Передача документов не всегда требует дополнительного подтверждения. Составление акта приема-передачи документов – дело добровольное. Его оформляют для того, чтобы застраховать себя от юридических последствий в случае возникновения разногласий между контрагентами. Оформление акта приема-передачи документов имеет юридическое значение. При возникновении спорных ситуаций между подписавшими его сторонами он может быть использован в суде.
Акт может быть подписан не только между разными компаниями, но также и в рамках одного предприятия. Его можно использовать при передаче важной документации при смене сотрудников. Например, бухгалтерской или кадровой.
Обязательно! При приеме-передаче документов принимающая сторона должна в полном объеме сверить документы на наличие полного комплекта. Иначе впоследствии сотрудник может столкнуться с большими неприятностями, если каких-то бумаг не будет хватать.
Правила оформления акта приема-передачи документов
Стандартного образца, закрепленного законодательно, не существует. Однако же при составлении акта нужно пользоваться общими правилами оформления деловых бумаг. Каждое предприятие имеет право разработать собственный образец документа. Акт составляется в печатном или написанном от руки виде. Традиционно, документ оформляется на бумаге формата А4, возможно, на фирменном бланке предприятия.
Акт приема-передачи документов заполняется в двух экземплярах, и после его подписи каждая из сторон получает по одному образцу. Каждая из копий должна быть заверена подписью и печатью руководителя организации или уполномоченного ответственного лица. С 2016 года юридические лица имеют право работать без печати, поэтому подписанный директором акт, но не скрепленный печатью из-за ее отсутствия, также будет иметь юридическую силу. Оба экземпляра акта равнозначны по своей законности.
Акт должен содержать информацию о сторонах, которые его подписали. Важной частью акта является полный список документов, которые передаются. В списке должны быть описаны названия документов и их точное количество. Если стороны передают между собой оригиналы документов, это должно быть обязательно указано в акте. В таком случае при потере какого-либо документа ответственность будет нести принявшее его лицо. Если передаются копии документов, они должны быть заверены той стороной, которая передает их.
Важно! Перед передачей оригиналов документов передающая сторона должна сделать себе копии.
Если документы представляют собой особую ценность, являются бланками строгой отчетности, то в акте приема-передачи нужно указывать полное название компаний и реквизиты, а также паспортные данные ответственных лиц, участвующих в приеме-передаче. Если документы, которые передаются, стандартные, можно ограничиться простой формой акта.
Как заполнить акт приема-передачи документов
По центру листа пишется название документа, слово «Акт приема-передачи документов». Далее следует указание названий сторон – предприятий, если две стороны являются разными организациями. Идет перечисление их реквизитов, адресов, контактных телефонов, также указываются ответственные лица.
В преамбуле акта указывается причина, по которой возникла потребность передачи документов. Например, одной из причин может быть организация выездной внеплановой проверки или ликвидация компании.
- Большую часть бланка составляет перечень документов. Для удобства список оформляется в форме таблицы.
В первом столбце указывается порядковый номер документа, во втором – его полное наименование, в третьем – дата составления, в четвертом – номер документа в записях журнала внутреннего документооборота, в пятом столбце указывается – оригинал или копия передана, в шестом столбце указывается информация о количестве листов, содержащихся в документе. Это не строгая форма таблицы. При необходимости количество столбцов можно расширить.
- Под таблицей указывается, сколько экземпляров акта было составлено. Документ заверяется подписями руководителей.
Если вы хотите, чтобы количество строк таблицы точно соответствовало нумерации и количеству перечисленных документов, тогда нужно начать составление акта с черновика, в котором вы сделаете список всех единиц подсчета и пронумеруете их. Как только образец будет подготовлен, его можно распечатывать и направлять в работу.
Когда применяется акт приема-передачи документов
В ходе ежедневной деятельности предприятие издает большое количество документов. Должностные лица несут ответственность за определенный набор документов, которым они ежедневно пользуются. Когда истекает срок действия документов, их требуется передать в архив или переместить документы из одного отдела в другой. Для этих целей применяется акт передачи бумаг. Также оформление акта обосновано при увольнении ответственного лица.
