На практике часто возникают ситуации, когда получение товара у продавца доверителю приходится поручать третьему лицу (сотруднику организации или даже не входящему в штат человеку): водителю, экспедитору, грузчику и т.д. Для таких случаев и предусмотрена доверенность.
Виды доверенностей, и в каких случаях они необходимы
Определение доверенности содержится в 185 ст. ГК РФ. В соответствии с ним, это письменно оформленное полномочие на представительство одним лицом за другое лицо перед третьими лицами. Иными словами, доверенность представляет собой документ, фиксирующий передачу полномочий доверителя сотруднику организации (и не только) на получение у продавца каких-либо товаров.
К заполнению всех реквизитов доверенности стоит подходить серьезно: при наличии малейших расхождений поставщик может попросту не отпустить продукцию, так как передача ее неустановленным лицам чаще всего чревата отказом оплаты покупателя и судебными разбирательствами.
Существует несколько типов доверенностей.
| Порядковый номер | Название | Пояснения |
| 1 | Генеральная | Неограниченная доверенность на представительство фирмы в самых разных сделках; такие права передаются сотруднику, наделенному широкими полномочиями, на определённый (как правило, достаточно продолжительный) временной отрезок. |
| 2 | Специальные | Выписываются на совершение доверенным представителем каких-то однородных действий в течение ограниченного временного промежутка. |
| 3 | Разовые или единовременные | Выдаются для совершения определенной единственной операции или сделки. |
Доверенность – это документ, необходимый покупателю, как гарантия того, что товар будет отпущен и доставлен в надлежащем виде, а продавцу – как доказательство передачи продукта действительно представителю оплатившей (заказавшей) его компании, а не «левому» человеку.
На практике бывают ситуации, когда при налоговой проверке у ревизоров возникают вопросы по поводу отсутствия либо неправильности заполнения бланков доверенностей по каким-то операциям. Но применять к организации санкции за это неправомерно, так как доверенность не является первичным документом и, соответственно, не входит в круг контролируемых налоговой инспекцией бланков.
На кого возможно выписывать доверенности на получение товара
В соответствии с 182 ст. ГК РФ, если не сам руководитель компании-покупателя приезжает за товаром, любое иное представляющее его лицо обслуживается на основании доверенности.
Чаще всего доверенность выписывают на сотрудников организации: логистов, сотрудников отдела реализации, маркетологов, водителей и т.д. Но законом не запрещена передача полномочий и третьим лицам, не входящим в состав штата организации. В этом случае, конечно, существует риск неполучения продукта в надлежащем виде или в полном объеме и последующие проблемы с возмещением ущерба за счет виновного лица, не обремененного материальной ответственностью.
Кто вправе выписывать доверенность
Доверенность оформляет руководитель компании, юрист, секретарь, бухгалтер либо любой другой специалист. Главное условие: кто бы ее не выписывал, заверение документа подписью руководителя обязательно. А вот проставление печати с 2016 года уже не является базовым требованием.
Срок действия доверенности
Доверенность может выдаваться на любой срок. На практике самый большой временной промежуток, который встречается – это три года. Отсчет времени начинается с даты выписки документа, которая является обязательным реквизитом.
Если в доверенности не указан срок ее возможного использования, то он принимается равным году.
Доверенность на получение товара в свободной форме
Постановлением Госкомстата № 71а от 1997 года установлены унифицированные варианты доверенностей – М-2 и М-2А. Но организации вправе составлять подобные документы и в свободной форме. Главное, чтобы в них присутствовали обязательные пункты, такие как:
- Информация о доверенном лице;
- Информация о доверителе;
- Дата составления;
- Срок действия;
- Наличие/отсутствие права передоверия;
- Образцы подписей сторон.
Как правильно заполнить доверенность на получение товара (особенности)
Заполненная с ошибками доверенность скорее всего вызовет подозрения продавца и приведет к ненужным проблемам. Поэтому стоит подробнее остановиться на правилах ее оформления.
Пошаговая инструкция по заполнению
Поэтапное заполнение документа на представительство интересов фирмы при получении товаров выглядит так:
- В заглавии прописывается наименование документа (в нашем случае – «Доверенность на получение товаров», чуть ниже проставляется дата и название города;
- Фиксируются данные о фирме-доверителе: наименование, ИНН, ОГРН, адрес и другие важные характеристики, которые содержатся в учредительных документах;
- Далее предоставляются сведения о руководителе, ведь именно от его лица и будет действовать доверитель, а также данные о документе, на основании которого он работает (обычно это Устав или Положение);
- Затем идет информация (как личного, так и служебного характера) о доверенном лице: данные паспорта, должность и т.д.;
- После этого называются функции, входящие в компетенцию доверенного, в виде четко сформулированных конкретных пунктов; если это возможно, указываются реквизиты договоров, в исполнение которых и совершаются операции;
- Ближе к концу текста указываются сроки действия документа либо проставляется дата, после которой он теряет силу;
- Обязательно приводится образец подписи доверенного лица (с расшифровкой), он подтверждается визой руководителя.
Пример заполнения лицевой стороны
Рассмотрим заполнение доверенности на бланке М-2 – один из самых часто используемых на практике вариантов – на примере.
Пример. Руководитель ООО «СФЕРА» Петров Ф.О. доверяет своему логисту Цой Л.И. получить у поставщика ООО «КУБ» печь по договору поставки. Для этой операции сотруднику выписывается доверенность формы М-2.
