Денежные обязательства юридических или физических лиц перед предприятием относятся к дебиторской задолженности. Суммы возникают в связи с отсрочками оплаты по условиям договоров или пропуском дебиторами срока платежа. Для подтверждения данных учета о наличии задолженности, ее категории, дат погашения проводится инвентаризация. Порядок, документооборот, сроки ревизии утверждаются приказом в учетной политике. В данной статье мы разберем как проходит инвентаризация дебиторской задолженности в организациях, какие сроки и порядок проведения, какие счета бухгалтерского учета проходят проверку и какие документы необходимо оформить после инвентаризации.
Потребность в инвентаризации
Информация о наличии непогашенных долгов используется при формировании годового баланса, составления приложения к отчетности и должна отвечать критерию достоверности. Практическая польза проведения инвентаризации состоит в применении данных для своевременного истребования средств, используемых в составе оборотного капитала.
Данные состояния дебиторской задолженности используют сторонние лица при принятии решения о предоставлении кредита, присоединения предприятия. По сопоставимости дебиторской и кредиторской задолженности проводят анализ ликвидности. Показатель коэффициента текущей ликвидности указывает на финансовую устойчивость – превышение оборотных активов над обязательствами или обратную ситуацию – нахождение предприятия в кризисном положении.
Определение категорий дебиторской задолженности
В результате проведения ревизии подтверждается обоснованность сумм, отраженных на счетах учета. Кроме контроля учетных данных требуется провести анализ состояния задолженности. При проверке выявляются:
- Долги контрагентов с отсрочкой по условиям договоров, по которым не наступил срок оплаты.
- Задолженность, по которой существует просрочка, но имеются гарантии оплаты.
- Суммы, по погашению которых имеется высокая вероятность просрочки.
- Безнадежные к погашению долги, на суммы которых необходимо создать резерв.
- Задолженность, по которой истек срок исковой давности, подлежащая списанию и учету на забалансовом счете.
Для финансовой стороны деятельности компании важным результатом инвентаризации служит создание резерва по безнадежным долгам и выявление задолженности, которую необходимо истребовать.
Сроки проведения ревизии дебиторской задолженности
Руководитель предприятия утверждает сроки проведения инвентаризации, кроме случаев ее обязательного проведения. Дебиторская задолженность подлежит проверке перед наступлением новых событий и в конце отчетного года (п. 23 ПБУ 8/2010).
Частота проведения зависит от оснований для инвентаризации.
| Срок проведения | Дата издания акта | Причины |
| Один раз в год | 1 декабря | Подготовка к составлению годового баланса |
| Два раза в год | 1 июня, 1 декабря | Контроль данных остатков по счетам и подготовка к отчетности |
| Несколько раз в год – ежемесячно или ежеквартально |
Отчетная дата формирования резерва |
Пополнение резерва по сомнительным долгам |
| При необходимости и возникновении особых обстоятельств | По окончанию проверки или дату, указанную в приказе | Смена материально-ответственного или должностного лица |
| Подготовка к реорганизации предприятия | ||
| Ликвидация компании | ||
| Выявление фактов хищения на предприятии |
Важность периодичности проведения инвентаризаций расчетов обусловлена необходимостью контроля сроков исковой давности по истребованию задолженности (см. → списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в 2024).
Подготовка к проведению инвентаризации в организации
Для начала проведения инвентаризации оформляется приказа по форме ИНВ-22 (→ скачать). Состав лиц, в обязанности которых вменяется проведение инвентаризации, утверждается приказом руководителя. К важным моментам документооборота относятся:
- Комиссия должна насчитывать в составе не менее 3 человек ответственных лиц. Возглавляет комиссию председатель, ответственный за проведение ревизии.
- Постоянно действующая комиссия отражается в приказе начала года, изданного отдельно или включенного в состав приложения к учетной политике.
- При формировании состава разового созыва комиссии (для особых причин инвентаризации) приказ об ответственных лицах издается непосредственно перед проведением ревизии.
