Если праздники обычно запланированы, то болезнь всегда приходит неожиданно. Самое обидное, когда во время отпуска возникает дискомфорт, сбивающий с толку все планы отдыхающего. Для работодателя болезнь работника в праздничные дни также не является обычной ситуацией. Рассказываем, как оформить и оплатить перенос и продление времени ежегодного отдыха из-за оформленного подчиненным больничного листа.
Кто заболел: сотрудник или его ребенок
Если сотрудник принес из отпуска больничный лист, нужно посмотреть, кто заболел — он или его ребенок. Если больничный лист был получен в связи с болезнью ребенка, такой лист оплачивать не нужно. Пособие может быть назначено, если сам работник заболел или получил травму во время своего ежегодного оплачиваемого отпуска (п. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Что делать, если ребенок не выздоровел по окончании отпуска по уходу за ребенком? Тогда работник имеет право оставаться дома даже после окончания периода отпуска. Соответственно, на работу выходят только после полного выздоровления ребенка и закрытия больничного по уходу. В такой ситуации работодатель обязан начислить пособие, но только за те дни, которые пришлись на послеотпускной период. Однако и здесь могут возникнуть трудности.
В п. 40 Приказа Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н сказано, что листок нетрудоспособности не оформляется по уходу в период оплачиваемого ежегодного отпуска. При этом пунктом 41 данного приказа предусмотрено, что больничный лист по уходу за ребенком выдается (открывается) со дня выхода работника на работу.
Работники часто открывают больничный лист по уходу за ребенком в период отпуска (при первом обращении к педиатру по поводу болезни ребенка). Фактически имеет место нарушение положений предыдущего приказа. Также это может быть связано с неосведомленностью работника. Врач, в свою очередь, не зная отпускного статуса родителей, выдает больничный с момента первоначального обращения.
И тут у работодателя возникает вопрос: можно ли на основании такого больничного выплачивать пособия и возмещать их за счет соцстрахования? Эксперты считают, что можно, но больничные выплаты должны начисляться только за те дни ухода, которые пришлись на послеотпускной период. ФСС, конечно, может отказать в возмещении, мотивируя это тем, что больничный лист выдан с нарушениями. Поэтому стоит предупредить своих работающих родителей, чтобы в таких случаях они открывали больничный только после окончания отпуска.
Продление отпуска в связи с больничным
Нормы трудового законодательства позволяют продлевать или переносить дни отпуска, совпадающие с периодом болезни (ст. 124 ТК РФ). Это касается только того случая, когда заболел или получил травму сам работник. Если во время каникул ваш ребенок заболеет, то нет возможности продлить или перенести часть отпуска. Единственное исключение – если внутренними документами компании предусмотрена возможность продления в таких ситуациях (ст. 124 ТК РФ, письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1).
Но здесь есть одно «но». Очевидно, что факт болезни ребенка, как и период его болезни, должен быть подтвержден документом (чтобы работодатель знал, на какой период продлевать отпуск). Этот документ является больничным листом. Но мы только что писали, что в праздники его лучше не открывать. В противном случае у компании могут возникнуть проблемы с возмещением больничных. Возникает резонный вопрос: как быть в этом случае?
Можно, например, попросить врача написать справку, в которой фиксируется время болезни. В этом вам вряд ли откажут, так как у педиатров обычно есть готовые формы для консультаций с детскими садами.
Итак, сотрудник, заболевший в отпуске, выбрал вариант продления отпуска. Требуется ли в этом случае запрос на продление? Нет, в этом нет необходимости. Отпуска продлеваются автоматически (п. 18 Правил, утвержденных Постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169). Поэтому работник, не выходя на работу в назначенный день, может продолжать отдыхать. Но вы должны сообщить работодателю, что вы заболели в отпуске и хотите его продлить. Это можно сделать, например, по телефону.
При этом приказ о продлении отпуска также не требуется, хотя на практике некоторые компании предпочитают его писать. Это не будет считаться нарушением.
