Не облагаемые НДФЛ суточные

Организация для нужд основной деятельности вправе направить своих работников для выполнения определенных работ или задания в командировку как по территории РФ, так и за пределы РФ. Командировкой в соответствии с ч. 1 ст. 166 ТК РФ является поездка работника на основании приказа работодателя на конкретный срок для выполнения поручения по служебным делам вне места основной работы, кроме работы разъездного характера и вахтовым методом. Приказ оформляется в письменной форме. В связи с тем, что работник отправляется для выполнения служебных обязанностей, а не в собственных интересах, то нужно расходы по поездке ему оплатить.

Рассмотрим, являются ли эти расходы доходом сотрудника и облагаются ли они НДФЛ.

Нормативное регулирование выплат по командировкам

НК РФ ст. 217 обложение НДФЛ командировочных расходов.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 регулирует особенности поездок в командировку.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждает форму документации по командировкам.

Локальные акты организации.

Читайте также статью⇒Заполнение декларации 3-НДФЛ на имущественный вычет.

Производимые работодателем выплаты по командировкам

При направлении сотрудника в командировку, организация производит ему такие выплаты:

  1. Зарплата исходя из средней
  2. Командировочные (оплата проезда до места и обратно, проживания в месте командировки, прочих нужд)
  3. Суточные (компенсация)

Такие выплаты представляют собой командировочные расходы, которые одинаково должны выплачивать как предприятия, так и ИП и это не зависит от режима налогообложения.

Работодатель, направляющий своего работника в командировку, в соответствии с трудовым законодательством обязан компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой.

Эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ О.Н. Графкин, Е.В. Мельникова

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Суточные при командировках длительностью один день

Если работник едет на несколько дней, работодатель обязан возместить расходы по командировке и суточные. А при однодневной командировке возмещается только проезд. Выплаты регулируются Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Направление поездки на 1 деньРазмер суточных
Командировка за рубеж50% установленного ограничения
Командировка по РФНе выплачивается

Но внутренними актами может быть предоставлены компенсации за поездку, также оговаривается их размер.

Условия выплаты суточных

Для правильного расчета суточных необходимо учесть:

  • дни нахождения работника в командировке, в том числе выходные, праздники, дни нахождения в дороге и временной остановки
  • выплата суточных авансом до начала командировки (если работнику деньги не выданы, он вправе не ехать в командировку)
  • если сотрудник не планирует после выполнения служебных обязанностей возвращаться в соответствующий день, то суточные не платятся
  • суточные выплачиваются, если в командировке работник получил лист нетрудоспособности (не платиться средняя зарплата, а начисляется пособие по больничному)

Нормы выплат по суточным

Затраты по суточным – это одна из основных статей командировочных расходов. Локальными актами организация вправе установить любые размеры таких затрат для работника. Расходы по командировкам (кроме начислений средней зарплаты по нахождению в командировке) не относятся к доходам работника, но они играют роль в налогообложении: налога на прибыль и НДФЛ в отношении выплат, превышающих установленных на законодательном уровне. Максимальная величина суточных, которые не облагаются НДФЛ, действующим в 2018 году составляют:

Поездки по РФ700 руб.
Поездки за границу2500 руб.

В отчете по командировочным расходам суточные не отражаются, так как нет оправдательных документов. Факт присутствия в командировке являются приказ на командировку и проездные билеты.

Важно! Работодатель вправе установить нормативы суточных локальными актами, но сверхнормативные суточные (свыше 700 руб. в день по РФ и 2500 руб. в день по другим странам относятся к доходам работника и облагаются НДФЛ.

Пример выплат НДФЛ с суточных

Локальными актами организации установлен размер суточных при поездках по РФ в размере 1000 руб. Работник командирован в Казань на 5 рабочих дней (с 03 по 07 сентября 2018 г.). Работник выехал в место назначения 02 сентября, а прибыл обратно – 08 сентября. Какой размер суточных будет выплачен и размер НДФЛ.

За время нахождения в командировке суточные будут выплачены за 7 дней в размере 7000 руб.

На основании законодательства НДФЛ не облагается 700 руб. за сутки пребывания в командировке, значит не облагается 4900 руб., сумма сверх эти норм будет облагаться НДФЛ – 2100 руб.

Размер НДФЛ составит:

2100 руб. * 13% = 273 руб.

Читайте также статью⇒Декларация 3-НДФЛ на лечение.

Сроки удержания НДФЛ с командировочных

Датой получения дохода для сверхнормативных суточных, как и для средней зарплаты за время пребывания в командировке – последний день месяца, в котором он был начислен.

