Электронный больничный лист в 2024 году: инструкция для работодателя и сотрудника

Электронные больничные с 2024 года прочно войдут в нашу жизнь. Они станут обязательными для выдачи работающим гражданам, и только они будут основанием для оплаты дней нетрудоспособности. Кроме того, с 2024 года изменится порядок работы с электронными больничными листами, что, как предполагается, упростит работу бухгалтеров и кадровиков в части оформления листков нетрудоспособности.

Новые правила выдачи электронных больничных с 2024 года

Поскольку законодатели ввели и утвердили порядок работы листков нетрудоспособности, их выдача осуществлялась исключительно по заявлению и по согласованию с пациентом. То есть, если компания имела возможность оформить больничный лист в электронном виде, и сотрудник отказывался от бумажного варианта, ему выдавали лист с электронным номером. Если компания не могла обеспечить взаимодействие с соцстрахом по ТКС, она заранее уведомляла своих сотрудников о том, что они вынуждены брать бумажные документы.

Однако скоро больничный лист на бумаге уйдет в прошлое, поскольку он действителен для крайне ограниченного числа пациентов. С 2024 года больничные листы станут электронными: для их получения больше не требуется согласие граждан или работодателей.

Отказ от бумажных документов объясняется тем, что электронные версии невозможно потерять или изменить, их сложнее подделать. Кроме того, благодаря им значительно сокращаются сроки обработки информации, касающейся расчета и оплаты дней болезни.

Взаимодействие с ФСС – нововведения 2024 года

С 01.01.2024 только электронный больничный лист является основанием для выплаты пособия из ФСС. Именно поэтому работодатели должны заранее убедиться, что они обеспечивают электронное взаимодействие с фондом. Это можно сделать несколькими способами:

• через личный кабинет страховщика на сайте ФСС, после регистрации на портале «Госуслуги»;
• через бесплатную программу «Подготовка расчетов для ФСС», загружаемую с сайта ФСС;
• через использование бухгалтерских программ, в том числе платных, предоставляющих возможность работы с “электронной больницей”;
• с помощью сервиса электронного взаимодействия «Социальный электронный документооборот» (СЭДО).

Первые три метода уже известны работодателям, а вот последний совсем новый — сервис будет опробован в работе только в следующем году. И если раньше номер электронного больничного предоставлял сам работник, то с нового года с помощью СЭДО возможно получение информации даже без работника.

Как будут рассчитывать пособия по электронному больничному с 2024 года

Начисление пособия по электронному больничному листу с 01.01.2024 будет происходить проактивно (т.е не сообщается). Это новый термин во взаимодействии Фонда социального страхования и работодателя и означает, что тот же социальный страховой будет инициировать предоставление и выплату денег за дни нетрудоспособности. Исключением будет пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, процесс оформления останется здесь.

Пособие по временной нетрудоспособности

Назначение и выплата пособий из средств ФСС по электронным больничным листам с 2024 года будет проходить в следующие этапы:

1. Обращение застрахованного лица в медицинское учреждение, как и прежде, будет сопровождаться листком нетрудоспособности, но, как мы уже сказали, исключительно в электронном виде. Этот документ будет загружен в Единую информационную систему ФСС.
2. Фонд направит уведомления о страховом случае работодателю и самому работнику в личный кабинет на портале «Госуслуги».
3. При закрытии стационара ФСС требуется сообщить работодателю и организовать назначение и оплату дней нетрудоспособности.
4. Если соцстрах не имеет достаточных данных для распределения пособий, он направляет запросы на получение в Пенсионный фонд и непосредственно работодателю.
5. Работодатель должен будет ответить фонду в течение 3 рабочих дней с момента получения информации о прекращении больничного.
6. На основании полученных данных (относительно трудового стажа, оклада за последние 2 года, ставки, районного коэффициента и так далее) соцстрах рассчитает пособие и перечислит его застрахованному. Вся необходимая для назначения и оплаты информация будет вноситься в Информационную систему Единого государственного социального обеспечения (ЕГИССО), откуда будет направляться гражданам в ЛК на портале «Госуслуги».

Отметим, что информацию об открытии и изменении электронных больничных листов с 2024 года, например о закрытии, продлении, направлении работника на медико-социальный визит, работодатель будет получать через SEDO.

