Бухгалтерский учет товаров и продукции на складе

Складской учет движения товаров в предприятиях оптовой и розничной торговли должен вестись лицом, несущим материальную ответственность, в натуральных количественных показателях или по номерам номенклатуры. В статье расскажем про бухгалтерский учет на складе, дадим примеры проводок.

Бухгалтерский учет на складе для оптовой торговли

Товары, привезенные на склад, регистрируются одним из перечисленных ниже методов:

  • сортовым,
  • партионным,
  • партионно-сортовым.

Если ассортимент невелик, а товары поставляются в небольшом объеме, учитывать их можно в регистре учета по форме ТОРГ-18. Заниматься внесением записей может кладовщик. Если в организации имеется большой товарооборот, а на складе присутствует значительный ассортимент товаров, должны заполняться карточки складского учета (форма М-17) и партионные карты (в случае утверждения именно партионного метода учета). Читайте также статью: → «Форма ТОРГ-18».

Также в обязанности материально-ответственного работника входит заполнение в положенное время карточки количественно-стоимостного отчета ТОРГ-28. Ее положено заводить на все по отдельности номенклатурные единицы. В нее заносятся сведения о дне поступления на склад или выбытия из него (и реквизитов соответствующей бумаги), поставщике и покупателе. То есть документ показывает схему движения товаров по количеству и сумме.

ТОРГ-28 предоставляет информацию для оформления товарного отчета ТОРГ-29, содержащий сведения о покупных ценах оптового склада. ТОРГ-29 должен предоставляться сразу в двух экземплярах, один из них хранится на складе, а второй направляется сотруднику бухгалтерии, который осуществляет его проверку не позднее, чем того требует график документооборота.

По информации бухгалтерского учета или проведенной инвентаризации в форме ТОРГ-29 записывается количество оставшегося на начало нового отчетного периода товара.

Материально-ответственный сотрудник склада заносит в приходную часть ТОРГ-29 данные обо всех поступивших товарных единицах и прилагает к ней всю сопроводительную первичную документацию (распределив ее для удобства других работников в хронологическом порядке). Расходная часть документа будет отражать сведения по продажам, списаниям и прочим случаям выбытия товарно-материальных ценностей. Остатки на окончание отчетного периода выявляются путем проведения расчетов, или же организуется ревизия. Читайте также статью: → «Товарный отчет ТОРГ-29: кем заполняется и где используется, образец».

Бухгалтерский учет на складе для розничной торговли

Розничный склад предназначен для хранения и накопления товарных активов для того, чтобы увеличивать ассортимент продукции. Главная цель содержания такого склада — иметь возможности вовремя пополнять запасы точки розничной торговли. Этим объясняется необходимость особенного оборудования склада, такого, чтобы обеспечить легкодоступность всей номенклатуры и предотвратить воздействие продукции друг на друга.

На розничном складе также предусмотрено заполнение отчета ТОРГ-29, отражающего движение товаров и заполняемого материально-ответственным лицом по тем же правилам, что действуют на оптовых складах.

Перевозка продукции из помещения склада в розничный магазин оформляется накладной ТОРГ-13, содержащей сведения об отправителе товара, его получателе, количестве единиц товара, его стоимости и номенклатуры. Необходимо составить два экземпляра, один оставить отправителю (он приложит ее к расходным бумагам), второй передать получателю (он прикладывает документ к приходным бумагам). Накладная ТОРГ-13 представляет собой неотъемлемое приложение отчета по форме ТОРГ-29.

Чаще бывает так, что у розничного магазина нет обособленного склада, и в таких случаях продукция поступает напрямую на точку продаж, где материально-ответственный сотрудник (в лице зав. магазином или продавца) сдает бухгалтеру отчет ТОРГ-29 как отчетность о схеме движения товаров. Также он прикладывает всю требующуюся в данной ситуации первичную документацию. В отчете отображаются розничные цены. Расходная часть документа будет включать не только информацию об усушке, утряске, списании и других случаях выбытия, но и сведения о выручке за каждый отчетный день в отдельности.

Доказательством получения дохода будут служить кассовые или товарные чеки, каждый день прикладываемые к расходнику ТОРГ-29. Они являются основанием исполнения устного договора купли-продажи с покупателем, завершающегося внесением денег в кассовый аппарат и передачей прав на приобретенный продукт. Розничный магазин обязан вести кассовые отчеты, в которых будут отражены сведения о приходных и расходных операциях, имевших место на протяжении отчетного периода. К ним непременно должны прикладываться подтверждающие товарную операцию документы.

