Списание компьютерной техники в бухгалтерском учете в 2018 году

Основания для списания компьютерной техники

Ликвидация, выбытие компьютерной техники происходит:

  • из-за преждевременных повреждений, неисправностей, которые не подлежат ремонту;
  • по причине морального либо физического износа.

Выбытие объекта (оргтехники), в том числе досрочное, означает списание цены выбывающей единицы. Установленный срок полезного действия для компьютеров определяется обычно 3 — 5 годами. По его окончании, чтобы на балансе не числилось оборудование, не используемое в деятельности организации, его списывают.

Общий порядок списания компьютерного оборудования

Списание по разным причинам оргтехники производится в определенной последовательности. В коммерческих структурах с этой целью формируется специальная комиссия из числа сотрудников (заместитель руководителя, главный бухгалтер, специалисты ИТР и др.). Ей проводится оценка компьютерной единицы, составляется заключение, на основании которого оформляется акт списания. Применяется унифицированная форма № ОС-4.

Для списания нескольких объектов (компьютерных единиц) оформляется типовая форма ОС № 46.

В бюджетных организациях для целей списания компьютерной техники формируется пакет документов (сообразно требованиям ГРБС). Затем его отправляют на согласование руководителю либо в ГРБС. Государственный распорядитель бюджетных средств может определяться по согласованию.

Порядок утилизации компьютеров при наличии драгметаллов

Компьютерная техника содержит разные элементы, включая драгметаллы и вредные вещества. Детальная информация по составу содержится в прилагаемом техническом паспорте. При потере технического паспорта возникает необходимость проведения дополнительной экспертизы на наличие драгметаллов в компьютере.

Если наличие данных составляющих в компьютерной единице подтверждено, то такую технику нужно отдавать на утилизацию организации, которая обладает компетенцией в решении этих вопросов. Утилизирующая организация должна иметь лицензию на данный вид деятельности и надлежащую регистрацию в Пробирной палате.

Данный порядок утилизации отображается в документации по списанию компьютерной техники. Траты, понесенные в связи с утилизацией оборудования, относят к внереализационным расходам при калькуляции налога на прибыль (Читайте также статью ⇒ Форма ОС-4. Заполняем акт на списание основных средств в 2018 году).

Бухгалтерские записи по списыванию компьютерного оборудования

Применяемый на сегодня порядок списания оргтехники обязателен для исполнения. Все сопутствующие действия должны документироваться и отображаться в учете по выбытию объекта.

Основные счета для фиксирования операций — 08 (Вложения во внеоборотные активы) и 01 (ОС), 010 (износ ОС). К ним по необходимости открываются счета второго порядка (при проведении ремонта, модернизации и др.). Так, для учета выбытия оргтехники создается счет второго порядка 01.2 (Выбытие ОС). По ДТ указанного субсчета отображают цену ликвидируемой компьютерной единицы, а по КТ — накопившуюся амортизацию. Используемые бухгалтерские записи:

  • ДТ 01 КТ 08 — принятие к учету объекта (изменение его первоначальной цены);
  • ДТ 01 КТ 83 — изменение первоначальной цены объекта в случае его переоценки;
  • ДТ 01.2 КТ 01.1 — первоначальная цена объекта при его выбытии списана;
  • ДТ 02 КТ 01.2 — списание накопленной амортизации при выбытии;
  • ДТ 10 КТ 91.1 — учтены детали с драгметаллами, которые получены при выбытии объекта;
  • ДТ 08 КТ 10 — списываются компьютерные комплектующие.

При организации учета по выбытию компьютерной техники (ОС) следует руководствоваться Планом счетов и Инструкцией по его применению (утверждены приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г. в ред. от 8.11.2010.).

Распространенные ошибки при учете выбытия компьютерной техники

Неточности, ошибки, допускаемые при ведении учета ОС (оргтехники), существенно влияют на истинность бухгалтерской отчетности и экономических результатов. Наиболее частыми среди них являются:

  • безосновательное списание;
  • некорректность по корреспонденции счетов при отображении выбытия объекта (оргтехники);
  • нарушение сроков по оприходованию поступившей компьютерной единицы (запчастей);
  • продление срока полезного использования с искажением итогов экономической деятельности и др.

