Каждый работоспособный человек хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью написания деловых писем, в частности, письма с предложением о сотрудничестве. У каждого человека — своя цель письма и свой адресат, но кому бы ни было оно адресовано – тема одна. Кстати, очень популярная в современном мире, потому что все прогрессивные компании начинают понимать – один в бизнесе не воин, пора объединяться. В этой статье мы будем разбираться, что это за письмо, и для чего оно нужно, а также как его составлять и избежать типичных ошибок. В конце статьи прилагается пример письма.
Что это за письмо?
Письмо с предложением о сотрудничестве – это письменный документ, в котором организация или частное лицо предлагает другой организации совместную или взаимовыгодную работу. Основная цель предложения в том, чтобы заинтересовать выбранную организацию и побудить его к дальнейшим совместным работам, которые неизбежно должны привести к росту прибыли.
Как известно на практике, письмо данной направленности служит началом для заключения договора, сделки или долговременного сотрудничества на взаимовыгодных условиях.
Для чего оно нужно?
В большинстве случаев, такие письма нужны, чтобы организовать кооперацию и сотрудничество с организацией, которая необходима для реализации стратегий или выполнения ожидаемых результатов. Однако, здесь цель может быть любой:
- сотрудничество с известной организацией для повышения собственного имиджа,
- сотрудничество с компанией, более опытной — для «перенятия» технологий работы в свое предприятие.
Например, корпорация Coca-Cola и McDonald’s – акция с возможностью получить стакан за 1 рубль с логотипом Coca-Cola при покупке еды в ресторане. Это яркий пример того, как Coca-Cola для реализации своей маркетинговой кампании заключает договор посредством отправки письма с предложением о сотрудничестве.
Кто и кому может писать письмо с предложением о сотрудничестве
Один из самых важных пунктов. Потому что, если написать письмо не тому человеку, оно может вовсе не дойти до руководителя предприятия или получить не компетентный ответ. В лучшем случае, можно будет получить хоть какой-то ответ.
Обычно письмо с предложением о сотрудничестве составляет тот работник, который отвечает за развитие организации в определенном направлении. Но содержание письма все равно согласовывается с руководителем компании. Письмо должно быть написано на имя директора, это важно, потому что принимать решение о заключении сделки будет именно руководящее лицо организации.
Общие правила написания и логического оформления письма
Самое главное правило любого коммерческого предложения – зацепить, заинтересовать и привлечь внимание потенциального бизнес-партнера, поэтому оформлять его нужно интересно, содержательно, грамотно, «вкусно». Также правильный ход в таком случае – сразу написать о компании, чем она «дышит», и на чем зарабатывает + чего ожидает от организации, с которой хочет сотрудничать.
Письмо с предложением о сотрудничестве относится к официальному документообороту и является деловой корреспонденцией, у которой отсутствует стандартный бланк. Все составляется индивидуально с учетом особенностей правил, устава (или другого документа, главенствующего среди свода правил компании) и вида деятельности фирмы.
В большинстве случаев, документ оформляется в свободном виде, но чаще — по шаблону, который разработали внутри самой компании, исходя из внутренних правил, задач и потребностей, а также целей письма и адресата.
Содержание и структура письма
Начало письма должно быть с обращением к адресату, обязательно со слова «Уважаемый». Обязательные пункты письма:
- наименование компании-отправителя,
- её адрес и телефон для связи,
- должность и ФИО её представителя,
- суть предложения.
В основной части письма должна быть информация о сути предложения, она должна быть обозначена четко, лаконично и без лишней «воды», чтобы быть понятной. Также именно в основной части нужно ставить акцент на преимуществах и выгодах от сотрудничества.
Обязательный момент – информация о компании-отправителе: можно написать город и виды деятельности, действующих клиентов, которые могут дать отзыв (если они известные, это будет большим плюсом). Остальное будет лишним на данном этапе.
Настроение письма нужно стараться держать побудительным, но не навязчивым. Если текст получается слишком длинным, необходимо разделить его на смысловые части (абзацы) — так информация будет восприниматься проще и понятнее.
В заключении письма рекомендуется оставить ссылку на сайт или социальные сети, где потенциальный бизнес-партнер сможет найти дополнительные сведения.