Учет движения товаров

Приемка товаров на складе

От грамотного соблюдения порядка и сроков приемки товаров зависит возможность предъявления претензий в случае низкого качества продукции или неполной комплектации заказа поставщиком. Руководители компании, которой принадлежить складское помещение, обязаны разъяснить материально-ответственному сотруднику, осуществляющему приемку товаров, по условиям каких договором фирме поставляют продукцию.

Это может быть договор:

  • купли-продажи,
  • долгосрочный договор поставки,
  • комиссии,
  • доставки по отдельным заявкам.

Приемка может проходить:

  • на складе или базе торговой компании,
  • непосредственно на точке,
  • в помещении поставщика,
  • на территории перевозчика.

В случае заключения прямого договора, рассчитанного на долгий срок, работнику на приемке отдается график поставок, согласованный с поставщиком. Если же продукцию доставят по заявке, он информируется о том, что товар был заказан на какой-то конкретный день. Приемная комиссия и материально-ответственное лицо должны быть ознакомлены с положениями договора о названии товара, качестве, количестве, комплектности, дате приемки, списке технических и прочих документов.

Схема приемки и составление бумаг зависят от того, где осуществляется приемка (и какая она — приемка по количеству, комплектности, качеству), насколько сопроводительные документы отражают исполнение условий поставки (и обнаружились ли бумаги вообще).

Сотрудник предприятия, принимающий поставку на территории поставщика, осуществляет приемку на основании доверенности (форма № М-2 и М-2а), доказывающей наличие у него прав на получение продукции от имени компании, на которую он работает. Поставщик должен проверить наличие доверенности и паспорт материально-ответственного лица.

Доверенность подписывается руководителем компании-получателя, главным бухгалтером и материально-ответственным работником и должна отражать следующую информацию:

  • номер и день выдачи сотруднику,
  • ФИО, паспортные данные и должность работника, на имя которого она выдана,
  • срок, на протяжении которого ее можно предъявлять,
  • номер и день документа, по которому отпускается продукция,
  • название всех товаров, которые должны быть получены сотрудником, количество и единицы измерения.

В случае предпочтения организацией доверенности по форме М-2а, они должны быть зарегистрированы в книге доверенностей, в которой указываются:

  • день выдачи документа и ее порядковый N,
  • ФИО работника, на которого она оформлялась,
  • срок действия,
  • данные поставщика, отпускающего продукцию,
  • подписи сотрудника по приемке в подтверждение получения доверенности.

Когда доверенность решается составлять по форме М-2, учет ведут по корешкам, которые необходимо сохранять сотруднику бухгалтерии фирмы-получателя. На нем проставляется отметка о том, что доверенность выдавалась работнику, осуществляющему приемку, и что по ней были получены товары. Указываются N и день товаросопроводительной бумаги.

Когда поставка продукции торговой компании осуществлена, материально-ответственный работника отдает бухгалтеру товаросопроводительные документы, который должен «закрыть доверенность», отметив получение товаров по конкретной доверенности в регистре доверенностей (его нужно прошнуровать, листы — пронумеровать, поставить подпись бухгалтера и печать компании).

Отпуск складских товаров

Отпуск товаров происходит следующим образом:

Розничная торговля Мелкий опт Оптовая торговля
Покупателю продукта отдается кассовый чек, выручка ежедневно отражается в книге кассира-операциониста. В случае с мелкой розницей, при реализации товара с лотка или другого мобильного приспособления данные о выручке заносятся в расходно-приходной накладной. Товар реализуется после оформления письма-требования или заказа — отборочного листа ТОРГ-12). Оплату товара подтверждает выписанный счет. В накладной отмечаются факты отпуска и приемки продукции, ставится круглая печать компании. Отпуск продукции происходит по накладной ТОРГ-12. Работник отпускает товары на основании «Заказа — отборочного листа» или иной бумаги, утвержденной порядком документооборота получателя товаров.