Пособие по беременности и родам

Назначение и выплата пособия БИР также происходит на основании выданного больничного листа. Напомним, что врач в общих случаях оформляет его сразу на 140 дней. В зависимости от того, сколько детей ждет будущая мама, срок нетрудоспособности продлевается.

Взаимодействовать в 2024 году будем по представленной схеме:

1. Сразу после выписки электронного больничного листа с 1 января 2024 года ФСС уведомляет об этом работодателя и направляет запросы на расчет.
2. В этой ситуации работодатель вправе не сразу реагировать на запрос фонда, а только после того, как сотрудница напишет заявление на отпуск по беременности и родам. Это связано с тем, что многие женщины при благоприятном течении беременности продолжают работать практически до родов и, как следствие, уходят в отпуск гораздо позже назначенного врачом дня.
3. ФСС узнает от работодателя, что отпуск оформляется на меньшее количество дней и на основании полученных данных рассчитает и выплатит пособие по БиР.
4. В случае осложненных родов врачи в 2024 году в электронном виде будут оформлять дополнительные больничные листы. Их оплата будет производиться по схемам, описанным выше.

Единая ставка пособия по беременности и родам

Для получения пособия при рождении ребенка родителям больше не нужно писать заявление и подтверждать, что один из родителей не подавал его ранее. С 2024 года ФСС становится известно о появлении ребенка из ЗАГСа, после внесения соответствующей регистрации в ЕГРЮЛ.

Как только отчет появится, ФСС направит запрос в Пенсионный фонд, чтобы получить информацию о месте работы родителей и проверить, выплачивалось ли пособие на ребенка. Получение пособия зависит от профессии родителей:

• Если оба родителя работают по трудовому договору, пособие выплачивается одному из них, чаще всего матери.
• Если только один из родителей работает, он будет получать пособие.
• Если родители не зависят от какого-либо работодателя, пособия будут выплачиваться через учреждения социального обеспечения.
• В случае отсутствия данных для назначения пособия (например, по районному коэффициенту) ФСС может обратиться к работодателю. Последний должен ответить в течение двух рабочих дней с момента получения запроса.

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

Тот же работодатель будет информировать ФСС о необходимости выплаты пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет, от имени которого работники продолжат писать заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и назначении соответствующего пособия. В течение 3-х рабочих дней с момента получения заявления Застрахованный должен направить в ФСС форму «Сведения для назначения пособия». Обратите внимание, что отправка является одноразовой; ежемесячно заполнять и сдавать в ФСС не нужно.

При получении реестра соцстрах назначает пособие и выплачивает его за весь период. Деньги, выделенные соцстрахом на обеспечение ребенка до 1,5 лет, фонд перечисляет на карту МИР.

Как изменится порядок расчета электронных больничных с 2024 года

С 1 января 2024 года глобальных изменений в начислении пособия на основании электронного больничного не будет. При расчете сумм за первые три дня болезни работодателям придется учитывать следующие законодательные изменения, влияющие на размер пособия:

• Повышение минимальной заработной платы до 13 617 руб.
• Увеличен максимальный отпуск по болезни. Так как в 2024 году пособие будет выплачиваться исходя из заработка 2020 и 2021 годов, то для расчета максимального больничного нужно будет взять цифры 912 000 рублей и 966 000 рублей. — основные максимальные лимиты, установленные на эти годы. На 2024 год законодатели установили планку в 1 032 000 рублей. С базы выше этого показателя взносы в ВНиМ не начисляются и, следовательно, для расчета пособия сумму превышения учитывать не следует.
• Общий порядок расчета пособий, выплачиваемых как работодателем, так и ФСС, по-прежнему соответствует закону №. 255-ФЗ в последней редакции.

Проверка ФСС по электронному больничному листу с 1 января 2024 года

Переход на электронный больничный с 2024 года и начисление пособия фондом повлечет за собой усиление контроля за полнотой и достоверностью сведений, представляемых работодателем. Ведь малейшая ошибка может привести к тому, что сумма пособия будет рассчитана неправильно:

• заниженная сумма нарушает права работника;
• завышенная сумма приведет к чрезмерному расходованию государственных средств.

