Порядок заполнения журнала учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Унифицированная форма МХ-2 используется для учёта ценностей, товарно-материального характера, отправленных на хранение. Одна сторона «Хранитель», принимает от второй стороны «Поклажедателя» определенный товар, на основании заключенного договора и акта по форме материального хранения № 1. В статье расскажем, как заполняется унифицированая форма МХ-2 (Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение), в какие сроки.

Возврат товара осуществляется на основании акта МХ-3. Формат журнала строго установлен законодателтством, вводить свои графы не рекомендуется. Журнал хранения ТМЦ – главный документ имеющий строго установленную форму и инструкцию по заполнению.

Особенности заполнения журнала

Оформление журнала может быть возложено на сотрудника организации «Хранителя». Он в обязательном порядке должен подписать дополнительное соглашение к основному трудовому контракту о материальной ответственности. Читайте также статью: → «Материальная ответственность работника перед работодателем». Данный документ состоит из:

  • обложки, на которой указываются регистрационные данные (название организации, юридический адрес, номер телефона, общероссийскийклассификатор управленческой документации, Общероссийский классификатор предприятий и организаций, Общероссийский классификатор видов экономической деятельност), период ведения документа и ответственное лицо);
  • четной страницы, на которой указывается – число, название организации, которая предоставляет товар на хранение, название товара, в чём измеряется, цена, количество и общая стоимость;
  • на нечетной странице подробно прописывается, где товар хранится, с указанием адреса и телефона, дата и номер документа, на основании которого товар принят, число оформления, ФИО ответственного лица, документ, на основании которого оформлена претензия, либо возврат товара (если таковые действия имеют место), со стороны Поклажедателя.

Журнал состоит из титульного листа и двух страниц. Вести его может только лицо, на которое возможно возложить такую ответственность, согласно имеющимся документам.

Оформление формы для передачи ценностей на складское хранение

Данные документ был ещё утвержден 09 августа 1999 года, номер Постановления – 66. Форма по Общероссийскому классификатору управленческой документации  0335002, Классификатор Предприятий и Организаций – 03150405.

Общество с ограниченной ответственностью  «Континент»», г. Краснодар, ул. Тихая, 103, 8(861) 252-54-00
Полное название компании «Хранителя»,с указанием регистрационной формы, юридического адреса и  телефона

ЖУРНАЛ УЧЕТА ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ,

переданных НА ХРАНЕНИЕ

за период с «10» июля 2016 по «31» декабря 2016 года

Лицо, на которое возложена                      Заведующая складом             Бутыркина Ольга Борисовна

ответственность за ведение журнала      должность                                  Фамилия, имя, отчество

Порядковый номер Число приёмки ценностей, переданных на хранение Организация «Поклажедатель» (название, юридический адрес, телефон) Наименование товарных ценностей, вид упаковки Единица измерения Количественная единица Цена, руб. коп. Стоимость, руб. коп.
1 2 3 4 5 6 7 8
1 15.07.2016 ООО «Орбита», Петров А.А. Средства защиты растений Димилин, СП (100мг/л) литр 1 20 000-00 20 000-00
Итого 1 X 20 000-00

Обратная сторона:

Организая «Хранитель» (Адрес склада, номер телефона, наименование) Документ на основание которого осуществляется прием ТМЦ Товарно-материальные ценности
Принятие Возврат Подтверждение получения. Обоснование претензий (при наличии)
номер дата дата материально ответственное лицо документ о возврате материально ответственное лицо
подпись фамилия, имя, отчество номер дата подпись фамилия, имя, отчество дата подпись фамилия, имя, отчество
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
«Агросклад», т. Титаровская, ул. Крайняя, 16 8(861)258-59-00 1 15.07.2016 15.07.2016 Бутыркина Бутыркина О.Б. 1 29.12.2016 Бутыркина О.Б. Бутыркинв 29.12.2016 Петров Менеджер ООО «Орбита» Петров А.А., действующий на основании доверенности

Процедура передачи и возврата товара

Заполнение журнала по форме материального хранения № 2 производится на основании актов. МХ-1 используется для передачи товара «Хранителю». Акт обязателен, как при обычном бытовом хранении, так и при оказании данной услуги в специализированных складских помещениях. Составляется представителями обеих сторон на основании договора.