Документы, используемые при отпуске продукции:

Форма Описание
ТОРГ-12 «Товарная накладная» Используется с целью оформления реализации (отпуска) ТМЦ сторонней компании. Один экземпляр документа хранится на складе отправителя для того, чтобы было основание для списания отпущенных ценностей с подотчета работника. Второй экземпляр пригодится закупщику для оприходования товаров.
ТОРГ-8 «Заказ — отборочный лист» Оформляется в качестве заявки на оптовом складе (базе) при отборе продукции и тары, сведения законсятся работником склада на машинном либо бумажном носителе инф-ии, отдается на склад для исполнения. Организация формы помогает проводить расчеты по нескольким отдельным группам товаров (к примеру, вычислять скидку по группе продуктов). Документ служит для составления товарно-сопроводительной накладной.
ТОРГ-9 «Упаковочный ярлык» Используется при упаковке ценностей. Должен быть выписан сотрудником компании в 3 экземплярах (на каждое место в отдельности — на ящик, тюк и т.д.). На документе должна стоять подпись упаковщика и материально-ответственных работников.

1-ый экземпляр: прилагается к ценностям в ящике (тюке),

2-ой экз.: идет к счету-фактуре (обозначается масса каждой единицы), если не предусмотрена поящичная спецификация,

3-ий экз.: хранится на базе.

ТОРГ-10 «Спецификация» Необходима при упаковке отфактурованной партии ценностей в бочки, ящики… Оформляется сотрудником склада в 2 экземплярах: для счета-фактуры покупателя, для отправки бухгалтеру.

Все места с продукцией прописываются по отдельности, указывается их масса. Масса тары (тара перечисляется на обороте) пишется отдельно. Ценности в упаковке отдаются агенту, экспедитору по массе брутто или числу мест. Бланк подписывается приемщиком.

ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары» На основании приказа руководства (в письменной или устной форме, в документе ставят соответствующую пометку) товары могут перевозиться из одного структурного подразделения фирмы в другое, где за приемку и отпуск товара отвечают разные материально-ответственные сотрудники. Накладная должна содержать их подписи и быть заверена круглой печатью фирмы. Также обязательно присутствие на бумаге штампа компании, доказывающего, что были отпущены именно те товары, которые прописаны в накладной.

Перемещение внутри склада отмечается в отдельной строке товарного отчета.

Чтобы учесть движение ценностей внутри компании, между структурными ее единицами или разными материально-ответственными работниками, ТОРГ-13 оформляется в 2 экземплярах работником, сдающим товар. На основании 1-ого экз. он списывается сдающим подразделением, на основании 2-ого — он оприходуется принимающей стороной.

Бумага должна быть подписана материально-ответственными сотрудниками, осуществлявшими отпуск и прием ценностей. Она отправляется бухгалтеру для ведения учета движения ТМЦ.

Хранение складских товаров

Товары на базе снабжаются товарным ярлыком:

Сортовой метод Партионный способ Партионно-сортовой метод Хранение по наименованиям
ценности разной сортности, принятые по различной цене, располагаются по отдельности все партии продукции (разных сортов и названий), привезенные на базу по одному и тому же документу, хранятся по отдельности каждая партия хранится по отдельности, а внутри партии ценности группируются по названиям и сортам продукция с одним названием хранится отдельно от ценностей с другими названиями

Форма ТОРГ-11 необходима для учета товаров на складе, она оформляется в единственном экземпляре (на каждое название) материально-ответственным сотрудником, ставится порядковый N ярлыка. Сведения из данного документа нужны для составления инвентаризационной описи товаров. Читайте также статью: → «Товарный ярлык ТОРГ-11: кем заполняется и где используется».

Работники склада обязаны соблюдать правила товарного соседства (неважно, какой выбран метод хранения МТЦ).

Руководство компании должно контролировать соблюдение санитарных норм, правил складирования и пожарной безопасности. Также важен режим хранения продукции (сроки, температура, влажность воздуха, освещение).

Учет материалов и материально-производственных запасов

Материалы (или материально-производственные запасы — МПЗ) — малоценное имущество предприятия, включая оборудование стоимостью не более 40 тыс. рублей, покупаемое для производственных и управленческих нужд, не для перепродажи. Материалы могут быть доставлены на базу на следующих основаниях:

  • покупка компанией МПЗ,
  • прием материалов как вклада учредителей фирмы,
  • производство МПЗ,
  • получение на безвозмездной основе.

