Фирма использует личный автомобиль сотрудника: возмещение расходов, учет, налогообложение

Организации и предприятия, деятельность которой предполагает доставку товаров покупателю, нередко нанимают в штат сотрудников с собственным авто, которое впоследствии используется в служебных целях. В статье разберем особенности учета и налогообложения операций, при которых фирма использует личный автомобиль сотрудника в производственном процессе.

Основания для использования авто сотрудника в служебных целях

Действующее законодательство предлагает компаниям, которые используют авто сотрудника в служебных целях, три варианта оформления подобных взаимоотношений:

1. Условия передачи авто сотрудника в пользование фирмы утверждаются в трудовом договоре.
2. Сотрудник передает ТС компании на основании договора аренды. Бланк договора можно скачать здесь ⇒ Договор аренды автомобиля без экипажа (образец).
3. Использование личного автомобиля сотрудника в интересах фирмы осуществляется безвозмездно, на основании соответствующего договора. Бланк договора можно скачать здесь ⇒ Договор безвозмездного пользования автомобилем (бланк).

В случае если фирма использует личный автомобиль сотрудника, который находится в штате по трудовому договору, то договор аренды авто следует оформить в качестве соглашения на аренду ТС без экипажа. Данное ограничение связано с тем, что договор аренды ТС с экипажем предусматривает возникновение у сотрудника дополнительных обязательств (управление автомобилем), которые можно прописать в трудовом договоре.

Читайте также статью ⇒ «Расходы на арендованный автомобиль: расчет, отражение в учете«.

Как рассчитать расходы к возмещению

Перечень возмещаемых расходов и порядок их расчета зависит от документа, на основании которого фирма использует личный автомобиль сотрудника. Ниже мы расскажем, как определить расходы за использование и обслуживание в случае аренды ТС на основании трудового договора, договора аренды и соглашения безвозмездного пользования.

Расходы за использование ТС сотрудника по трудовому договору

При включении в трудовой договор сотрудника условий относительно использования фирмой его личного автомобиля, в соглашении следует предусмотреть перечень возмещаемых расходов на обслуживание ТС, а также документы, которые будут служить основанием для подтверждения таких расходов.

В общем порядке на основании трудового соглашения работодатель может выплачивать сотруднику компенсацию за пользование ТС, а также возмещать расходы на:

• ГСМ (на основании путевых листов);
• стоянку, мойку;
• ремонт;
• техобслуживания.

Для подтверждения понесенных расходов сотрудник предъявляет платежные квитанции, а также расходные накладные, акты выполненных работ, прочие документы.

Как правило, выплата сотруднику компенсаций и возмещений за пользование ТС производится ежемесячно на основании отчета утвержденной формы, путевых листов и подтверждающих документов.

Читайте также статью ⇒ «Гражданско-правовой договор с внештатным сотрудником«.

Арендные платежи за пользование автомобилем сотрудника

Если компания заключила с сотрудником договор на аренду авто без экипажа, то в таком соглашении стороны утверждают:

• сумму арендных платежей;
• порядок оплаты аренды ТС (ежемесячно, ежеквартально, т.п.);
• перечень возмещаемых расходов (ГСМ, ремонт, техобслуживание, т.п.);
• основания для возмещения.

Оплата аренды и возмещения в рамках договора производится на основании акта выполненных работ, к которому прилагаются документы к возмещению (квитанции, счета, акты, т.п.).

Можно ли возместить расходы сотруднику по договору безвозмездного пользования

Сотрудник вправе передать фирме личный автомобиль в пользование на безвозмездной основе, подписав соответствующее соглашение. Однако данная форма взаимоотношений с работником является экономически нецелесообразно для компании по причине возникновения у работодателя дополнительных обязательств по уплате налога (НДС от стоимости безвозмездно полученного блага).

В то же время на основании ст. 188 ТК РФ работник вправе требовать компенсацию расходов на обслуживание авто (ГСМ, техобслуживание), но не более того. Рассчитывать на выплаты от работодателя непосредственно за пользование автомобилем сотрудник в данном случае не может.

