Отпуска работников являются важной частью жизненного цикла любого предприятия. От правильного и полноценного ведения этого участка учета зависит как благополучие работников, так и самого работодателя. Главным документом, который регулирует отпускные отношения, является график отпусков. Что это такое и подлежит ли он изменению при приеме новых сотрудников, рассмотрим ниже.
Что из себя представляет график отпусков
График отпусков – это разработанная законодателем форма Т-7. Тем не менее, форма документа может разрабатываться индивидуально на каждом предприятии, это не запрещено.
График отпусков – это документ компании – работодателя, в котором отражены сроки ухода в отпуск того или иного работника. Такой график должен присутствовать в каждой организации. В законодательстве четко указано, что работники отправляются в очередной отпуск в соответствии с графиком отпусков.
Он составляется не позднее, чем за две недели до нового года. Документ позволяет упорядочить информацию по сотрудникам, а бухгалтерии и кадровой службе работать в спокойном режиме, когда заранее известно кто, когда и на какое время прервет выполнение своих рабочих обязанностей.
Ориентируясь на график отпусков, работник предупреждается о начале отдыха за две недели, под расписку. Кроме того, не позднее, чем за три календарных дня бухгалтерия должна перечислить работнику отпускные выплаты.
Конечно, не всегда получается так, как запланировано. Происходит множество ситуаций, когда сроки отпуска, например, сдвигаются. Что это за случаи и что нужно предпринять в такой ситуации рассмотрим дальше.
В каких случаях вносятся изменения в график отпусков
График отпусков утверждается за 2 недели до наступления нового года. Конечно, невозможно просчитать все ситуации, и по мере развития событий в документ приходится вносить изменения.
Изменения могут вноситься как по просьбе работника, так и по инициативе работодателя.
В большинстве случаев отпуск переносится по инициативе работника. Иногда возникают ситуации, когда нужно сдвинуть сроки отпуска, например, по причине болезни самого работника или в том случае, когда отпуск необходим не через 2 недели, а через месяц. Ситуаций возникает много и каждую работодатель рассматривает отдельно и выносит решение. Обычно оно бывает в пользу работника.
Изменения по инициативе работодателя вносятся намного реже, это происходит в следующих ситуациях:
- Срочное задание, большая занятость в данный момент времени. Работодатель может настоятельно попросить перенести отпуск на более поздний срок
- Незапланированные проверки контролирующих органов
- В случае болезни руководителя или нахождения его в срочной командировке, его заместителю придется отложить отпуск
В любом случае, все изменения обсуждаются между работником и работодателем и только после этого выносится окончательное решение. Изменения утверждаются в приказе, который подписывает руководитель. Все утвержденные изменения необходимо также отразить в кадровых документах работника.
Как внести изменения в график отпусков
В общем случае, при наступлении определенной ситуации, в форму Т-7 изменения должны быть внесены обязательно.
Изменения в график могут вноситься по разным причинам. Как бы то ни было, общим моментом является то, что для внесения изменений должен быть составлен приказ. Он заверяется руководителем организации, а все заинтересованные сотрудники знакомятся с ним под роспись. После этого изменения должны быть внесены и в личную карточку работника и в сам график отпусков.
При корректировке графика отпусков изменения должны вноситься в 7, 8 и 9 графы. В них указывается новая дата отпуска, причина по которой произошел перенос.
Отметим, что все изменения в график отпусков вносятся исключительно по согласованию с работником. Если работодатель не согласует с работником изменения, то работодателю грозит административная ответственность.
Изменения вносятся на основании заявления работника, служебной записки и, конечно же, приказа работодателя.
Прием на работу нового работника
Прием новых сотрудников – это всегда хорошо. Такой факт говорит о том, что компания развивается и наращивает обороты или о том, что на работу в компанию устраивается более квалифицированный работник.
Что же происходит с графиком отпусков при приеме нового работника?