Разновидности материально-производственных запасов:

Субсчет Описание
10-1 — субсчет «Сырье и материалы» здесь учитываются запасы, входящие в состав производимой продукции, которые участвуют в процессах изготовления, переработки
10-2 — субсчет «Комплектующие изделия, покупные полуфабрикаты» приобретаются для дальнейшего комплектования выпускаемой продукции
10-3 — субсчет «ГСМ» отражается движение топлива, в том числе бензина и дизеля, а также смазочных материалов, необходимых в процессе эксплуатации транспортных средств
10-5 — субсчет «Запчасти» применяется для отражения движения материалов, использующихся как запчасти в транспортных средствах и прочем оборудовании
10-6 — субсчет «Прочие материалы» включают в себя МПЗ, необходимые в хозяйственной деятельности субъекта
10-9 — субсчет «Инвентарь» сюда входят материалы, используемые как инвентарь и прочие хозяйственные принадлежности
10-10 — субсчет «Специальная оснастка и спецодежда на складе» показывает наличие специального оборудования, обмундирования, спецформы на складе
10-11 — субсчет «Специальная оснастка и спецодежда в использовании» фиксирует данный вид материалов в эксплуатации

МПЗ должны быть оприходованы по фактической себестоимости или по учетным ценам (прописывается в учетной политике). Для фиксирования движения материалов применяется сч. 10 «Материалы». Если учет решено вести по учетной ст., с целью расчета разницы между учетной и фактической ценой открывается сч. 16 «Отклонение в стоимости МЦ» и сч. 15 «Заготовление и приобретение МЦ».

В учетной политике фирмы должен присутствовать пункт о методе списания МПЗ на производственный процесс и прочие нужды компании:

  1. Способом ФИФО (учет себестоимости первых прибывших МПЗ в расходах).
  2. По себестоимости каждого материала (если получится ее обозначить).
  3. По средней себестоимости (указывается средняя стоимость единицы МПЗ).

Когда компанией выбрана система налогообложения, не предусматривающая уплату НДС, полная стоимость МПЗ относится к сч. 10. Сумма НДС не причисляется к возмещаемым налогам, а подлежит учету при расчете себестоимости.

Бухгалтерские проводки при поступлении материалов на склад:

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
материал пришел по накладной от поставщика, оптовая поставка производилась по договору продажи 10 60
покупка МПЗ за наличные средства материально-ответственным сотрудником 10 71
материал является вкладом учредителя, оценочная стоимость согласовывается с ним 10 75
материалы отданы на безвозмездной основе, берется рыночная стоимость МПЗ 10 91
отражение входного НДС 19-3 60
НДС принят к возмещению 68-2 19-3

Бухгалтерские проводки при отпуске материалов на сторону:

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
материалы вывозятся с базы на цели производства или общехозяйственные нужды, передается МПЗ по лимитно-заборной карте или требованию-накладной 20 (23, 25, 26) 10
выдача материалов из складского помещения в цех, должен составляться документ на перемещение внутри предприятия 10 10 (различные с/сч)
передача материала на безвозмездной основе (был испорчен или украден), недостатки обнаруживаются во время инвентаризации, оформляется акт о списании 94 10
МПЗ выбыли по причине стихийного бедствия (должен быть акт о списании) 99 10
реализация МПЗ на сторону по фактической себестоимости 91 10

Учет готовой продукции: бухгалтерские проводки

Готовая продукция предназначается для дальнейшей реализации. К бухучету готовая продукция должна приниматься по фактической (или нормативной) себестоимости, или исходя из стоимости затраченных для ее изготовления ресурсов.

Если учет идет по факт. себестоимости, бухгалтерская проводка будет следующая:

  • Д 43 К 20 (принята к учету готовая продукция).

Передается готовая продукция на базу по приемо-сдаточным накладным (в них фиксируется название продукта, число экземпляров, цех, из которого пришла поставка, N базы, учетная цена и стоимость в целом), к ним прикрепляется лабораторный отчет или отчет тех. контроля о качестве продукта. Первый экз. хранится в цехе (подписывается сотрудником на приемке) для оперативного учета, второй (подписан сдатчиком) отдается на базу для оперативного и бух. отчетов.

Если продукция учитывается по плановой себестоимости, компания утверждает учетные цены, сохраняемые в неизменном виде на протяжении длительного времени. По окончании месяца вычисляется разница между фактической и запланированной стоимостью. Здесь разрешается применять сч. 40 или обойтись без него. Если решено его не использовать, тогда делаются бухгалтерские проводки:

  • Д 43 К 20 (на склад поступила готовая продукция);
  • Д 90 с/сч «Себестоимость продаж» К 43 (списание себестоимости готовой продукции).