Фирма использует личный автомобиль сотрудника: учет и налогообложение

Относительно включения компенсационных расходов в расчет налога на прибыль следует отметить, что работодатель, использующий ТС сотрудника по трудовому договору, вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль не на фактическую сумму выплаченных средств, а лишь на определенную ее часть, в соответствие с установленным лимитом.

Подробнее об учете компенсации за пользование авто сотрудника (по трудовому договору) в расчете налога на прибыль – в таблице ниже.

Читайте также статью ⇒ «Удержание алиментов из зарплаты сотрудника«.

Налогообложение выплат и компенсаций сотруднику по договору аренды ТС

Если компания арендует у сотрудника ТС без экипажа (имеется соответствующее соглашение), то налогообложение расходов по договору отражается в следующем порядке:

1. Налог на прибыль. В отличие от компенсации расходов за ТС по трудовому договору, выплаты по договору аренды могут быть включены в расходы для расчета налога на прибыль в полном объеме. Главное условие – наличие подтверждающих документов. Иными словами, компания может уменьшить налогооблагаемую базу на сумму арендной платы и возмещенных расходов на ГСМ, стоянку, мойку, техобслуживание, т.п., на основании акта выполненных работ, квитанций и прочих документов, подтверждающих фактические расходы сотрудника.
2. НДФЛ. На основании п. 1 ст. 208 НК РФ, доходы, полученные сотрудником в рамках договора аренды личного авто, признаются налогооблагаемыми. В связи с этим, работодатель, исполняющий обязанности налогового агента, обязан исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ от суммы выплаченных доходов (13% — в общем порядке, 30% — если сотрудник является нерезидентом РФ). Срок выплаты налога – не позже дня перечисления дохода сотруднику по договору аренды.
3. Страховые взносы. В соответствие со ст. 7 ФЗ-212, арендная плата, перечисляемая сотруднику за пользование личным ТС, не увеличивает базу для начисления страховых взносов. Следовательно, при выплате вознаграждения сотруднику в рамках договора аренды авто, работодатель не начисляет и не выплачивает взносы в ФСС.

Примеры проводок

Для того чтобы наглядно разобраться в порядке отражения операций по учету компенсационных выплат сотруднику за использование личного авто в служебных целях, рассмотрим примеры.

Пример №1. Фирма использует личный автомобиль сотрудника по трудовому договору

01.08.18 между Кожуховым и ООО «Фонтан» заключено дополнительное соглашение, согласно которому Кожухов передает компании в пользование свой личный автомобиль Chevrolet Niva (объем 1.690 куб. см) на следующих условиях:

• ежемесячная выплата на обслуживание автомобиля в размере 2.100 руб.;
• компенсация расхода топлива на основании путевых листов.

По итогам августа 2024 года Кожухову выплачена ежемесячная компенсация (2.100 руб.) и возмещение ГСМ (1.330 руб.). При расчете налога на прибыль учтена предельно допустимая сумма в соответствие с объемом двигателя (1.200 руб.). В учете отражены следующие записи:

Пример №2. Компания арендует у сотрудника ТС без экипажа

ООО «Сигма» арендует у сотрудника Петрова автомобиль Volkswagen Polo (объем двигателя 1.598 куб. см) на основании договора аренды ТС без экипажа. На основании соглашения «Сигма» ежемесячно выплачивает Петрову:

• арендную плату – 1.920 руб.;
• компенсацию ГСМ – в пределах 1.500 руб.;
• расходы на техобслуживание – в полном объеме.

Оплата Петрову производится на основании акта выполненных работ, при наличии квитанций и прочих документов, подтверждающих фактически понесенные Петровым расходы.

31.07.2024 между Петровым и «Сигмой» подписан акт, согласно которому работодателя выплачивает Петрову сумму 4.880 руб., в том числе:

• арендная плата – 1.920 руб.;
• компенсация ГСМ – 1.280 руб. (на основании чеков АЗС);
• расходы на техобслуживание – 1.680 руб. (на основании квитанций СТО).

Сумма расходов по акту учтена при расчете налога на прибыль в полном объеме.

В учете отражены следующие записи: