменьшение отчетности в бумажной форме, посредством обмена информацией предпринимателя и ФНС в форме электронных документов. Предприниматели вне зависимости от применяемого режима налогообложения должны перейти на онлайн-кассы, но ведение операций по кассе действует в рамках установленных нормативных актах.

Рассмотрим, необходимость оформления кассовой книги при работе с онлайн-кассами.

Нормативное регулирование использования онлайн-касс

1. Использование ККТ – Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ
2. Порядок ведения операций по кассе – Указание ЦБ от 11.03.2014 N 3210-У
3. Формы первичной документации по расчетам на ККТ и их применение – Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 и Письма Минфина РФ
4. Непосредственно по работе с онлайн-кассами и оформлении первичных документов – внутренние нормативные акты организации

Кассовые документы, используемые в онлайн-кассах

При том условии, что с 01.01.2013 г. типовые формы первичных документов не должны обязательно применяться, но формы документов по ведению кассовых операций остаются обязательными при условии их применения при работе с онлайн-кассами (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Сущность онлайн-кассы состоит в том, что аппараты оснащены фискальными накопителями, которые работают по принципу работы электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), информация по проведенным операциям зашифровывается, и ее нельзя откорректировать. И онлайн-касса сама отправляет все требуемые отчеты в ФНС.

При использовании ККТ были разработаны формы первичной учетной документации КМ-1 – КМ-9 для учета наличных и безналичных расчетов. Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 не является нормативным актом, и в соответствии с письмами Минфина РФ (от 16.09.2016 №03-01-15/54413) эти документы не обязательны к применению в работе. Также ИП имеют право отказаться от ведения КО-4 (но не юридические лица).

Важно! Перейдя на онлайн-кассу организации и ИП имеют право самостоятельно принимать решения в отношении использования первичных документов: отказаться или сохранить использование документов ранее действовавших ККТ, но эти документы могут заполняться в произвольной форме.

Реквизиты документа по форме КО-4

Кассовая книга заполняется на основании БСО, в качестве которых выступают КО-1, КО-2, чеки и т.д. Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ определены общие обязательные реквизиты всех первичных документов, которые являются основанием для формирования сводных и отчетных документов:

1. название документа
2. дата составления
3. наименование организации, составляющей документ
4. операция
5. величины и единицы измерения по операции
6. должность лица, оформившего операцию
7. подписи лиц и их расшифровку

При заполнении КО-4, которая заполняется на основании отчета о закрытии смены, формируемый один раз в день, отражается по колонкам таблицы:

1. Номер документа, на основании которого делается запись (БСО)
2. От кого или кому произошло движение средств
3. Корреспондирующий счет, субсчет
4. Приход
5. Расход

Каждый лист формы рассчитан на 1 день, т.е. отражаются операции за каждый день. В начале листа обязательно указывается дата составления и указывается сумма на начало дня, который берется с предыдущего заполненного листа. В конце таблицы подсчитывается сумма прихода, сумма расхода и остаток на конец дня. Ставится подпись кассира, который подсчитывает число КО-1 и КО-2 и передает бухгалтеру, ставящий подпись как факт приема БСО. Кассовую книгу допускается вести от руки, в электронном виде с распечаткой или только в электронном виде с электронной подписью (при наличии электронной подписи КО-4 нет необходимости распечатывать).

Читайте также статью: → Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы.

Порядок ведения кассовой книги от руки:

1. Кассовая книга, как и все первичные документы, обязательно пронумеровывается, прошнуровывается, опечатывается на последней странице и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя.
2. 2 таблицы каждой страницы кассовой книги должны нести одинаковую информацию и пронумерованы одним номером (первые экземпляры остаются подшитыми в кассовой книге, а вторые экземпляры отрываются в конце дня и передаются бухгалтеру).
3. Записи ведутся с указания остатка на начало дня, при этом лист по линии отреза сгибается, для идентичности записей они делаются через копировальную бумагу.

