Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет

При решении вопросов, связанных с порядком ведения кассовых операций, предпринимателям следует обращаться к тексту Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Нужно иметь в виду тот факт, что с появлением касс нового образца (онлайн-касс) порядок осуществления кассовых операций изменился — поправки в упомянутый выше нормативный акт были внесены Указанием Центробанка РФ от 19.06.2017 № 4416-У. В данной статье будет рассмотрен новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет.

Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет

Кассовые операции необходимо оформлять кассовыми документами — расходными (РКО) и приходными (ПКО) кассовыми ордерами. В связи с новшествами в нормативных актах, касающихся в кассовой дисциплины, оформление РКО и ПКО может производиться на основании фискальных документов по окончании проведения кассовых операций.

Напомним, что под фискальными документами понимаются фискальные данные в виде БСО (бланка строгой отчетности), чека и других документов. Такие документы могут быть представлены в бумажной и электронной форме (защищенные фискальным признаком и в установленной законом форме).

Получается, что кассовые документы могут быть проведены по окончании рабочего дня на основании Z-отчета и других документов. В ПКО вносится лишь общая сумма выручки, которая передается из ККТ в кассу, а расшифровка по отдельным приходам и возвратам подлежит передаче в ФНС в режиме онлайн.

Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет — упрощение выдачи денежных средств под отчет

Расходный кассовый ордер оформляется в произвольной форме, включает в себя запись о дате выдачи денег, сумме наличности и о сроке, на который были выданы средства, и подписывается руководителем предприятия. Каждый раз, когда сотрудник получает денежные средства из кассы под отчет на расходы, имеющие непосредственное отношение к хозяйственной деятельности фирмы, согласно распорядительному документу организации/ИП (или по письменному заявлению работника-подотчетного лица) оформляется РКО.

Важно! Заявление от сотрудника, являющегося подотчетным лицом, не обязательно в случае, когда имеется распоряжение юридического лица или индивидуального предпринимателя на выдачу денег под отчет.

С момента вступления в силу Указаний Центробанка РФ от 19.06.2017 № 4416-У выдавать деньги под отчет работнику разрешается даже в том случае, если он не рассчитался за предыдущие вверенные ему суммы. Ранее выдать очередную сумму можно было исключительно после полного погашения подотчетных сумм.

Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет — оформление РКО и ПКО

Процесс оформления приходных и расходных кассовых ордеров также претерпел некоторые изменения. В список изменений вошли следующие пункты:

1. При оформлении ПКО в электронной форме, квитанцию можно будет отправлять на электронный почтовый ящик в случае, если тот, кто внес в кассу наличные средства, попросит об этом.
2. Кассир получает обязанность по проверке наличия подписи уполномоченного лица в оформленном ПКО. Подпись необходимо сверять с ее образцами только в том случае, если документ был оформлен на бумажном носителе. Проверку подписи на РКО также следует производить в том случае, если он оформлен на бумажном носителе. Расходный кассовый ордер в электронной форме может быть подписан при помощи квалифицированной электронной подписи.
3. Если сумма, указанная в бумажном ПКО, не совпадает с вносимой суммой наличных денег, кассиру больше не придется переоформлять документ. Нужно только перечеркнуть ПКО и передать документ ответственному лицу — руководителю или бухгалтеру. Однако, если ПКО был оформлен в электронной форме, кассиру придется ставить отметку о необходимости его переоформления. Если тот, кто вносит деньги, готов внести недостающую сумму, переоформлять ПКО не требуется.

Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет — обязанности кассира

Поправки в Указаниях о ведении кассовых операций регламентируют переход на электронный документооборот в кассе. К такому выводу можно прийти, рассмотрев уточнение о том, что кассиры должны иметь при себе печать и образцы подписей лиц, уполномоченных на подписание кассовых документов (при составлении кассовых документов в бумажном виде). Соответственно, если РКО и ПКО оформляются в электронной форме, образцы подписей не понадобятся, заверение документов будет осуществляться электронной подписью.

Теперь не только кассир, но и иные уполномоченные лица имеют возможность осуществлять записи в кассовой книге. Если сотрудник фирмы уполномочен руководителем на внесение записей в кассовый документ (должен быть издан приказ), он имеет на это право.

До введения поправок в Указания Банка России кассир должен был производить сверку данных в кассовой книге с кассовыми документами, прописывать сумму остатка в кассовой книге и ставить подпись. Теперь по окончании рабочего дня необходимо также проводить сверку суммы денежных средств с кассовыми документами и остатком денег в кассе.

Читайте также статью ⇒ «Кассовые операции индивидуального предпринимателя«.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: В компании ведется электронный документооборот. РКО и ПКО оформляются также в электронной форме. У кассира имеются образцы подписей лиц, уполномоченных на подписание кассовых документов.

Комментарий: В образцах подписей нет необходимости, поскольку кассовые документы оформляются не в бумажном виде. Электронные документы заверяются квалифицированной электронной подписью.

Ошибка: Кассир будет переоформлять бумажный ПКО по причине выявленной разницы между указанной в нем суммой средств и фактически вносимой суммой денег. 

Комментарий: Бумажный ПКО в таком случае достаточно перечеркнуть и передать ответственному за кассовые документы лицу.

Ответы на распространенные вопросы про новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет

Вопрос №1: Расходный кассовый ордер составлен в электронном виде. Как именно происходит процесс его заверения при помощи квалифицированной электронной подписи?

Ответ: В указаниях Банка России не упоминается о том, каким образом должен происходить процесс заверения электронного РКО при помощи КЭП. Данный вопрос остается открытым.

Вопрос №2: Могут ли в кассовую книгу вносить записи иные работники кроме кассира?

Ответ: Да, но только при условии, что сотрудники уполномочены на внесение записей руководителем фирмы (упомянуты в приказе).