Акты приема-передачи составляются в следующих случаях:
- при передаче товарно-материальных ценностей
- при передаче деловых бумаг
Если передаются бланки строгого учета или материальные ценности, в этом случае нужно составлять акт передачи. Во всех других случаях составление акта производится по соглашению сторон.
Оформление бумаг, подлежащих передаче
По правилам делопроизводства документы должны быть оформлены корректно. Это значит, что закрытые дела должны иметь нумерацию и быть прошитыми. При объемном наборе документов в рамках одного дела на первой странице нужно оформить опись всех документов, которые находятся в папке.
Если дело незавершенное, то документы в папке должны лежать в хронологическом порядке – от начала заведения дела до нынешнего периода. В отдельных случаях документы должны иметь регистрационный номер и дату.
Когда бумаги передаются на хранение в архив, этот процесс регламентируется нормативными актами. В крупных организациях существуют архивы с документацией и наличием сотрудника, ответственного за работу архива. При необходимости сотрудник должен поставить подпись в акте приема-передачи документов на хранение (Приложение №20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года № 526).
Важно! Если архивные документы должны сохраняться более десяти лет, то их нужно обязательно прошивать и нумеровать. Если документы должны храниться менее десяти лет, их можно оставить в стандартных папках или скоросшивателях.
Для удобства документы нужно сгруппировать по сроку хранения: те, что хранятся 75 лет – в одну стопку, те, что хранятся 10 лет – в другую и т.д. Порядок в документах, отправленных на хранение, позволит оптимизировать архивные данные для дальнейшей работы.
Важно! Если в акте приема-передачи документов указаны бумаги, имеющие разный срок хранения, имеет смысл разделить их по разным актам, чтобы распределение в архиве происходило более рационально. Например, если приказы по работе отдела кадров должны храниться 3-5 лет, то их не нужно передавать в архив вместе с теми документами, которые должны сберегаться несколько десятилетий. Вполне обоснованно будет оформить передачу документов разными актами. Чистые бланки трудовых книжек также будет целесообразно передать отдельным актом.
Передача документов при ликвидации, реорганизации или продаже компании
Когда ликвидируется фирма, то определенные документы передаются на хранение в городской архив – государственный или муниципальный. Если фирма продается или реорганизуется, то передача важных документов проводится двусторонней комиссией. В таком случае бумаги передаются новым должностным лицам. Как правило, это новый руководитель фирмы. Вся документация поступает к нему. При этом составляется акт о приёме-передаче дел при смене директора.
Если новый руководитель еще не определен, то за сохранность учредительных документов и печати ответственность возлагается на комиссию по приему и передаче. Все вышеперечисленные действия обязательно сопровождаются оформлением актов приема-передачи документов.
Если компания обанкротилась, то все дела и документы компании ведет арбитражный управляющий вплоть до закрытия. После полного закрытия документация передается на хранение в государственный архив.
Прием и передача бухгалтерских документов
Акт приёма-передачи бухгалтерских документов можно составить по форме (Приложение №20 к Приказу № 526). При этом указывается точный перечень документов в наличии. Этот перечень можно взять из номенклатуры дел предприятия.
Когда выполняется передача бухгалтерских документов, нужно выяснить, передаются ли бланки строгой отчетности. Такой вид документов является материальной ценностью, поэтому их следует оформлять отдельным актом. В передаче документов принимает участие специальная комиссия.
Юридические тонкости
Акт передачи документов подписывают уполномоченные лица. Если одно лицо – юридическое, а второе – физическое, то полномочия второго нужно подтвердить доверенностью.
Если необходимо обязать стороны составить акт о приеме-передаче документов, это должно быть указано в договоре, регламентирующем отношения сторон. Форму акта необходимо прикрепить к договору в виде приложения. В таком случае акт приема-передачи товара будет иметь такую же юридическую силу, как и сам договор.
Наличие такого документа, как акт приема-передачи документов, является очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде.
Хранение первичных документов
Для целей налогового учета первичные документы необходимо хранить в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться десять лет (п. 4 ст. 283 НК РФ).
Для целей бухгалтерского учета первичные документы хранят в течение пяти лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Загрузка...