Если меняется или увольняется сотрудник, ответственный за ведение, учет и хранение трудовых книжек, то потребуется составить акт их приема-передачи. В статье рассмотрим как правильно это сделать, а также приведем образец такого документа.
В каких случаях требуется акт приема-передачи трудовых книжек
Трудовые книжки, а также вкладыши в нее являются документами строгой отчетности. В данных документах содержатся персональные данные сотрудников, а также сведения о временных отрезках их трудовой деятельности у того или иного работодателя. На основании данных, указанных в трудовой, гражданину начисляется пенсия. В связи с этим учет и хранение трудовых должно происходить в соответствии с особыми требованиями, установленными «Правилами ведения и хранения трудовых» (далее — Правила).
Данные Правила учет бланков трудовых, заполненных книжек и вкладышей к ней происходит в специальных журналах:
- Приходно-расходной книге учета бланков трудовой книжки, а также вкладышей к ней.
- Книга учета движения трудовых книжек, а также вкладышей к ней.
Лицом, ответственным за трудовые книжки (их учет, ведение и хранение), является сотрудник, назначенный приказом директора. В случае смены ответственного лица потребуется составление такого документа, как акт приема-передачи трудовых книжек.Данный акт будет подтверждать тот факт, что одним сотрудником оформлена передача другому указанных документов. При этом второй сотрудник получил данные документы в указанном объеме и в надлежащем виде.
Важно! При смене лица, ответственного за ведение и хранение трудовых, передача кадровых документов производится по акту приема-передачи.
Порядок принятия документов по акту приема-передачи трудовых книжек
Для того, чтобы указанные документы были переданы по акту приема-передачи должным образом, необходимо соблюдение определенного порядка действий:
| Порядок действий | Подробное описание |
| Оформление приказа | В первую очередь необходимо убедиться в том, кто именно назначен ответственным лицом. При этом приказ потребуется оформить в любом случае, даже если в должностной инструкции предусмотрена обязанность работы с трудовыми книжками (вкладышами в трудовую). |
| Проверка места хранения трудовых книжек и вкладышей к ней | Для этих целей работодатель должен выделить либо специальный сейф, либо несгораемый шкаф. |
| Проверка информации, указанной в акте приема-передачи трудовых | Указанное в акте число трудовых должно соответствовать перечню сотрудников компании. Далее производится подсчет бланков, передаваемых по акту. с передаваемыми заполненными трудовыми книжками необходимо ознакомиться. При этом проверяется все ли актуальные сведения внесены в данный документ. |
Важно! В бланке акта приема-передачи трудовых есть графа «Примечание». В данную графу заносятся все те замечания, которые были обнаружены при передаче документов по акту приема-передачи трудовых. Например, при обнаружении неправильного оформления записей, либо при выявлении повреждений, а также в случае отсутствия одной или нескольких книжек.
Правила оформления акта приема-передачи трудовых книжек
Законодательством не установлены специальные требования и правила по составлению такого документа, как акт передачи трудовых. Однако, данные правила работодатель вправе разработать самостоятельно, после чего утвердить их во внутренних документах компании. Это можно зафиксировать в Положении о делопроизводстве, либо в Положении о кадровой службе. Если компания работодателя очень крупная с большим количеством сотрудников, то может потребоваться создание специальной комиссии. Тогда в Положении следует предусмотреть следующее:
- Порядок, по котором происходит создание комиссии, принимающей участие в проверке и передаче документов. Также определяется состав такой комиссии.
- Порядок работы созданной комиссии. При этом определяется порядок сверки документов, а также форма акта приема-передачи, бланк этого документа и образец заполнения данного документа.
Как составить акт-приема передачи трудовых книжек
Акт передачи трудовых обычно оформляется в виде таблицы, в которую заносится следующая информация:
- Сведения о владельце трудовой книжки (ФИО работника).
- Вид бланка (трудовая или вкладыш к ней).
- Серия и номер трудовой.
Осуществляя передачу трудовых, в данной таблице указываются сведения о документах (их номер и серию). Под таблицей указывается общее число документов одного вида. После заполнения акт заверяется лицом, сдавшем по данному документу книжки и лицом, принявшим их по данному акту. перед подписями указывается должность лица, подписывающего документа, а также расшифровка его подписи.
Важно! В случае утери книжек, нудно будет составить отдельный акт. В нем будут указаны причины отсутствия трудовых книжек. Заполняет этот акт лицо, передающее по акту документы.
Образец акта приема-передачи трудовых книжек
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Работнику для предъявления в Пенсионный фонд требуется пенсионная книжка. Как правильно выдать книжку ему на руки? Нужно ли оформлять акт приема-передачи или потребуется составить иной документ?
Ответ: Иногда трудовую книжку необходимо выдать работнику на руки, например, для предъявления трудовой в Пенсионный фонд. В этом случае работнику акт приема-передачи составлять не нужно. Но для подтверждения получения данного документа работником, от него можно потребовать расписку, а также получить от работника подпись в книге учета движения трудовых (Читайте также статью ⇒ Трудовая книжка в электронном виде — когда можно будет оформить).
Заключение
Таким образом, передача таких документов, как трудовые книжки, а также вкладыши в нее, должна сопровождаться составлением специального документа. Этим документом является акт приема-передачи трудовых книжек. По данному документу один сотрудник (лицо, с которого снимается ответственность за трудовые книжки) передает другому (лицо, назначаемое ответственным за трудовые книжки) кадровые документы.
Загрузка...