Как оформлять и выдавать справки работникам + учет выданных справок

Каждый сотрудник хоть раз запрашивал справки с места работы. Рассрочки и кредиты, присвоение определенного статуса для получения пособий, а также подтверждение стажа трудовой деятельности — множество ситуаций, требующих подтверждения конкретными данными, которые сможет предоставить руководство компании. С какими моментами может столкнуться действующий работник или сотрудник, который уже уволился? В этой статье подробно описано, какие виды справок может получить сотрудник, и как их правильно оформить, а также какая информация должна отражаться на бланках, и как учитывать выданные справки.

В современных реалиях может возникнуть множество ситуаций, когда сотруднику компании потребуется предоставить справку с места работы. К примеру, справку о доходах перед оформлением ипотеки или потребительского кредита.

Какие виды справок может получить на месте работы сотрудник?

Сотрудник компании может запросить справки с содержанием различной информации. Формат справки зависит от цели оформления и конечного пункта предоставления. В этой статье можно более подробно изучить самые востребованные справки. 

Руководство любого предприятия обязано выдавать справки сотрудникам, что контролируется на законодательном уровне.

В этот список возможно добавить еще справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. Этот бланк часто оформляют при увольнении сотрудника. Он необходим бухгалтерскому отделу для выяснения размера налогового вычета. Более того, при оформлении кредита или ипотеки банковские структуры могут сделать запрос на предоставление данного бланка.

Данную справку возможно получить на основании заявления в свободной форме. Сформированный бланк должен быть подписан руководством и представителем отдела бухгалтерии. Выдается с проставленной оригинальной печатью, если ИП или ООО таковую имеет.

Обязательные реквизиты справки

Справка должна включать в себя несколько обязательных реквизитов:

• «Название» — тип документа («Справка»);
• дата выдачи справки;
• регистрационный номер справки;
• место формирования справки;
• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
• адресат;
• текстовая информация справки;
• оповещение о наличии приложения (при его наличии);
• подпись руководителя или его заместителя;
• оттиск печати (при наличии таковой у организации или индивидуального предпринимателя).

Формы справок, которые могут быть выданы сотруднику

Подобные справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить конкретные данные, а именно:

• место трудовой деятельности;
• должность или профессию;
• стаж трудовой деятельности;
• размер заработной платы и т.д.

Справку с места работы должен подписать руководитель предприятия или сотрудник по кадровому делопроизводству, в зону ответственности которого входит выполнение данных обязанностей с учетом компетенции.  

Справка об оплате труда может быть нескольких видов. К примеру, справка о зарплате за последние три месяца работы необходима для предоставления в государственные органы социальной защиты для присвоения семье статуса малоимущей.

Еще одни тип справки, которая часто необходима сотрудникам, — справка о размере заработной платы за 2 календарных года, предшествующих увольнению сотрудника. Получить ее возможно по письменному заявлению от застрахованного в ФСС гражданина (его законного представителя либо доверенного лица) в течение 3-х рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления. Подобный документ позволяет уволенному сотруднику оформить пособия (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за малышом).

Справка может быть в печатном варианте или написана от руки черными или синими чернилами, без каких-либо ошибок и недочетов вроде помарок и заштрихованных корректором частей. Наличие печати обязательно. Данные, которые отражены в справке, вносятся на основании сведений из учета бухгалтерии и отчетов застрахованного лица.

Справка для представления по месту требования

Информация, которая отражена в справке, может отличаться в зависимости от места требования. По этой причине, сотрудник, который выдает справку, обязательно должен узнать, в какую организацию она будет предоставлена.

Как ведется спецучет справок? 

Учет справок, которые выдаются с места работы, выполняется уполномоченным сотрудником отдела кадров в специализированной книжке или в электронном формате.

Кто может запросить справку с места трудовой деятельности?

Справка выдается сотруднику с целью подтверждения конкретных данных (информация по заработной плате, стаже, сформированным страховым взносам). Как правило, они требуются для предоставления на новом месте работы, в Пенсионном фонде, в банковских организациях и т.д. В некоторых организациях выдача справок осуществляется в обязательном порядке, немалая часть компаний формирует их только по запросу работника.