До начала инвентаризации необходимо провести сверки с контрагентами, выступающих дебиторами предприятия. Имеется дополнительное преимущество при проведении документально подтвержденной сверки данных. Истребовать дебиторскую задолженность возможно только в течение срока исковой давности, установленной ГК РФ в пределах 3 лет.
Срок давности по задолженности, подтвержденной двусторонней (или с большим числом участников договора) сверкой, исчисляется заново от даты подписания документа. Обнуление срока необходимо учитывать при списании безнадежной к истребованию задолженности.
Счета учета, подлежащие проверке
Инвентаризация расчетов отличается от проверки материальных ценностей. Ревизия проводится на основании данных первичных документов и сверок с контрагентами. Проверке подлежат суммы, отраженные на счетах учета дебиторской задолженности.
| Контрагенты | Счета учета |
| Поставщики в отношении перечисленных авансов или претензий, назначенных решением суда | 60, 76 |
| Покупатели по оплатам за поставленные товары, продукцию, материалы | 62 |
| Заказчики по платежам за оказанные услуги или произведенные работы | 62 |
| Страховые компании в отношении выплат компенсаций, премий и прочих видов задолженностей | 76 |
| Распорядители бюджетных средств в отношении излишне уплаченных налогов, взносов, подлежащих возврату | 68, 69 |
| Учредители организации в части неоплаченных долей взносов в УК | 75 |
| Работники предприятия по долгам выданных под отчет сумм авансов, полученных от компании займов, непогашенных недоимках по нанесенному ущербу | 70, 71, 73, 76 |
Текущий учет дебиторской задолженности предприятия ведется с использованием аналитического учета в разрезе контрагентов и каждого долгового обязательства (договора).
Документальное оформление результатов инвентаризации
По окончанию проверки результаты оформляются справкой и актом ИНВ-17, составленным в 2 экземплярах. Заполнение справки (формы установленного образца) предваряет составление акта. К форме № ИНВ-17 прилагаются копии документов первичного учета, подтверждающие наличие задолженности: накладные, сверки, договоры, решения суда, иные формы.
В процессе проведения инвентаризации уделяется внимание мероприятиям по истребованию долгов. В акте указывается перечень мер, предпринимаемых должностными лицами по взысканию сумм долга, в том числе:
- Направление писем с напоминанием о необходимости погашения долга.
- Предъявление санкций согласно условиям договоров. При отсутствии соответствующего положения в документе санкции предъявляются по 1/300 ставки рефинансирования, начисляемой за каждый день просрочки.
- Подача иска в судебные органы.
Принятие своевременных мер позволяет определить задолженность как истребованную, что позволяет списать ее через 3 года после наступления просрочки. В отношении долгов работников комиссия устанавливает все случаи просрочки и выносит предложения по ее погашению.
Пример #1. Обнаружение долга работника после инвентаризации
Рассмотрим пример обнаружения долга работника. В ходе проведения ежегодной инвентаризации расчетов с 1 по 30 ноября 2015 года в компании ООО «Альт» установлен факт отсутствия отчета работника Миронова К. М. по выданным ранее суммам. Выдача под отчет производилась 22 сентября с целевым назначением на командировочные расходы.
В ходе проверки установлено, что отсутствие авансового отчета вызвано утерей документов. Комиссия постановила: обязать Миронова К.М. предоставить отчет на основании командировочного удостоверения с выплатой сумм, положенных при утере документов; разницу внести в кассу как остаток средств, полученных под отчет.
Ведомости можно оформить в ручном или машинописном виде с заверением документа подписями с расшифровками. Результаты ревизии считаются действительными при условии участия в инвентаризации всех членов, указанных в приказе.