Дело в том, что в законодательстве нет четкого ответа на вопрос, нужно ли вносить изменения в график отпусков, поэтому разные организации придерживаются разных позиций. Всего их три.
Согласно первой позиции вносить изменения в график в случае приема нового сотрудника не требуется.
В законе четко прописано, что новый работник должен отгулять первый свой отпуск через 6 месяцев после трудоустройства. Уходит в отпуск такой работник по заявлению. На второй, третий и последующие годы работник включается в график отпусков. Сторонники такой позиции ссылаются на статью 122 ТК РФ.
Внесение изменений в график отпусков при приеме нового работника
Однако, в Трудовом кодексе имеется еще одна интересная статья, касающаяся отпусков – 123 статья. В ней прописано, что работники должны уходить в отпуск по графику. Соответственно, изменения вносить все – таки придется. Ведь получается, что если сотрудника нет в графике отпусков, то и отдыхать он не будет. А такое положение дел является нарушением закона. Работодатель, конечно, может решать вопрос об уходе сотрудника в отпуск, но в большинстве случаев это касается не ежегодных отпусков.
Таким образом, с точки зрения Трудового кодекса такой вариант развития событий будет самым безопасным для работодателя.
Если новый работник добавлен в график отпусков, то в этом случае не возникает разногласий между работодателем и сотрудником, а также вопросов от контролирующих органов.
Причем нужно иметь в виду, что вносить изменения в график целесообразно в том случае, если работник поступил на работу в первом полугодии, так как его первый отпуск может наступить в текущем году. В противном случае не стоит терять на это время.
Дополнение к существующему графику отпусков
Самым быстрым и удобным способом внесения изменений является составление дополнительных графиков отпусков. Такой документ составляется все по той же форме Т-7 и содержит сведения о вновь принятом сотруднике. Документ утверждается директором.
Информация, которая должна быть отражена в дополнительном документе следующая:
| Что отразить | Расшифровка |
| Номер | Проставляется номер документа по — порядку, не нарушая текущую нумерацию. То есть, если основной график отпусков имеет номер 1, то дополнительный будет под номером 2 |
| Дата | Проставляем актуальную дату составления документа |
| Данные о работнике | Далее следует указать ФИО, должность и табельный номер нового сотрудника |
| Дни отпуска | Указываем период времени, в течение которого работник будет находиться в отпуске (количество дней, с какого числа начинается отпуск) |
| Пояснение | Здесь нужно прописать в связи с чем составляется документ, то есть указываем, что сотрудник принят на работу в конкретную дату |
Работника знакомим с документом в обязательном порядке, он должен поставить свою подпись в знак того, что ознакомился.
Ошибки, касающиеся отпусков работников
При решении вопросов, связанных с отпусками, нередко возникают спорные и ошибочные ситуации. Рассмотрим некоторые из них.
- Иногда не все изменения согласованы с руководством. Следует помнить, что любое действие должно совершаться с согласия руководителя. Если действие было не согласовано, то оно будет незаконным
- Нельзя предоставить отпуск только по заявлению работника. После того, как получено заявление на отпуск, его должен утвердить руководитель компании. Это делается посредством издания соответствующего приказа
- Отпуск работнику должен предоставляться в соответствии с графиком отпусков. Нельзя просто так взять и уйти в отпуск или наоборот, продолжать работать. Все изменения фиксируются и вносятся в график
- Если отпуск делится на части, нужно соблюдать правильную продолжительность таких частей
- Очень часто работники не хотят идти в ежегодный отпуск. Здесь следует иметь в виду, что копить отпуска несколько лет нельзя, их нужно обязательно отгуливать
- Иногда происходит неверное начисление отпускных выплат. За этим нужно следить и не допускать подобных ошибок
Как видим, при устройстве на работу нового сотрудника вопрос с отпуском для него решается без особых проблем. Работодатель вправе выбрать один из трех путей развития ситуации. Все они не противоречат действующему законодательству и могут применяться в компаниях.
Загрузка...