Каждое обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, независимо от цели расходования наличных денежных средств, должно вести собственную кассовую книгу.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ О. Графкин

Информация отчета о закрытии смены онлайн-кассы

Онлайн-кассы посредством используемого программного обеспечения самостоятельно формируют фискальные отчетные документы. Приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ регулируются обязательные реквизиты, указываемые в документах, полученных с онлайн-кассы. Кроме обязательных отчетов, компания, осуществляющая поддержку ПО оператором фискальных данных, онлайн-касс может быть настроена на вывод необходимых для наглядного представления документов, которые используются во внутреннем документообороте организации (в соответствии с действующими локальными актами организации). Поэтому дополнительные настройки распечатанного отчета о закрытии кассы производится на усмотрение пользователя.

Данные, которые содержатся отчете о закрытии смены, регулируется Приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ имеются обязательные реквизиты, но по отношению к заполнению формы КО-4 там указывается:

• сроки формирования отчета
• ИНН кассира
• номер смены
• число кассовых чеков (БСО) за смену
• общее количество фискальных документов за смену
• количество непереданных фискальных документов (с указанием начала нарушения связи)
• суммы расчетов, указанных в кассовых чеках по приходу, расходу, возврату (БСО) и кассовых чеках коррекции (БСО коррекции), по счетчикам итогов смены и фискального накопителя

Пример оформления кассовой книги

ООО «Альфа и омега» кассовая книга ведется от руки.

За 13.07.2024 г. на начало дня сумма составляла – 5000 руб., по кассе проведены следующие операции:

На основе данных составляется КО-4 Оформление КО-4

Кассовая дисциплина при работе с онлайн-кассами

Аналогично действовавшей работе с кассами необходимо соблюдать кассовую дисциплину. Порядок ведения кассы представляет:

• приход наличных денег и оформление КО-1
• расход наличных денег и оформление КО-2
• установление лимита расчетов наличных денег
• установление лимита остатка кассы
• оформление кассовой книги

ИП имеют право не использовать эти условия, но в этом случае обязательно должен быть оформлен приказ (распоряжение) об отказе от оформления документов и от лимита остатка кассы.

Это не относится к юридическим лицам, которые обязаны приказом установить лимит остатка, а остальная наличность сдается в банк (если не издан приказ, то лимит равен 0). Превышение лимита может быть допущено в выходные и праздничные дни, а также в дни зарплаты.

Организациям и ИП лимит при расчете наличными устанавливается 100000 руб., с физлицами ограничений нет. Но организация вправе указать это в приказе, также уменьшить, но больше 100000 руб. не допускается.

Ошибка при выдаче подотчетных сумм

С 19.08.2017 г. деньги под отчет могут выдаваться при наличии задолженности по подотчетным сумма. На сегодняшний день сроки выдачи денег в подотчет не установлены, за исключением локальных нормативных актов. Если сумма в подотчет выдана до этой даты (19.08.2017 г.) и отчет не был предоставлен, то выдавать новую подотчетную сумму не следует.

Ошибка при выдаче ПКО

Если ИП установил приказом об отказе от формы КО-1, как можно подтвердить работнику факт передачи денег в кассу?

При оформлении ПКО на руках сотрудника оставалась квитанция к ПКО, сейчас подтвердить факт внесения денег в кассу можно отправлением квитанции на электронную почту или же фискальный накопитель кассы сохраняет все операции, также информация по движению денег из кассы передается в ФНС.

Читайте также статью: → Как снять с учета онлайн-кассу.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Может ли ФНС проводить проверки по соблюдению кассовой дисциплины при том, что вся информация передается автоматически?

Ответ: Такие проверки ФНС может проводить по сформированному плану проверок (не чаще 1 раза в год), при поступлении жалобы и при работе организации с убытком.

Вопрос №2: Часто возникает необходимость получения чека для приложения к 3-НДФЛ и предоставления в ФНС для получения вычетов (например, ИП, предоставляющий образовательные услуги не оформляет ПКО).

Ответ: В этой ситуации можно приложить чек, оформленный в электронном виде, имеющий такую же силу как и распечатанный на ККТ, при достоверности указанной в ПКО информации. Электронный чек должен быть выслан на почту по запросу покупателя.