В акте о приемке-передаче ценностей обязательно должна быть информация:

  • порядковый номер;
  • в каких единицах измеряется, соответствующий код по классификатору;
  • характеристики (например, размер листа, фасовка и т.д);
  • количество;
  • цена;
  • и общая стоимость.
    ТМЦ Характеристика Единица измерения Количество (масса) Оценка
Порядковый номер
Наименование товара,
вид упаковки
код название код по ОКЕИ цена,
руб. коп.
стоимость, руб. коп.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 Адмирал (4 л), 100 мл/г 25 21 Флакон л 796 4 2000 8000

В 10 и 11 графу журнала заносятся данные из акта. Он составляется в 2- х экземплярах. Читайте также статью: → «Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение. Скачать образец». Иногда в 3-х (если копию необходимо передать третьему лицу). В этом документе должна быть полная характеристика передаваемого на хранение объекта. После подписания акта, вся ответственность ложится на организацию «Хранителя».

МХ-3 – по истечению срока хранения, продляется договор, либо производится возврат ценностей на основании данного акта. Его можно разделить на три подраздела. На первом (титульном) – указываются общие характеристики о сторонах сделки, заключенном договоре. Во второй части – подробное описание товара с указанием характеристик, кодов, количества и стоимости. А третья представляет собой подтверждение сделки, скреплённое подписями сторон.

Материально-ответственные лица проверяют фактическое наличие товар и подписывают акт в 3-х экземплярах:

Номер
по порядку
Товарно-материальные
ценности
Характеристика Единица
измерения
Количество
(масса)
Цена, руб. коп. Стоимость, руб. коп. Примечание
наименование, вид упаковки код наименование код по
ОКЕИ
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
 1. опоры из бетона 355с  новые Шт.  879  10 1 05,00  1050,00 Коробка 1*10

Важно! Журнал составляется на основании Акта МХ-1 (при сдаче товара на хранение) и Акта МХ-2 (при получении).

Тонкости нахождения товара на складе

Чтобы товар быстро находить, существует адресная система, которая представляет собой определенную последовательность букв и цифр. Первая буква – характеризует зону хранения (теплую, холодную), следующие цифры обозначают номер стеллажа, вертикальной полки и самой полки. Работник должен с легкостью находить нужный товар. Схемы стеллажей должны быть на виду, чтобы сотрудник всегда ориентировался по ним.

Рубрика «Вопросы и ответы»

Вопрос №1. Можно ли разработать свою форму журнала МХ-2 с необходимыми графами?

Нет. Существует строго установленный документ. И вся информация в нем важна и подобрана наилучшим образом.

Вопрос №2. Подойдёт форма журнала МХ-2 для учета продуктов питания, сданных на склад?

Нет. Для указанных целей существуют другие документы. Формы материального хранения под номерами 1,2 и 3 – применяются для учета только лишь непродовольственных товаров.

Вопрос №3. Характеристики товара в акте и по факту не совпадает, как поступить?

Заполнять следует согласно реальным данным, соответственно на учет принимать только после исправленного акта.

Типичные ошибки при оформлении

  1. Не все организации добросовестно относятся к ведению журнала. Даже те, кто занимается профессиональным хранением, зачастую ведет учет в компьютере, а товар принимает на основании накладной по форме ТОРГ 12. Читайте также статью: → «Форма ТОРГ-12: скачать бланк и образец заполнения». Это грубое нарушение, чревато большими штрафами и потерями. А в случае пропажи товара будет сложно, что то доказать.
  2. Наличие одного акта и журнала не достаточно. Перед сдачей товара на хранение, между сторонами должен быть заключен договор, который регламентирует решение спорных вопросов, при наступлении нестандартных ситуаций. Это распространенная ошибка.
  3. Отсутствие актов – также типичная и распространенная ошибка.