Подобные виды ошибок признаются нарушением правил ведения бухгалтерского учета

Примеры некоторых ошибок

(описание)

Правильный вариант
Ошибочное исчисление и отображение амортизации техники в бухучете;

причина — неправильное определение срока полезного использования объекта (компьютерной техники);

следствие — искажение ежемесячной амортизации, себестоимости продукции (работ, услуг)

Амортизацию начисляют с первого месяца, который идет вслед за месяцем принятия компьютерной техники к учету;

заканчивают начислять ее с первого месяца, который идет после выбытия техники либо абсолютного покрытия ее стоимости;

срок полезного пользования компьютерной техники может устанавливаться главой организации;

все траты, увеличивающие первоначальную цену, учитывают на счете 08;

компьютер стоимостью до 40 000 руб. учитывают в составе материальной трат, больше 40 000 руб. — в числе ОС;

ИТ- компании вправе учесть любой компьютер в материальных тратах, причем его цену через амортизацию им можно не списывать

Ошибочное определение первоначальной цены компьютерной единицы; неучтенные в первоначальной цене траты приводят к ее искажению Первоначальная стоимость покупного компьютера включает траты не только на приобретение, но и на доведение купленной техники до состояния, пригодного к использованию, т. е. траты по приобретению надлежащих программ для работы компьютера; бухгалтерские записи оформляются исходя из сведений первичной (учетной) документации

В зависимости от степени тяжести нарушения, обязанное лицо могут привлечь к дисциплинарной, административной ответственности сообразно соответствующим статьям ТК РФ и КоАП РФ (Читайте также статью ⇒ Приказ на списание объектов основных средств в 2018).

Пример 1. Бухгалтерские записи по поступлению — выбытию компьютера до наступления установленного срока

Организация приобрела персональный компьютер, который был учтен целым блоком. Спустя некоторое время он пришел в негодность. В результате неисправную компьютерную единицу списали ранее требуемого срока.

Бухгалтерия зафиксировала операции: цена покупки, НДС с ее стоимости и к вычету, покупка в составе ОС, начисление амортизации и собственно списание неисправной техники (начальная стоимость, износ, ущерб).

Проводки по поступлению компьютера Выбытие неисправной техники ранее требуемого срока
ДТ 08.4 КТ 60 — цена приобретения (компьютера);

ДТ 19 КТ 60 — НДС со стоимости приобретения;

ДТ 01 КТ 08.4 — приобретение в состав ОС;

ДТ 68 (НДС) КТ 19 — НДС к вычету;

ДТ 26 КТ 02 — амортизация (на каждый месяц)

ДТ 47 КТ 01 — первоначальная цена;

ДТ 02 КТ 47 — начисленный износ;

ДТ 80 КТ 47 — ущерб от выбытия недоамортизированной компьютерной единицы

Пример 2. Списание материнской платы вследствие морального износа при проведении модернизации компьютера

Организация производит замену устаревшей материнской платы на усовершенствованную деталь.  Новая деталь приобреталась в специализированном компьютерном салоне. Там же производилась замена платы. В этом случае имеет место модернизация компьютерной техники, т. к. целевое назначение замены платы — улучшение функционала и технических характеристик компьютера.

Бухгалтерия отображает покупку новой платы, траты на ее замену (оплату работ сторонней организации). Материнская плата по причине ее физического износа списывается. Первоначальная цена компьютерной единицы повышается за счет проведенной модернизации.

Бухгалтерские записи Характеристика
ДТ 10.5 КТ 60 Покупка материнской платы
ДТ 19 КТ 60 НДС по покупке
ДТ 08 КТ 10.5 Устаревшая материнская плата (как компьютерные комплектующие) списана
ДТ 08 КТ 60 Траты по замене старой платы идут на повышение цены модернизируемой компьютерной единицы
ДТ 19 КТ 60 НДС по выполненным работам (замене платы)
ДТ 01 КТ 08 Первоначальная цена компьютера повышена за счет произведенных трат

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Можно ли вести учет компьютера по частям для его последующего списания частями?

Общепринятая точка зрения контролирующих органов сводится больше к тому, что нельзя. Основные детали, из которых состоит компьютер, — системный блок, клавиатура, монитор, мышь и др. Функционировать порознь, самостоятельно, вне компьютера они не могут. По этой причине перечисленные детали рассматриваются и учитываются в составе компьютера (общего объекта).

Допускается раздельный учет компьютера (по деталям) в двух случаях:

  1. Разный срок полезного использования деталей. Чаще всего это случается, когда компьютер покупали по запчастям. К примеру, у блока — 5 лет, у монитора — 2 года и т. д. Разница в сроках существенная и это является причиной отдельного учета компьютерных комплектующих.
  2. Составные части будут использоваться в разной комплектации оргтехники. Например, один монитор подключается к нескольким компьютерам.

Для целей учета запчастей, компьютерных комплектующих используется счет 10.

Вопрос №2: Когда можно списать компьютер по частям?

Если организация учитывает компьютерную технику по частям, то при необходимости. Например, при ремонте, когда требуется замена сломанной, изношенной детали. Ее списывают как вышедшую из строя на основании акта. В бухгалтерии эту операцию фиксируют как ДТ 20 (23,25, 26, 29, 44) КТ 10. Новую деталь, которую будут устанавливать взамен старой части, приходуют как запасную часть (либо ОС).