ЭЦП или электронно-цифровая подпись позволят оптимизировать порядок документооборота внутри компании и за ее пределами, а также затрачивать на оформление документов гораздо меньше времени и сил. На сегодняшний день электронный документооборот и способ защиты информации цифровой подписью нашел довольно широкое применение в системах обмена документами с контрагентами, а также подаче сведений и отчетов в контролирующие органы. При передаче электронной подписи ее владельцу удостоверяющий центр составляет акт приема-передачи ЭЦП. Некоторые компании также практикуют составление такого документа для передачи подписи третьему лицу. Насколько это законно, рассмотрим далее в статье.
Что собой представляет ЭЦП и для чего она нужна
ЭЦП или электронная подпись это аналог личной подписи физического лица, которая может использоваться для подписи электронных документов. ЭЦП является доказательством того, что документ подписан конкретным лицом. Различают следующие виды ЭЦП:
| Виды ЭЦП | Подробное описание |
| Простая | пары логин – пароль, код подтверждения и скретч-карта. Задачей подписи является подтверждение подписанта. Например, при оплате через интернет банк должен получить подтверждение, что перевод средств осуществляет конкретное лицо. Простую подпись формирует та программа, в которой физлицо работает. Такая подпись не имеет юридической силы и работает просто от имени физлица. Такая подпись совершенно не подойдет для того, чтобы подписать документ, например, договор. |
| Усиленная неквалифицированная | Неквалифицированная подпись (НЭП) является более сложной и защищенной подписью. Она является подтверждением того, что документ подписан конкретным лицом и дает гарантию того, что в последствии изменения в документ никто не вносил.
Такой вид подписи создает система, в которой происходит подписание документов. К примеру, если физлицо направляет в налоговый орган декларацию о доходах, то ФНС совершенно бесплатно создаст такою подпись на своем сайте. |
| Усиленная квалифицированная | Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) представляет собой подпись, которая требуется в госорганы для подачи отчетности. КЭП является самой защищенной подписью, которая зашифрована специальными сертификатами. Именно поэтому государственные органы могут принять ее на документах юрлиц. |
Важно! Все вилы подписей отличаются друг от друга надежностью и возможностью их применения
Как получить ЭЦП
Для получения ЭЦП нужно будет обратиться в удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минкомсвязи (в настоящее время таких УЦ в России — 456). Такие центры используют специальные средства шифрования, которые являются гарантией того, что взлом подписи невозможен.
Удостоверяющий центр выдает сертификат подписи, а также ключ. Именно сертификат является подтверждением того, что ключ принадлежит конкретному лицу. Он содержит данные владельца, ключ подписи, а также сфера применения подписи, то есть те площадки, которые данную подпись принимают. Установить электронный сертификат необходимо на компьютер.
Ключ представляет собой код, который записан на электронный носитель. При этом в качестве носителя может использоваться флешка, карта памяти или банковская карта, содержащая чип. Для того, чтобы у владельца подписи появилась возможность подписывать документы, на компьютере необходимо установить криптопровайдер, который представляет собой посредническую программу между электронной подписью и ОС (Читайте также статью Открыть ООО по электронно-цифровой подписи).
Какими способами ЭЦП может передаваться заказчику
Передача заказчику необходимых документов, а также самого электронного ключа происходит на специальном носителе. Оформление документов производится путем подписания акта приема-передачи ЭЦП на основании заключенного ранее договора (Читайте также статью ⇒ Продление ЭЦП).
Способы передачи ЭЦП
Если мы говорим о том, что ЭЦП передается по акту, во возможны два варианта событий:
- Получение цифровой подписи в удостоверяющем центре.
- Передача подписи внутри компании иному лицу (лицу, на которого первоначально не оформлялась подпись).
Рассмотрим каждый из указанных случаев более подробно.
Получение цифровой подписи в удостоверяющем центре
В первом случае между заказчиком и удостоверяющим центром (УЦ) был заключен договор о предоставлении услуг (выполнении работ). Результатом исполнения договора является передача ЭЦП, ключа, а также установление прав заказчика на использование подписи.Помимо этого, УЦ также проводит обслуживание ЭЦП на протяжении того периода времени, на который подпись была предоставлена.
