Бухгалтер по расчету заработной платы: полный перечень обязанностей

Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы необходима для документального подтверждения его взаимоотношений с руководством организации-работодателя. В ней прописываются основные характеристики должности: порядок подчиненности, задачи, выполняемые работником, его полномочия и другие аспекты. Дополнительным преимуществом является возможность ее применения в административном и судебном разбирательстве, связанном с трудоустройством.

Бухгалтер по заработной плате: ответственность

В обязанности бухгалтера по расчету заработной платы входит решение всех основных вопросов расчета заработной платы с персоналом. В частности, в функциональные обязанности бухгалтера по расчету заработной платы входит:

• прием и контроль документации по основному вознаграждению (заработной плате) и подготовка ее к обработке расчета;
• отражение на счетах учета операций по учету заработной платы;
• расчет налогов и взносов, вытекающих из фонда заработной платы;
• подготовка данных для составления бухгалтерской, статистической и фискальной отчетности по предмету бухгалтерского учета для расчета платежных ведомостей;
• проверка защищенности бухгалтерских документов для расчета заработной платы.

Варианты создания должностной инструкции

В деловой практике чаще встречается следующий формат инструкции:

Основные разделы:

1. Общие сведения.
2. Должностные функции.
3. Официальные права.
4. Возможная ответственность.

Иногда к этим обязательным разделам добавляются дополнительные. Особенно это актуально при составлении инструкций на руководящие должности в крупных компаниях, когда работодатель хочет уточнить какие-то параметры работы. Самые популярные дополнительные детали:

• Условия труда.
• Официальные отчеты.
• Параметры оценки эффективности (KPI).

Внимание! При составлении инструкции может применяться профессиональный стандарт 08.002 «Бухгалтер», утвержденный Минтрудом в конце 2019 г. Он включает в себя общую характеристику профессии бухгалтера.

Общие сведения

Вводный раздел инструкции необходим для документирования общих аспектов. В нем описываются принципы временной замены работника, его приема на работу и увольнения, порядок подчиненности и т. д. Особую роль играют перечисленные в разделе квалификационные параметры: уровень образования, стаж работы, профильные навыки. Они помогают обеспечить прием на работу специалиста, готового выполнять требуемые трудовые действия на хорошем уровне.

Внимание! В профессии бухгалтера важно уметь управлять специализированными программами, а также справочной и юридической системами. Эти необходимые навыки должны быть упомянуты в отдельном параграфе.

Должностные обязанности

Эта часть документирует, какие задачи должен выполнять сотрудник. Часто сюда входят не только профильные обязанности, но и общего характера: работа с документами, консультирование других сотрудников, замена коллег. Кроме того, отдельно прописывается обязанность работника соблюдать установленные работодателем нормы:

• поддержание порядка, 
• соблюдение норм конфиденциальности, безопасности и так далее.

Ответственность

Вопросы, связанные с ответственностью работника за свои нарушения, выходят за рамки инструкций. Это связано с тем, что нормативная база, в соответствии с которой принимается решение о вине и наказании работника, сложна и объемна. К этому добавляются нюансы, связанные с доказательствами, показаниями, действиями адвокатов, если дело будет рассматриваться в суде. Поэтому раздел ограничивается общим перечнем параметров ответственности работника.

Права

В разделе перечислены служебные права, объем и значимость которых зависят от ряда факторов:

• кадровой политики компании, 
• объема решаемых вопросов
• и специфики отрасли.

Он также включает в себя определенные права, характерные для конкретной должности. Поэтому важно, чтобы бухгалтеры имели доступ к специализированным справочно-правовым системам и актуальным версиям бухгалтерских программ, которые должен предоставить им работодатель.

После составления первоначального варианта инструкции начинается процедура ее утверждения. Обычно она включает:

• юрист – проверяет соответствие проекта действующему законодательству;
• сотрудник — проверяет соблюдение правил оформления деловой документации в инструкциях;
• менеджер по персоналу – проверяет соблюдение параметров рабочей документации в инструкциях.

Особенности работы бухгалтера по заработной плате

За ошибки бухгалтера по ЗП расплачиваются управленцы. Поэтому от профессионализма бухгалтера зависит спокойствие главного бухгалтера и директора организации. Частые просчеты в ЗП могут значительно снизить мотивацию персонала.

Навыки и умения бухгалтера по расчету заработной платы должны соответствовать профилю компании. Например, принципы начисления заработной платы вахтовикам и работникам медицинских компаний различны. Это означает, что бухгалтер по расчету заработной платы должен иметь не только общие знания, но и разбираться в тонкостях и нюансах отрасли.

