Подотчетное лицо — это физическое лицо, которому выдаются наличные денежные средства или иных ценностей, с обязательным предоставлением отчета об их использовании.
Кто может быть подотчетным лицом?
Подотчетными лицами могут быть работники предприятия, которым разрешено получать наличные денежные средства через кассу предприятия или поступления безналичным путем на расчетный счет. Денежные средства необходимы для оплаты каких либо расходов, которые связаны с деятельностью работодателя. Подотчетным лицом должен быть штатный сотрудник или работник, который работает на предприятии по гражданско-правовому договору.
Подотчетное лицо получает денежные средства по расходному кассовому ордеру. За использование полученных денежных средств подотчетное лицо должно отчитаться с помощью оформления соответствующего авансового отчета и в обязательном порядке должен приложить к отчету расходные документы, которые подтверждают их расходование. На основании представленного авансового отчета бухгалтерия принимает к учету расходы и производит полный расчет с подотчетным лицом, если было потрачено больше, чем выдавалось денежных средств подотчетному лицу.
Руководитель предприятия назначает подотчетных лиц на основании издания приказа. С начало создается конкретный список подотчетных лиц, которым будет разрешено получать денежные средства в подотчет, и только потом уже издается приказ. Если в процессе деятельности происходит изменение в списке подотчетных лиц, это так же необходимо зафиксировать приказом.
Общие правила оформления выдачи подотчетных денежных средств
Выдача подотчетных денежных средств производится обязательно в той последовательности, которая указана в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.
В данном случае подотчетное лицо должно:
- Написать заявление на получение денежных средств, в заявлении обязательно указывается сумма, которую планируется израсходовать, на какие цели, на какой срок, на какую дату нужны денежные средства;
- Отнести заявление руководителю предприятия для проставления визы, которая свидетельствует, что выдача денежных средств правомерна и он дает свое разрешение на их выдачу;
- Получить наличные денежные средства через кассу предприятия по расходному кассовому ордеру. Расходный кассовый ордер должен быть оформлен по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (п. 6 Указания N 3210-У). Или получение денежных средств в безналичной форме, путем перечисления их на банковскую карту;
- В течении трех рабочих дней после окончания срока, который указан в заявлении, необходимо предоставить авансовый отчет по использованию предоставленных денежных средств. Авансовый отчет необходимо предоставить в бухгалтерию. К авансовому отчету так же прикрепляются расходные первичные документы, которые подтверждают факт расходования предоставленных средств.
В случае выполнения указанной последовательности действий по предоставлению денежных средств и отчета по их использованию, но подотчетное лицо потратило еще свои личные денежные средства, так как предоставленных предприятием не хватило, тогда имеет место обычный перерасход. В такой ситуации бухгалтерия проверяет предоставленный авансовый отчет, и если действительно выявлено, что произошел перерасход, тогда работодатель возвращает работнику сверх потраченные личные средства.
Читайте также статью ⇒ Если подотчетное лицо не отчиталось в срок.
Приведем пример:
Офис-менеджеру Кучерявой Елене Владимировне выдано в подотчет денежные средства в размере 5000рублей для закупки продуктов, необходимых для проведения совещания советов директоров. Кучерявая Е.В. купила все необходимое и на кассе при оплате продуктов оказывается, что она не вложилась в сумму 5000 рублей, она заплатила 6750 рублей. Для того, что бы оплатить все продукты она добавила свои личные денежные средства.
По возвращению на работу, она составила авансовый отчет, и после проверки предоставленного отчета Кучерявой Е.В. вернули потраченные свои денежные средства в размере 1750 рублей.
Как правильно возместить затраты сотруднику
Если подотчетное лицо нарушило установленную последовательность по предоставлению подотчетных денежных средств и при этом потратил свои денежные средства на нужды предприятия, и при этом уверен, что предприятие ему возместить затраты. Но в данной ситуации не так, при нарушении выше указанной последовательности, потраченные личные денежные средства ни как не относятся в подотчетным. Ведь в такой ситуации сотрудник действовал от своего имени, и не факт, что руководитель может одобрить данную покупку. Такие ситуации возникаю, когда сотрудник предприятия не согласовывает свои действия с руководителем предприятия. Например, такая ситуация может возникнуть , тогда когда менеджер по работе с клиентами провел переговоры в дорогом ресторане и при этом оплатил ужин сам и хочет, что бы предприятие ему возместила расходы, но руководитель не согласовывает данные расходы, так как можно было их перевести в другом месте, где значительно дешевле обошелся бы ужин.
Прежде чем тратить свои личные денежные средства сотрудник должен их с начало согласовать с руководителем компании, при этом составить заявление на возмещение понесенных затрат и приложить к заявлению первичные документы.
Если руководитель одобряет возмещение понесенных затрат, тогда на предприятии должен быть издан приказ или распоряжение о выплате компенсации работнику.
Для того, что бы контролирующие органы не имели повод для претензий, тогда на предприятии издается общий приказ, в котором отражается порядок возмещения подобных затрат. В приказе указывается максимальная сумма, которую подотчетные лица могут потратить, на какие цели, срок, в течении которого будет произведено возмещение затрат. Приказ в обязательном порядке заверяется руководителем предприятия, а так же проставляют свою подпись все заинтересованные лица, что свидетельствует, что они ознакомлены с данным приказом.
Действия бухгалтера при получении документов для произведения возмещения затрат сотруднику:
- Проверить правильность оформления первичных документов, если документы выписаны на имя компании, тогда видно, что работник действительно закупал ценности для нужд предприятия;
- Оплачивать НДФЛ или нет с перечисленных денежных средств работнику. Так как работник не получил никакой экономической выгоды с полученной компенсации, то и доходом нельзя назвать полученные суммы и НДФЛ уплачивать не нужно;
- Обязательно оформить данную выплату необходимо расходным кассовым документом.
- Произвести соответствующие проводки в бухгалтерском учете : при выдаче средств работнику Дт 73 Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.
Пример:
Коммерческий директор ООО «Колос» Кондратенко И.И. находиться на презентации товара поставщика. Он решил приобрести партию небольшую пробную партию товара, только для начала он это решение согласовал с генеральным директором предприятия в телефонном режиме, на что был положительный ответ. На покупку он потратил 37896 рублей из собственных денежных средств.
Читайте также статью ⇒ Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса.
Первичные документы были оформлены на ООО «Колос» и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.
Бухгалтер отразил в учете следующие записи:
Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;
Дт 19 Кт 73 — 5 411, 75 руб. — отражен входящий НДС;
Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.
На практике многои бухгалтера требуют заполнения авансового отчета, так как это является дополнительным документом для подтверждения того, что сотрудник потратил личные средства, на покупку товара для целей предприятия.
Загрузка...