Передача цифровой подписи иному лицу внутри компании
Теперь перейдем ко второму варианту. Сразу стоит отметить, что полностью законным назвать его нельзя, так как ЭЦП определяет полномочия конкретного лица, а не третьих лиц, которым она была передана самостоятельно. Вся ответственность даже в случае передачи подписи остается на официальном ее владельце.
Даже если руководитель компании издает приказы и распоряжения и подписывает акты приема-передачи ЭЦП, юридической силы такие документы не имеют. Нести ответственность за подписанные с использованием ЭЦП документы будет то лицо, на которое ЭЦП и была первоначально оформлена.
Также следует помнить, что такая передача ЭЦП может расцениваться как халатное отношение или превышение должностных полномочий. Если будет выявлен факт использования электронной подписи уволенного сотрудника, то это может расцениваться как уголовное преступление. Особенно, если подписание документов было связано с хищением денежных средств.
Документы, необходимые для получения ЭЦП
Для получения ЭЦП предъявить потребуется следующие документы:
- заявление на получение ЭЦП;
- нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации;
- оригинал или нотариально заверенная копия выписки из ЕГРЮЛ (срок выписки не более 1 месяца);
- заверенная копия ИНН;
- копия приказа о назначении руководителя;
- по юридическому лицу предоставляются копии уставных документов;
- предпринимателям нужно будет предоставить свидетельство из ЕГРИП, копию ИНН, свидетельство о госрегистрации.
Важно! На то, чтобы изготовить цифровую подпись, УЦ затрачивает до 3 дней.
Акт приема-передачи ЭЦП
Для того, чтобы факт приема-передачи электронной подписи был зафиксирован, потребуется составление первичного бухгалтерского документа, подтверждающего данный вид операции. В качестве такого документа обычно применяется акт приема-передачи ЭЦП. Однако следует помнить, что сам порядок передачи электронной подписи ее владельцу никак не регламентируется. Непосредственно с того момента, как была оформлена передача, ответственность за использование подписи и программного обеспечения переходит к ее владельцу.
Материалы, которые передаются заказчику ЭЦП
При передаче ЭЦП удостоверяющим центром заказчику передается следующий пакет документов:
- акт приема-передачи ЭЦП;
- флешку с ПО, сертификатом подписи и самой подписью;
- подписанный договор об обслуживании;
- памятку о порядке использования ЭЦП.
При подписании акта приема-передачи следует обратить внимание на то, какие реквизиты в нем содержатся. Документ должен содержать следующее:
- наименование удостоверяющего центра;
- наименование компании-получателя ЭЦП;
- перечень документов и матценностей, подлежащих передаче по акту;
- факт передачи и указание точной даты;
- подписи и расшифровки подписей сторон.
Конфиденциальность и защита ЭЦП
В электронных системах для работы с ЭЦП могут применяться 2 ключа. Один из них секретный и посредством его можно подписывать электронные документы. А второй – открытый, который не дает возможность удостоверять документы, однако позволяет определить подлинность и принадлежность цифровой подписи. Первый ключ хранится в секретном месте, а второй может передаваться заинтересованным лицам, например, фискальным органам, Пенсионному фонду, иным фондам и заинтересованным партнерам.
Для обеспечения сохранности секретного ключа используются такие технические средства, как:
- смарт-карты;
- дискеты (уже утрачивает свою актуальность);
- флешки.
Также возможно использование секретного ключа в памяти компьютера. Из наиболее надежных вариантов принято считать использование смарт-карты, так как она потребует не только использование ее, но введение специального кода.
Заключение
Таким образом, перепоручение внутри компании от одного к другому лицу права подписания документов электронной подписью невозможно. Даже если это будет оформлено соответствующим распоряжением руководителя и передача состоится по акту приема-передачи ЭЦП. Единственным владельцем подписи в любом случае остается руководитель компании и именно он будет нести ответственность за все действия, которые были совершены путем подписания документов электронно-цифровой подписью.
Загрузка...