Например, работник был в командировке с 02 по 08 сентября 2018 г., командировочные перечислены 27 августа. Значит, в последний день сентября – 30-е, ему нужно начислить зарплату исходя из средней за время, которое сотрудник провел в командировке, и рассчитать НДФЛ, а сверхнормативные суточные, перечисленные в августе относятся к доходу августа, но он относится как заранее выплаченный доход, который считается таковым после утверждения отчета по командировке, поэтому рассчитать НДФЛ нужно с ближайшей выплате зарплаты (например, аванс за сентябрь). Удержание НДФЛ производится в день выплаты дохода и перечисление – на следующий рабочий день.

Пример отражения в бухучете выплат по суточным сверх лимита

Суточные сверх лимита составили 2700 руб., Сумма НДФЛ с них – 351 руб. Датой получения дохода будет дата утверждения отчета, а уплаты налогов – день, следующий за днем выплаты очередной зарплаты. Основание для списания расходов на счет 20 – приказ о направлении в командировку и отчет по командировочным расходам.

ОперацияДебетКредит
Начислена заработная плата2070
Начислен и удержан НДФЛ со сверх лимитных суточных7068 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
Выплачены доходы работникам7051
Перечислен в бюджет НДФЛ68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»51

Код дохода «Командировочные» в справке 2-НДФЛ

В связи с тем, что сверхнормативные суточные по служебным поездкам будут отнесены к доходам сотрудника, то их нужно отразить в отчетности – в справке 2-НДФЛ, для которых предусмотрен код дохода: 4800 –и он облагается НДФЛ. Размер суточных, которые НДФЛ не облагаются и не отражаются в справке.

Отражение сверхнормативных суточных в 6-НДФЛ

В связи с тем, что сверхнормативные суточные относятся к доходу и облагаются налогом, то его также нужно отразить в отчетности 6-НДФЛ. Датой получения дохода будет считаться дата утверждения авансового отчета, а датой исчисления НДФЛ – дата ближайших выплат зарплаты (т.к. реальная выплата и отчет не всегда будут являться днем выдачи зарплаты).

Форме 6-НДФЛ сдается ежеквартально. В разделе 2 расчета суммы сверхнормативных суточных должны быть отражены в соответствующем квартале, когда утвержден отчет по командировке и его нужно заполнить таким образом по строкам:

100 – дата утверждения отчета

110 – дата выплаты ближайшей зарплаты

120 – дата перечисления налога с ближайшей зарплаты

130 — сумма сверхнормативных суточных

140 – удержанный с этих суточных НДФЛ.

Пример отражения суточных суммы сверх норматива (700 руб.) в разделе 2 6-НДФЛ

Работник отчитался 29 августа 2018 г. Зарплата за август 2018 г. выплачивается 05 апреля 2018 г.?

НДФЛ с суммы суточных сверх лимита надо удержать из суммы выплаты заработной платы (05.09.2018). Перечислить НДФЛ нужно не позднее 06.09.2018.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 г. нужно заполнить так:

100 — 31.08.2018

110 — 05.09.2018

120 — 06.09.2018

130 – сумма суточных сверх лимита

140 — удержанный НДФЛ с суточных сверх лимита

Ошибка при определении числа дней в командировке для выплат командировочных

Для расчета срока командировки нужно определить дату выезда работника в место назначения и день прибытия из командировки. Днем выезда считается дата отправления транспорта, а днем приезда — дата прибытия транспорта. При отправлении транспортного средства до 24:00 днем отъезда (приезда) являются текущие сутки, а с 00:00 — последующие сутки. Даже если работник вылетает в командировку в 23:55, то эти 5 минут будут считаться за целый день, за который нужно начислить среднюю зарплату и суточные. При этом, дополнительные расходы по поездке до места отправления основного транспорта, например, аэропорта, учитывается время проезда до него и если он увеличивает срок командировки, он тоже должен быть оплачен.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Нужно ли оплачивать командировочные расходы работнику, который направлен в обособленное подразделение, расположенное в другом городе?

Ответ: Является, на основании того, что в командировке должно быть выполнено служебное задание в другом месте. Обособленное подразделение находится вне места постоянной работы сотрудника, поэтому поездка считается командировкой.

Вопрос №2: Есть ли какое-либо наказание за неисчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных?

Ответ: Если организация выплачивает суточные выше нормы, то нужно с них выплатить НДФЛ, если который не заплатить, ФНС выпишет штраф (20% от не перечисленной суммы) и начислит пени.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик