Этот документ служит для обозначения прав, обязанностей и ответственности специалист, задача которого – обеспечивать предприятие материалами, закупать сырье и средства для его работы.
Должностная инструкция специалиста по закупкам: функции
Суть должностной инструкции – закрепление в юридическом плане прав, обязанностей и границ ответственности специалиста, который назначается на должность. Этот документ формирует законные основания для того, чтобы работодатель мог использовать по отношению к этому сотруднику меры дисциплинарного характера, если не выполняются оговоренные в инструкции обязанности.
Другая важная функция инструкции – регламентировать работу сотрудника с учетом поставленных задач и имеющихся ресурсов. Это позволяет специалисту точно знать, что от него требуется. Соответственно, качество его работы повышается на порядок по сравнению с ситуацией, когда должностная инструкция на прописана.
Важный момент: в ведении специалиста по закупкам – сложные вопросы, связанные с тем, чтобы компания всегда была обеспечена нужным объемом сырья, материалов, товаров, необходимых для функционирования компании.
С этой точки зрения регламентировать работу специалиста означает — создать условия для того, чтобы вся компания работала эффективно.
Должностная инструкция специалиста по закупкам
В должностной инструкции сотрудника, отвечающего за закупки, присутствуют основные разделы:
- посвященные общим положениям;
- описание должностных обязанностей;
- изложение прав, которыми обладает сотрудник;
- формулировки ответственности, которые он несет в случае, если обязанности не выполняются должным образом.
Возможны дополнения, которые уточняют требования к квалификации специалиста. Их, как правило, включают в общие положения. Однако, когда на данной должности предусмотрена сложная работа, то такие требования могут отображаться в соответствующей главе, расположенной отдельно.
В разделе общих положений отражается:
- что человек, отвечающий за закупки, является рядовым сотрудником, входит в категорию специалистов;
- как происходит назначение на эту должность;
- каким образом сотрудник замещается, если он отсутствует на рабочем месте;
- какой квалификацией должен обладать специалист по закупкам;
- какие источники он может использовать, выполняя свою работу.
Раздел, посвященный должностным обязанностям, определяет:
- какие задачи сотрудник должен решать в отношении поставщиков, клиентов, партнеров;
- какой круг задач связан с сотрудничеством с коллегами по предприятию;
- какие задачи относятся исключительно к функциям данного сотрудника, и он может решать их только сам;
- в каком порядке сотрудник должен предоставлять отчеты о своей работе;
- какие обязанности имеет сотрудник в плане выполнения приказов руководителей.
Раздел, посвященный правам специалиста, отображает:
- какие полномочия ему даются, чтобы он мог выполнить свои должностные обязанности;
- каким образом он может получать сведения, которые нужны ему для реализации своих задач;
- каким образом он получает необходимые ресурсы, чтобы выполнить свои обязанности по должности;
- как он представляет руководителям свои предложения, касающиеся улучшения условий работы – своей и других сотрудников компании, а также в отношении инфраструктурных вопросов.
Раздел, где оговариваются вопросы ответственности специалиста, может включать:
- какую ответственность он несет, если нарушит свои должностные обязанности, не будет выполнять приказы руководителей, разгласит коммерческую тайну или другую информацию конфиденциального характера, а также нарушит законы страны;
- список нормативно-правовых актов или законодательных сфер, которые определяют, какой ответственностью обладает данный сотрудник.
При желании кадровой службы внести в документ специальный раздел, где оговариваются квалификационные требования, в него можно включить список критериев, которые будут дополнять те, что содержат общие положения. К примеру, перечисление, какие конкретные прикладные навыки и качества личности сотрудника нужны, чтобы он мог выполнять свои должностные обязанности.
Порядок утверждения и подписи инструкции
Утверждение документа обычно выполняют руководители компании. Инструкция может быть в виде самостоятельного правового акта: тогда ее подписывает сам руководитель. А также она может являться отдельным приказом.
Факт, что специалист по закупкам с инструкцией ознакомлен, подтверждается его подписью, которую он ставит на копии или же вносит в журнал, где учитываются все должностные инструкции в компании.
Некоторые предприятия имеют практику, при которой инструкция проходит согласование у юриста. В этом случае о ее согласовании свидетельствует подпись юриста на документа или в журнале, где в компании учитываются
инструкции.
В должностной инструкции специалиста по закупкам отображаются описания прав, обязанностей, ответственности, которые относятся к сотруднику на данном месте работы. Важно, чтобы документ был заверен руководителем компании, а специалист подтвердил, что он получил ее.
Загрузка...