Как рассчитать дни продленного больничного
Трудовой кодекс РФ и иные нормативные акты не содержат порядка исчисления периода, на который работнику продлевается отпуск по болезни. В п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Наркомтруда СССР 30 апреля 1930 г. № 169, сказано лишь, что если период болезни начался во время отпуска, то срок возвращения из отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней. Но из этой формулировки сложно понять, на сколько дней тянутся каникулы.
Логично, что это количество больничных дней, совпавших с отпусками. И это не только рабочие дни, но и выходные, выпавшие на больничный. Что делать, если период больничного также приходится на праздничные дни? Нужно ли продлевать отпуск на эти дни? Новых разъяснений ведомств по этому поводу нет, а выводы, содержащиеся в старых письмах, весьма сомнительны. Речь идет о письмах Роструда от 27 декабря 2007 г. № 5339-6-1, ФСС от 5 июня 2007 г. № 02-13/07-4830. В них чиновники утверждают, что в «период продления» входят и отпуска, выпавшие на период больничного.
Однако эксперты не поддерживают этот вариант. Дело в том, что нерабочие праздничные дни не включаются в число календарных дней оплачиваемого ежегодного отпуска (ст. 120 ТК РФ). Следовательно, дни нетрудоспособности, приходящиеся на нерабочие отпуска, не могут быть включены в число дней, в которые отпуска должны быть продлены. Поэтому отпуска должны быть продлены на все дни болезни, за исключением праздничных дней.
Перенос ежегодного отдыха из-за больничного листа
Другой вариант – перенести отпуск на другой период. Здесь следует отметить, что этот вариант можно использовать только в том случае, если достигнута договоренность с работодателем о сроках перевода. Это следует из формулировки ст. 124 ТК РФ.
Если руководство против переноса или не согласно со сроком, на который работник желает перенести часть отпуска, отпуск продлевается, а не переносится. В этом смысле сотруднику лучше заранее обсудить со своим руководителем возможность переноса (например, во время телефонного разговора, когда он звонит, чтобы сообщить о факте своей болезни). И уже в первый день выхода на работу после праздников написать заявление о переводе.
На основании такого заявления нужно составить приказ о переносе отпуска. Поскольку об отсрочке выдачи лицензии издается отдельный приказ, то нет необходимости вносить изменения в первоначально изданный приказ о выдаче лицензии.
Больничный во время отпуска
Больничный лист, который работник принес после отпуска, должен быть оплачен в любом случае (если ребенок болел, оплата будет только за те дни, которые не совпали с «отпускным» периодом). Кроме того, пособие назначается за все календарные дни болезни, включая выходные и праздничные дни (п. 8 ст. 6, п. 1, п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Что касается отпускных, то пересчитывать их нужно только в том случае, если работник решил перенести свой отпуск по болезни. Ведь в этом случае считается, что часть заявленного отпуска (часть, приходящуюся на больничные) вы не использовали по плану, но уже получили за него оплату. Итак, можно сказать, что компания слишком много заплатила, и работник обязан вернуть часть ранее полученных отпускных.
Обычно деньги не выплачиваются, а организация просто уменьшает следующие суммы, причитающиеся работнику (например, из суммы очередной зарплаты). В этом случае лучше всего получить письменное согласие работника на такое “возвращение”. Когда работник отрабатывает отложенные дни отпуска, он должен заново получить отпускные.
Учет отпусков, перенесенных по болезни
В бухгалтерском учете необходимо сторнировать часть отпускных (напоминаем, речь идет о ситуации, когда работник принимает решение о переносе «лишних» отпускных дней на будущее). Это необходимо сделать в тот момент, когда работник подает заявление о переносе отпуска вместе с больничным, и организация накапливает больничный на основании листа.
Что касается налогового учета, то сумма отпускных, как известно, связана с величиной заработной платы (п. 7 ст. 255 НК РФ). Если отпускные впоследствии пересчитываются в меньшую сторону, как это сделать в налоговом учете? За счет уменьшения ранее учтенных расходов или за счет отражения суммы перерасчета (возмещенной работником) в составе внереализационных доходов?