По окончании месяца факт. себестоимость и сумма ее отклонений от нормативной показывается на этих же счетах. На величину отклонения корректируется себестоимость учтенной продукции. Если на начало/конец месяца обнаруживаются остатки готовой продукции, нужно отражать и распределять отклонения, пользуясь руководством п. 206 Методических указаний No 119н.

Когда фактическая стоимость оказывается меньше (больше) нормативной, и обнаруживается экономия (перерасход), на величину отклонения делается проводка:

  • Д 90 с/сч «Себестоимость продаж» К 40.

Отклонения должны быть списаны на сч. 90 в полной мере, неважно, какой объем продукции был продан.

Пример учета на складе

Компания «ГлавПродакт» утвердило в учетной политике порядок приемки материалов по учетной цене. Склад фирмы принял партию сырья (муки), необходимой в производственном процессе. Общий объем закупки составил 250 кг, общей стоимостью 7500 рублей. Принятые нормативные цены по этому товару — 37 руб/кг.

Бухгалтер «ГлавПродакт» сделает проводки:

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ Сумма (руб)
Оприходована поставка сырья (муки) 15 60 7500
Обозначен НДС 19 60 1350
Принято сырье по учетной цене 10-1 15 9250
Списана разница между учетной и фактической ценой 15 16 1750
Если бы фактическая себестоимость оказалась больше учетной:
Списана разница в превышении учетной стоимости над фактической 16 15 N

Законодательные акты по теме

Следует изучить акты и документы:

Документ Название
Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 № 1-794/32-5) О порядке учета приемки, отпуска и хранения товаров
Закон РФ от 7 февраля 1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей»,

Постановление Правительства РФ от 19 января 1998 № 55

Правила продажи некоторых видов товаров, порядок взаимодействия с покупателями
Постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 № 71а Утверждение унифицированной формы доверенности, выдаваемой материально-доверенному лицу при осуществлении им приемки товаров от имени компании на территории поставщика
ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. Приказом Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н),

ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (утв. Приказом Минфина РФ от 30.03.2001 № 26н)

Правила использования информации по материалам
Постановление Госкомстата РФ от 30.07.1997 № 71а Утверждение унифицированных форм для контролирования наличия и движения МПЗ
Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ О том, что не обязательно применять унифицированные формы учета материалов (требование-накладная, накладная на отпуск материалов на сторону, приходный ордер, лимитно-заборная карта), начиная с 2013 года

Типичные ошибки и их описание

Ошибка №1. У компании не заключен договор с работником склада, осуществляющим приемку и отпуск товаров, о материальной ответственности.

Договор с материально-ответственным лицом непременно должен быть заключен и подписан сотрудником, иначе претензии к ошибкам при оплате товара или заполнении документации предъявлять будет некому, и убытки понесет компания.

Ошибка №2. Не проводится инвентаризация.

Инвентаризация обязательно должна быть включена в план работ на предприятии и обязана проводиться регулярно, иначе невозможно понять, за какой период на складе были выявлены излишки или недостача по товарам.

Ошибка №3. Сотрудник склада необоснованно списывает материально-производственные запасы.

Для списания материалов должны быть основания, подтвержденными документально, в том числе актами о списании, составленными в установленном порядке.

Ошибка №4. Составление первичной документации в единственном экземпляре для поставщика товаров.

Любая первичная документация должна составляться в нескольких экземплярах, и в любом случае одних из них должен передаваться в бухгалтерию для изучения и хранения.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Какой способ хранения товаров на складе предпочесть?

Метод хранения доставленных на склад ценностей выбирается, исходя из нужд каждого предприятия. К примеру, преимущество сортового метода заключается в том, что складское помещение рационально используется, а также упрощается контроль над расходом продукции. При выборе партионного способа становится проще контролировать оплату, а также выявлять излишки и недостачи по всем партиям, однако площадь базы используется нерационально.

Вопрос №2. Если компания владеет несколькими складами, и товары периодически перевозятся с одного склада на другой, достаточно ли будет устной договоренности с материально-ответственным лицом одного склада о временном хранении товаров с другого склада?

Нет, необходимо составить ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары», чтобы не возникало путаницы и обнаружения недостачи и, наоборот, избытков после проведения инвентаризации.