Действия по окончании ревизии
Результаты инвентаризации, проводимой перед составлением бухгалтерского баланса, отражаются в отчетности. Для иных случаев предусмотрен порядок отражения выявленных результатов в месяце издания акта. По результатам инвентаризации главный бухгалтер предприятия группирует дебиторскую задолженность и производит ряд действий:
|
Категория задолженности |
Принимаемые меры |
| Задолженность, сроки платежа по которым не наступили | Действия по истребованию надежной задолженности не предпринимаются |
| Долги партнеров с просрочками обязательств, погашение сумм по которым имеет высокую вероятность поступления | Контрагенту направляется письмо с просьбой оплатить сумму долга |
| Производится отсрочка (отложенный платеж) погашения долга по просьбе партнера | |
| Задолженность сотрудников сроком более месяца | Сумма признается доходом работника и включается в счет полученного аванса |
| Долги признаны сомнительной к погашению задолженности | По сумме долга создается резерв |
| Задолженность выделена как безнадежная к возврату | Суммы направляются на списание с баланса |
Отнесение задолженности к безнадежной производится предприятием самостоятельно. Основаниями служат:
- Сомнения в платежеспособности дебитора.
- Отсутствие дополнительных гарантий.
- Процедура банкротства, возбужденная в отношении контрагента.
- Ликвидация компании – наличие поданного в ИФНС уведомления или факт исключения из реестра.
- Принятие судом решения об аресте имущества или счетов лица.
Списанию подлежит только задолженность с просрочкой по условиям договоров после истечения срока исковой давности. Для списания долга издается приказ руководителя.
Использование результатов инвентаризации для создания резерва
Компания, получившая по результатам инвентаризации данные о наличии сомнительной к погашению задолженности компания, формирует резерв в соответствии с ПБУ 8/2010. Порядок списания сумм для налогообложения определен в ст. 266 НК РФ.
Рассмотрим пример создания резерва по сомнительным долгам. По результатам проведения инвентаризации расчетов с дебиторами на предприятии ООО «Флажок» была выявлена просроченная задолженность по состоянию на 1 июня 2016 года. Сумма долга 45 800 рублей образовалась в результате просрочки оплаты покупателя за отгруженный товар. Срок платежа по договору – 1 февраля (свыше 90 дней).
По результатам инвентаризации на предприятии был создан резерв по сомнительным долгам: Дт 91/2 Кт 63 на полную сумму долга 45 800 рублей. В налоговом учете задолженность в полном объеме включается в резерв в соответствии со ст. 266 НК РФ.
Актуальные вопросы и ответы по инвентаризации дебиторской задолженности в организации
Рассмотрим наиболее востребованные запросы по теме.
Вопрос №1. Какой источник используют для списания сумм безнадежной дебиторской задолженности, если резерв не покрывает полностью издержки?
Сумма списывается за счет резерва в пределах его величины. Непокрытая фондом сумма относится на прочие расходы предприятия (счет 91/2). Списанная сумма отражается на забалансовом счете 007.
Вопрос №2. Можно ли списать безнадежную задолженность по результатам инвентаризации, в ходе проведения которой выяснился факт ликвидации должника?
Задолженность ликвидированного должника списывается до истечения срока исковой давности. Основанием служит не акт инвентаризации, а документы, указывающие на исключение кредитора из реестра предприятий, например, выписка из ЕГРЮЛ.
Вопрос №3. Как определяется окончание инвентаризации? Необходимо ли издавать приказ?
Об окончании проведения инвентаризации свидетельствует запись, внесенная в журнал учета контроля выполнения приказов формы ИНВ-23. В журнале производится запись дат начала и конца проведения инвентаризации, фамилий членов комиссии и результат проверки в краткой форме. Специальный приказ об окончании инвентаризации не издается.
Вопрос №4. Сколько времени производится хранение инвентаризационного акта проверки расчетов?
Срок хранения первичных документов бухгалтерского учета – 5 лет. Акт № ИНВ-17 подтверждает обоснованность данных учета, списания задолженности, создания резерва.
Вопрос №5. Какие данные необходимо указать в акте № ИНВ-17?
Данные акта формируются на основании показателей справки, составленной в разрезе счетов аналитического учета. В акте необходимо указать сведения по каждому дебитору, срокам возникновения долга и категории задолженности: без просрочки, с пропуском срока, сомнительной, безнадежной, представленной к списанию. Отдельно в акт вносится информация о признанной задолженности, согласованной с кредитором.
Загрузка...