Часто встречающиеся ошибки, и как их избежать
Ошибка 1. Писать про себя
Старайтесь избегать лишней «болтовни» о себе, пишите больше о сотрудничестве и партнере, выгодах, условиях, возможно, о требованиях. О подводных камнях нужно предупреждать заранее, иначе нет смысла тратить свое и чужое время впустую.
Ошибка 2. Неправильное оформление
Важна структура — смысловые части должны бросаться в глаза сразу, не забывайте об этом! По статистике, 75% компаний смотрят именно на оформление документов от сторонних предприятий. Это говорит, в том числе, и об отношении к работе, когда в документе все четко, чисто и понятно.
Ошибка 3. Невозможность донесения ценности
Чтобы правильно донести ценность сотрудничества до потенциального партнера, следует разделять предложение о сотрудничестве на две логические связки: ценность и цена (или выгода для партнера).
Ошибка 4. Много «воды»
Проблема решается просто – опирайтесь на факты. Не врите, пишите только реальную информацию и достоинства своей компании. Постарайтесь пробудить в собеседнике желание сотрудничать с вами посредством своих реальных достижений и заслуг перед клиентами. Покажите, что таким образом партнер сможет увеличить и лояльность своих клиентов тоже.
Ошибка 5. Одинаковый подход ко всем потенциальным партнерам
Письмо с предложением о сотрудничестве обязательно нужно составлять с индивидуальным подходом. Для каждой компании нужно делать такое содержание, чтобы привлечь внимание к своей организации, чтобы руководители компании чувствовали нужду в общей с ними работе.
Правила деловой переписки
Не важно, онлайн-переписка это, или почтовое письмо, а может быть, даже факс, нужно соблюдать вежливый тон. Использовать вежливые фразы «рад сотрудничеству», «спасибо за внимание», «пожалуйста», «будьте любезны», «прошу прощения за беспокойство» — они не только повысят ваш уровень мобильности в глазах партнера, но и прибавит уважения.
Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность отправителя. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в тексте письма, можно сказать, что собеседник формирует о вас худшее мнение, чем то, которого вы заслуживаете на самом деле.
Обращайте внимание на время отправки письма! По выходным и праздничным дням переписку вести не рекомендуется, так же, как и после 18:00 часов вечера, так как на рабочих местах уже никого нет, а решать деловые вопросы во внерабочее время считается плохим тоном.
Способы отправки письма
Письмо с предложением о сотрудничестве можно отправить несколькими способами:
- Первый способ самый простой и распространенный, актуальный – электронная почта. Конечно, есть и свои минусы, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попасть в папку «спам», поэтому первый способ подходит только тогда, когда у отправителя уже выстроен прямой контакт с получателем, или стороны переписывались по почте ранее (через телефон или личные встречи).
- Второй способ, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
- Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности, но менее популярный, чем электронная почта.
- Четвёртый способ: отправить предложение через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом). Зато вариант очень мобильный, простой и крайне удобный.
- Пятый вариант – отправить официальный документ через курьера. Обычно передать его поручают сотруднику компании при личной встрече. Это один из самых эффективных вариантов для привлечения клиентов.
Полезные советы
Обратите внимание на следующие моменты:
- Всегда указывайте пометку-тему письма, чтобы его было легче идентифицировать.
- Адрес электронной почты должен быть с деловым «ником», никаких orkvmiretsvetov@gmail.com.
- Общайтесь только на «Вы», соблюдайте субординацию.
- Обращайтесь по полной форме имени: не Саша, а Александр.
- Следите за орфографией.
- Будьте кратки – у деловых людей нет времени читать ваши мемуары.
- В конце письма обязательно укажите свое ФИО и контактные данные для возможности связаться.
Заключение
Старайтесь соблюдать эти простые, но очень эффективные правила деловой переписки, в частности, письма с предложением о сотрудничестве, чтобы иметь успешные кооперативные связи с другими организациями. Следуйте логике составления письма, тем самым вы подадите знак о том, что с вами можно сотрудничать, что вы надежный партнер.
Смотрите пример составления письма ниже:
Письмо с предложением о сотрудничестве. Как составляется, образец
Загрузка...