Отправляя сотрудника в командировку в 2024 году, важно правильно заполнить документы. Для этого нужно пошагово выполнить все установленные действия.
Шаг 1. Проверьте, можно ли отправить сотрудника в командировку
Нельзя отправлять в командировку:
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. д., а также профессиональных спортсменов).
Допускается направление их в командировку с их письменного согласия и при условии, что их медицинские рекомендации не запрещают этого (ст. 259 ТК РФ):
- женщины с детьми до 3 лет;
- работники с детьми-инвалидами;
- работники, осуществляющие уход за больными членами семьи на основании медицинского заключения;
- матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без супруга (супруги), опекуны детей этого возраста;
- родитель с ребенком до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
- работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим ребенком 14 лет.
Эти работники должны быть проинформированы в письменной форме о своем праве на отказ от командировки.
Отдельно выделим работников-инвалидов. Также разрешается направлять их в командировки только с их письменного согласия и до тех пор, пока они не запрещают это по состоянию здоровья. Это установлено частью 2 статьи 167 ТК РФ (эта часть статьи введена Федеральным законом от 19 ноября 2021 года № 372-ФЗ).
Шаг 2. Оформить приказ о командировке
Чтобы отправить сотрудника в командировку, издайте приказ. В приказе должны быть указаны:
- фамилия, имя, отчество работника;
- ваша профессия (должность);
- структурное подразделение;
- причина, время и место поездки.
Вы можете оформить приказ в утвержденной форме или оформить его в самостоятельно разработанной и утвержденной форме.
Шаг 3. Оплатите командировку
Командировочные расходы в 2024 году:
- для командировок по России — 700 руб в сутки,
- для командировок за границу — 2500 руб в сутки.
Организация вправе увеличить суточные по внутреннему распоряжению. Также суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т.д. При оплате командировочных расходов сверх указанной суммы необходимо уплатить НДФЛ и страховые взносы (кроме страховых взносов) на сумму превышения).
Помимо командировочных расходов прикомандированный сотрудник получает:
- стоимость аренды жилья;
- командировочные расходы в командировку и обратно;
- иные расходы (например, оплата связи или почтовых услуг), произведенные с разрешения или с ведома работодателя.
Работнику выдается аванс на оплату таких расходов перед его отъездом в командировку.
Шаг 4. Заполните табель учета рабочего времени
Отметить день выезда в командировку в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). День в командировке обозначается кодом «К» или цифрами «06». Количество отработанных часов не требуется.
Шаг 5. Получите отчет о командировке сотрудника
Отчет о поездке содержит:
- авансовый отчет;
- документы, подтверждающие расходы на проживание;
- документы, подтверждающие командировочные расходы;
- документы, подтверждающие прочие расходы.
Шаг 6. Перерасчет командировочных расходов на основании отчета о проделанной работе
На основании подтверждающих документов, полученных от работника после его возвращения из командировки, работодатель обязан возместить ему все расходы, понесенные в связи с командировкой. То есть, если работник обоснованно израсходовал деньги в сумме, превышающей сумму, полученную по отчету, то ему возмещается сумма перерасхода. Подчиненный обязан вернуть неизрасходованные суммы на счет работодателя.
Загрузка...