Пример заполнения лицевой стороны показан на рисунке:
Отрывной корешок
В бланке М-2 присутствует особенная часть – отрывной корешок. После выдачи основной доверенности он хранится в бухгалтерии. В нем дублируются важные данные документа и указываются характеристики наряда или аналогичного акта.
Пример заполнения оборотной стороны
На обратной стороне перечисляются полученные ценности и проставляется подпись доверенного лица, подлинность которой удостоверяется визой руководителя фирмы-покупателя.
Как оформить бланк доверенности (скачать бланк)
Как уже говорилось выше, доверенность может быть составлена в свободной форме (с указанием обязательных реквизитов, конечно). Многие организации предпочитают выписывать подобные документы на фирменных бланках, где уже указаны ключевые реквизиты компании, пропечатан ее логотип, присутствуют фирменные цвета и т.д. Допустима и печать доверенностей на обычных листах формата А4.
Но на практике многие предприятия используют именно форму М-2, ведь она содержит все необходимые к заполнению поля и имеет удобную структуру.
Существует и другой вариант – форма М-2 а, отличие которой в том, что здесь нет открепительного корешка.
Образец доверенности на получение товара 2024 года (скачать образец)
Конкретные примеры всегда облегчают понимание задачи. Лучше всего при изучении вопроса заполнения доверенностей ориентироваться на уже готовые образцы.
Нужно ли вести учет выданных доверенностей
В постановлении Госкомстата России от 30.10.97 N 71а содержатся рекомендации по учету выданных доверенностей на получение ТМЦ. Это необходимо, прежде всего, управляющим структурам организации. Так осуществляется контроль за перемещением ресурсов и действиями доверенных лиц.
Правила учета бланков
Бланки учитываются в специальном журнале выданных доверенностей. Существует унифицированная его форма, предложенная в Инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 г. N 17. Но в организации может быть разработан и свой собственный вариант.
В этом журнале учета по каждому документу указываются следующие его характеристики:
- Номер;
- Дата составления;
- Срок действия;
- Должность и ФИО доверенного человека;
- Название компании-продавца;
- Номер и дата наряда;
- Подпись доверенного представителя покупателя;
- Данные об исполнении поручения по документу.
Листы журнала нумеруются и прошиваются. Хранится он у лица, на которое возложена обязанность оформления доверенностей.
Причины отказа в выдаче ценностей
Существует ряд причин, связанных с оформлением доверенности, по которым покупатель может отказать доверенному лицу в выдаче товаров. К ним, например, относятся:
- Истечение срока действия документа;
- Отсутствие даты составления доверенности (без этого элемента она теряет силу) либо другого важного реквизита;
- Отсутствие паспорта на руках у доверенного представителя в момент получения груза, и соответственно, невозможность сверить данные удостоверяющего документа с данными доверенности;
- Нарушение правил заполнения доверенности;
- Присутствие исправлений и помарок в тексте.
Вот почему к составлению документа стоит подходить серьезно и ответственно. По сути он проверяется дважды: при выписке в организации-покупателе и при отпуске товаров сотрудниками организации-продавца.
Простая и генеральная доверенность — в чем разница
Простая доверенность предполагает делегирование полномочий на совершение каких-то конкретных, часто разовых, действий. Генеральный же документ наделяет доверенное лицо правом совершать широкий спектр операций от имени организации-доверителя. Конечно, действия такого сотрудника ограничиваются законодательными рамками, и он не должен использовать полученные полномочия в личных интересах. Как правило, такая доверенность выдается на длительный период – минимум на год.
Как оформить генеральную доверенность
Строгого бланка генеральной доверенности не существует. Она может быть составлена в свободной форме – напечатана или написана от руки не важно. Но основные реквизиты (такие как дата составления, сведения о доверителе и доверенном лице и другие) обязательно указываются.
Вместо перечня получаемых по конкретным договорам поставки ТМЦ здесь используются более глобальные формулировки. Например, можно прописать наделение сотрудника правом представления интересов компании в отношениях с любыми поставщиками при приемке ТМЦ, в том числе удостоверить его представительство при подписании накладных, определении соответствия товаров качественным и количественным требованиям и т.д.
Учет генеральных доверенностей
Учет генеральных доверенностей целесообразно вести в отдельном журнале. Ведь характеристики по таким документам будут существенно отличаться от характеристик обычных доверенностей.
Кто может выступать уполномоченным лицом
Уполномоченным лицом может выступать как сотрудник организации, так и человек, не входящий в штат компании. В последнем случае возможны различные проблемы: от отказа поставщика в выдаче товара до проблем с возмещением возникшего ущерба по причине отсутствия у не работающего в организации лица материальной ответственности перед ней.
Как аннулировать доверенность
Необходимость аннулирования доверенности до окончания срока ее действия может быть обусловлена разными причинами. Самая частая из них – увольнение сотрудника. Бывает и такое, что лицо попросту теряет доверие руководства, не справляется со своими обязанностями и т.д. Иногда доверенный представитель сам изъявляет желание освободиться от полномочий.
Важно! В этом случае в организацию поставщика направляется письменное уведомление о прекращении действия доверенности. В нем указывается номер и дата документа, данные о бывшем доверенном лице, а часто еще и причина аннулирования.
Загрузка...