Что должен знать бухгалтер по расчету заработной платы: основные требования

Качество знаний бухгалтера в области расчета заработной платы напрямую влияет на то, как сотрудник подходит к своим должностным обязанностям. Решения, которые принимает специалист в своей текущей деятельности, должны основываться на законодательных и отраслевых нормах.

Основной перечень профессиональных знаний бухгалтера-расчетчика:

• Понимание требований законодательства в области расчета заработной платы. Необходимо понимать особенности начисления заработной платы работникам, работающим по-разному, уметь работать с больничными, учитывать специфику законодательной специфики отрасли и все тонкости договоренностей с персоналом.
• Знание механизмов подготовки налоговой отчетности по заработной плате, соблюдение сроков ее представления.

• Применение формул, способов и способов проверки правильности начисления заработной платы.
• Понимание механизмов документооборота, правил архивирования и хранения документов в данном направлении бухгалтерии.
• Знание того, как отражаются операции по оплате труда в аналитической и синтетической отчетности.

Это минимальный объем знаний. Бухгалтер должен не только владеть ими, но и уметь применять их на практике. Штатный бухгалтер часто совмещает несколько направлений работы, поэтому у него просто нет времени разбираться в нюансах той или иной специальности. Это означает, что расчеты ведутся примитивным способом.

Обязанности бухгалтера по расчету заработной платы: подробнее

Функциональные обязанности бухгалтера по расчету заработной платы зависят от того, как поставлен бухгалтерский учет в организации. Минимальные необходимые навыки, которыми должен обладать бухгалтер:

• Работа с первичной учетной документацией (приказы, табели учета рабочего времени и т.д.).
• Отражение на счетах учета операций по расчету заработной платы.
• Расчет выплат и отчислений, расчет налогов и взносов, вытекающих из фонда заработной платы.
• Контроль за взаимными договоренностями с персоналом.
• Подготовка налоговой отчетности, контроль за соблюдением сроков и правильностью постановки на учет.
• Сбор и анализ информационных данных по запросу руководства компании.
• Оказывать помощь другим работникам в получении информации или справочной информации об их заработной плате и других начислениях и удержаниях.

Навыки и компетенции специалиста лучше всего закрепить в должностной инструкции в виде ответственности. Это поможет работнику понять, чего от него ожидает работодатель. А у руководства компании всегда будет возможность оценить профессиональную квалификацию бухгалтера.

Должностная инструкция бухгалтера по ЗП

В должностной инструкции (ДИ) бухгалтера по расчету заработной платы должны быть подробно описаны все обязанности сотрудника. Такой документ позволяет избежать спорных моментов и регулирует отношения между специалистом и работодателем.

В обязанности бухгалтера должна входить проверка первичной документации, используемой при расчете заработной платы, отражение этих операций в бухгалтерских счетах. Сотрудник должен подготовить справки по форме 2-НДФЛ, рассчитать социальные отчисления и сформировать отчеты. Не лишним будет обязать работника совершенствовать свои знания трудового законодательства в контексте начисления и выплаты пособий, предоставления льгот отдельным категориям работников.

Специфика данного рабочего пространства в том, что бухгалтер имеет доступ к большому количеству персональных данных сотрудников. Поэтому необходимо включить в свои трудовые обязанности пункт о соблюдении законодательства о защите персональных данных и конфиденциальной информации.

Права бухгалтера по ЗП

В должностной инструкции всегда есть раздел, посвященный правам специалиста, осуществляющего расчет заработной платы. В основном они связаны с получением информации и улучшением существующих бизнес-процессов на сайте.

Например, сотрудник имеет право на получение инсайдерской информации, в том числе имеющей статус «коммерческая тайна», если она связана с решением текущих задач.

Бухгалтер может принимать решения в рамках официальных полномочий, предлагать способы рационализации работы или повышать уровень компьютеризации внутренней отчетности по заработной плате.

Ответственность за бухгалтерские ошибки

Требования законодательства регулярно вносят коррективы в должностные обязанности и сферу ответственности специалистов. Появление новых специальных режимов, изменение условий оплаты труда – все это нередко приводит к ошибкам или неправильному выполнению работником своих обязанностей. Как следствие: штрафы, пени, проверки контролирующих органов.

Как правило, в организации ответственность штатного специалиста ограничена трудовым законодательством, а крупные денежные и репутационные потери должен нести предприниматель или главный бухгалтер.