В первом случае возмещение может быть пересчитано даже по желанию работника. А вот второй случай чреват различными наказаниями для страхователя в виде штрафов и возмещения излишне понесенных фондом расходов. ФСС сможет проверить информацию, полученную от работодателя, направив запросы в ПФР, налоговые органы и другие госорганы.

Памятка «Как организовать работу с электронным листком нетрудоспособности (далее — ЭЛН) в организации»

Шаг один

Приобретите расширенную квалифицированную электронную подпись УКЭП. Только этот тип подписи можно использовать при работе с ЭЛН1. УКЭП выдается должностному лицу, которое будет работать с ЭЛН. УКЭП выдается удостоверяющими центрами, аккредитованными Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Шаг 2

Установить программу взаимодействия с ФСБ России. Выберите программное обеспечение, с помощью которого вы будете обмениваться информацией с ФСС России. Есть несколько способов стать участником информационного взаимодействия:

1. Создать личный кабинет страхователя на сайте фонда. Сделать это можно только через личный кабинет юридического лица на портале «Госуслуги». Если у вашей организации нет учетной записи, выполните следующие действия: Создайте личную учетную запись.
2. Подключиться к услуге «Электронный социальный документооборот» (далее — СЭДО). Сервис позволяет оперативно получать уведомления об открытии и закрытии ЭЛН от ФСС России. Кроме того, система автоматически отправляет всю необходимую информацию по больничным листам от работодателя в ФСС России. Подключиться к SEDO можно, перейдя по ссылке, а также через бухгалтерские программы.
3. Скачать программу подготовки расчета ФСС, доступную на сайте фонда.
4. Использовать возможности бухгалтерских программ («1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ Контур», «Компас-СПб» и др.), разработчики которых обеспечили взаимодействие работодателей с ФСС России.

Шаг 3. Назначьте человека для работы с ЭЛН

Лицо, ответственное за работу с ЭЛН, назначается приказом. Только в этом случае уполномоченное лицо может подписать АНО своей электронной подписью [6]. Управляющим может быть бухгалтер, главный бухгалтер или непосредственно руководитель компании.

Шаг 4. Разработайте порядок работы с АНО

Четкая последовательность действий важна как для сотрудников, так и для лица, ответственного за работу с ЭЛН. Во избежание конфликтов порядок может быть следующим:

• установить в любом локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка);
• оформить отдельной инструкцией или
• утвердить положение.

При разработке регламента обратите внимание на следующие моменты:

• работник сообщает номер ЭЛН работодателю любым доступным способом: по телефону или электронной почте. Нет необходимости предъявлять распечатки или купоны;
• с 2024 г:

• не оформлено заявление на использование льготы;
• работник не дает письменного согласия на регистрацию АНО;
• сократится срок передачи в ФСС России сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, — он составляет три рабочих дня, теперь на это отводится пять рабочих дней (считая со дня, когда работодателю стало известно о закрытом больничном).

• если работодатель передает неверные сведения в ФСС России и это приводит к излишнему накоплению пособия, ему придется возместить переплату [9].

Для сотрудников можно разработать напоминание, подсказывающее, что им следует делать при открытии больничного листа в электронном виде:

Памятка для сотрудника

1. Сообщить номер ЭЛН работодателю любым способом (указать, кому работник может сообщить этот номер, по какому номеру телефона или на какой адрес электронной почты).
2. Отслеживайте статус своего больничного листа и этапы начисления пособия на портале «Госуслуги» (для этого необходимо заранее создать подтвержденный аккаунт).
3. Попросить врача сделать выписку из ЭНО (если нет аккаунта на портале «Госуслуги» и сотрудник хочет сохранить информацию).

Ответственность за нарушения, совершенные при сотрудничестве с ЭЛН

Можно сказать, что переход на электронные больничные листы полностью завершен. Окончание переходных фаз венчают новые санкции, введенные с января 2024 г:

Российские законодатели запланировали полный переход на электронный больничный с 2024 года, что наверняка будет сопровождаться множеством вопросов со стороны страхователей и льготников. Надеемся, что разрешение возникших сложностей не займет много времени, и последующее совершенствование электронного взаимодействия всех государственных структур и работодателей позволит работающим гражданам получать деньги за дни нетрудоспособности, отпуск по беременности и родам и пособие при рождении своевременно и в правильно рассчитанной сумме.