Запрос на справки с места работа формируют чаще всего сотрудники, которые еще работают в компании. Но и после окончания трудовых отношений работник сможет попросить справку, например, для оформления пособий по безработице.  

Бывают случаи, когда сотрудники просят забрать справку с места работы своих близких родственников. Это делать крайне не рекомендуется без письменного согласия сотрудника, который сформировал запрос изначально, так как документ включает персональные данные.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Я студентка, учусь очно, уже на последних курсах. Получаю небольшую стипендию, которой на все не хватает. Недавно решила найти подработку, которая подразумевает совмещение с учебой. Поиски оказались длительными и немного мучительными, но в итоге получилось устроиться в компанию, которая заключила со мной гражданско-правовой договор. Все полностью устраивает, лояльное руководство, удобный график с возможностью гибкой перестройки. Соотношение отработанных часов к оплате прямо пропорциональное. Но недавно возникла потребность взять небольшой кредит, который предполагает предоставление справок с места работы, включая подтверждение получение доходов. Отсюда возникает вопрос, смогу ли я получить справку о доходах на нынешнем месте работы?

Ответ: Сотрудники, которые работают в компании по гражданско-правовому договору без заключения трудовых отношений, справку о работе на предприятии получить не смогут. Вы сможете претендовать на справку 2-НДФЛ, которую как раз запрашивают банковские структуры с целью оформления кредитного договора. Вы также сможете запросить необходимый список документов для оформления кредита у банковской организации. Как правило, для каждого клиента подбираются индивидуальные условия, возможно для небольшой суммы кредита достаточно будет предоставить только 2 документа.

• Вопрос: Несколько лет проработал в крупной компании на хорошей должности с приличной зарплатой. Но обстоятельства стали складываться так, что вынужден был переехать в другой город по семейным обстоятельствам. Пришлось уволиться с работы, так как перевод в связи с переездом оказался невозможным из-за отсутствия филиала компании в этом городе. Переехать пришлось экстренно, необходимые справки не успел получить.  Сейчас нашел подходящую вакансию и необходимо предоставить справки с предыдущего места работы. Сформировал запрос, опять же руководитель мою просьбу исполнил оперативно. Интересует вопрос, сможет ли хороший знакомый забрать подготовленную документацию?

Ответ: Справки с места работы содержат конфиденциальную информацию, которая отображает размер заработной платы, ваши персональные данные и т.д. Получить справки в компании сможет третье лицо по вашей доверенности. Возможен такой вариант, что руководство компании направит вам справки на бумажном носителе через почтовые услуги. Также, вы сможете получить необходимые документы при личном посещении компании, если вдруг получится приехать.

• Вопрос: Брал справку о доходах несколько лет назад, для оформления ипотечного займа. Руководство компании очень ответственно к моему запросу отнеслись, в этот же день предоставили необходимый мне документ. В банке все оформили быстро, все документы полностью подошли под требования и стандарты. Благополучно выплатил заем за собственную квартиру, сейчас необходимо оформить кредит на приобретение автомобиля. Какой формат справок был раньше уже не помню, так как брал ее более 10 лет назад. Хотелось бы узнать, сейчас справки выдаются по определенной форме или возможно на бланке компании? От знакомых слышал, что сейчас активно используется «справка по форме банка», какой вариант лучше подходит для оформления кредита? Друзья обычно используют справку «по форме банка», так как официальная заработная плата низкая или есть дополнительный доход в виде разовых подработок.

Ответ: Вы можете сформировать запрос на получение справки о доходах в организации, с которой вы состоите в трудовых отношениях. Справку возможно получить на бланке компании или в более универсальном формате, главное: наличие реквизитов компании, печати, названия типа документа, даты выдачи справки, регистрационного номера, места формирования справки и подписи руководства. Также, указывается необходимая информация о размерах дохода. Действительно, сейчас распространено использование «справки по форме банка». Однако, с большей долей вероятности, одобрение кредита возможно именно по справке 2-НДФЛ, которую можно получить на работе.