Мнения экспертов расходятся. К сожалению, четких разъяснений от официальных лиц на этот счет нет. Есть только одно старое письмо Минфина России от 12.03.2009 № 03-03-05/224, в котором чиновники в подобных случаях советуют включать суммы компенсаций в доходы.
Поскольку ясности в этом вопросе нет, компания может выбрать любой из вариантов и зафиксировать это в своей учетной политике. Либо обратитесь в свою налоговую инспекцию и действуйте по полученному ответу.
Расчет страховых взносов при перерасчете больничных
И как перерасчет отпускных повлияет на страховые взносы и заполнение расчета? Получается, что база страховых взносов в месяце начисления отпускных была завышена. Некоторые эксперты советуют внести коррективы за этот месяц, что может привести к подаче обновленного РСВ-отчета. Однако, эксперты считают, что лучше сделать корректировку при расчете страховых взносов за месяц, в котором из выплат будет вычтена сумма задолженности работника по «дополнительным» отпускным.
Но здесь следует отметить еще один момент. На практике бухгалтеры иногда сталкиваются с тем, что программа выдает «отрицательные» показатели по конкретному сотруднику в данном месяце. Это происходит, например, если в месяце ухода в отпуск сумма платежа за этот месяц оказалась недостаточной для вычета из него «лишней» части отпускных. В результате в расчет страховых взносов могут быть включены и отрицательные значения (например, раздел 3). Лучше этого не допускать. В противном случае налоговые органы вообще не примут отчет или потребуют его исправить, то есть представить «разъяснение». Дело в том, что Пенсионный фонд не может распространять «минусовую» информацию на личные счета граждан. ФНС в официальном письме от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@ предупредила, что отрицательных значений в РСВ быть не должно. В этом случае «непокрытый остаток» может быть перенесен на следующий последующий платеж.
Расчет НДФЛ-6 при перерасчете оплаты больничного листа
Поскольку производится перерасчет отпускных, возникают сомнения при завершении расчета 6-НДФЛ в ситуации, опять же, переноса «лишних» отпускных дней на будущее.
Раздел 1 расчета НДФЛ 6 заполняется на основании начисления за первый квартал, полугодие, девять месяцев и один год. В разделе 2 за отчетный период отражаются те операции, которые имели место в течение последних трех месяцев этого отчетного периода. Поэтому, если выдача отпускных и их перерасчет происходят в пределах одного квартала, в расчет 6-НДФЛ сразу будут внесены правильные суммы (то есть с учетом пересчитанной суммы отпускных).
Если выдача отпускных и их перерасчет приходятся на разные кварталы, а расчет периода, в котором были отражены начисленные отпускные, уже представлен, то необходимо представить уточненный расчет.
Напоминаем, что речь идет о переносе части отпуска на будущее и, соответственно, об уменьшении суммы отпускных. При этом в разделе 1 уточненного расчета 6-НДФЛ отражены полные суммы с учетом уменьшенного размера отпускных.
В остальных случаях, когда после перерасчета отпускных производится их доплата, актуализированный расчет 6-НДФЛ представлять не нужно. При этом доплата должна быть включена в суммы раздела 1 расчета НДФЛ за квартал, в котором производилась указанная доплата.
Такие разъяснения дает УФНС по Москве в письме от 12.03.2018 № 20-15/049940.
Выводы
Краткий перечень информации, представленной в статье:
- Пособие по временной нетрудоспособности может быть назначено, если работник заболел или получил травму во время своего ежегодного оплачиваемого отпуска.
- Больничный по уходу за ребенком, полученный работником во время отпуска, не оплачивается.
- Отпускные дни, совпавшие с периодом болезни, работник может продлить или перенести на другое время по согласованию с работодателем. Если во время вашего отдыха заболеет ваш ребенок, нет возможности продлить или перенести часть отпуска.
- Дни нетрудоспособности, приходящиеся на нерабочие отпуска, не могут быть включены в число дней, на которые отпуск должен быть продлен.
- Больничный лист, который работник принес после отпуска, подлежит оплате (если болел ребенок, то только за те дни, которые не совпали с «отпускным» периодом). Пособие назначается за все календарные дни болезни, включая выходные и праздничные дни.
Загрузка...