Должностная инструкция: порядок оформления

Одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри компании, является должностная инструкция работников. Конечно, компания может ее не делать; претензий от трудовиков не будет. Однако иногда инструкция все же может оказаться очень полезной, например, при конфликтах с работниками или в баталиях с налоговиками из-за расходов.

Так ли должностная инструкция необходима?

Интересно, что в Трудовом кодексе нет термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержанием является не только трудовая функция работника, круг обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования к занимаемой должности.

По данным Роструда, должностные инструкции должны быть разработаны для каждой должности (включая вакантную), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, поскольку в этом документе часто содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. В противном случае, становится невозможным: 

• обосновать отказ от заключения договора; 
• объективно оценить деятельность «новобранца» в течение испытательного срока; 
• распределить должностные функции между работниками; 
• временно перевести работника на другую работу; 
• оценить добросовестность выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно считаться нарушением трудового законодательства и повлечь за собой ответственность. Однако данный факт может привести к негативным последствиям в виде неправомерных решений работодателя из-за отсутствия факта составления указанного документа.

Составление и доработка

Основанием для заполнения содержания должностных инструкций является Справочник о квалификации должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: 

1. «Должностные обязанности».
2. «Должен знать».
3. «Квалификационные требования».

Следует отметить, что документ носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в организациях.

При этом порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не регламентирован. Поэтому работодатель сам решает, как его оформить и как изменить. Инструкция может быть приложением к трудовому договору или утверждена отдельным документом.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового договора. При этом работник должен быть заранее письменно уведомлен о предстоящих изменениях. Только после того, как сотрудник согласился продолжить трудовые отношения, в должностную инструкцию вносятся изменения. Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно внести изменения в этот документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

В случае, если должностная инструкция утверждена в виде отдельного документа, и ее корректировка не предполагает необходимости изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, ознакомив с ним работника письменно. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых выдается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

Формальные признаки

Кроме того, при разработке должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их нахождения в бланках установленного образца. При решении этой задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Обязательные реквизиты инструкции определяются в соответствии с разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. К ним относятся:

• наименование организации — разработчика документа;
• название типа документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему согласно правилам регистрации документов в организации (номер записи должностной инструкции может включать в себя индекс дела (в котором предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) согласно номенклатуре дел организации, условное обозначение наименования вида документа (д/и, например), сведения об исполнителе документа и т.п.;
• место составления или опубликования документа;
• печать утверждения документа — требование, придающее нормативно-правовой характер его содержанию (в общем случае штамп об утверждении должностной инструкции включает слово «Утверждаю» (прописными буквами, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного на утверждение должностной инструкции, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в словесно-цифровой форме));
• текстовое название;
• текст документа;
• отметка о наличии приложений;
• подпись;
• отметка об утверждении документа — требование, выражающее согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего (это требование используется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами);
• визы согласования;
• отметка о заверении копии документа;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

Разрабатываемые проекты инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными лицами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция является внутренним организационно-нормативным документом организации, оригинал (первый экземпляр) которого используется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 допускает постановку виз согласования внизу оборотной стороны последней страницы оригинала документа. По усмотрению организации документ может быть заверен на каждом листе.