Личный помощник руководителя: обязанности и требования

Автор статьи

Екатерина Иванова

2 минуты на чтение
58 просмотров
Содержание Содержание

Главный ресурс любой организации – это ее сотрудники. Они способствуют росту и процветанию производства. Хорошие начальники ценят своих сотрудников. Среди других значимых должностей выделяется помощник начальника. Функции и значение его трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего помощника руководителю высшего звена будет очень сложно управлять компанией.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой противоречивой и неоднозначной с точки зрения требований должности, как помощник директора. В обязанности работников, занимающихся данным видом деятельности, входит довольно много элементов. Также личных помощников часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Должности похожие, но это разные виды деятельности. Обязанности помощника менеджера:

  • Обеспечение прогресса рабочего дня начальника: расписание, встречи, подписание документов и командировки.
  • Обеспечение комфортного рабочего места руководителя высшего звена – нужно позаботиться о микроклимате, чистоте и комфорте помещений.
  • Работа с документами от начальника, в частности с письмами и входящими звонками.
  • Обеспечение психологического комфорта управленца.
  • Проведение первичных переговоров.
  • Обеспечение управления сотрудникам низших звеньев и т. д.

Этот список намного шире, чем перечень административных и секретарских задач. Однако детали, с которыми сталкивается работник в должности «личный помощник руководителя», обязанности и особенности деятельности будут у разных работодателей разными. Бывает, что это в основном секретарская работа. Или помощник исключительно занят обеспечением комфорта и порядка у начальника. А некоторые помощники являются полноправными заместителями и имеют подчиненных сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут различаться в зависимости от мнения руководства. Чаще всего эта вакансия воспринимается как начало карьеры. Однако серьезный топ-менеджер будет искать в помощниках кого-то с профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднее специальное образование, связанное с управлением или юриспруденцией. Кроме того, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

  • возможность работы во всех офисных программах;
  • высокая скорость печати;
  • начитанность;
  • знание хотя бы одного иностранного языка, чаще всего английского;
  • знание основных понятий программирования и нестандартных компьютерных программ;
  • умение вести делопроизводство и кадровую работу в соответствии с нормативными требованиями;
  • знание основных понятий действующего законодательства;
  • хорошо организованная речь.

Это минимальное требование к претенденту на должность «личный помощник начальника». Обязанности также могут быть добавлены в зависимости от сферы деятельности организации. В некоторых компаниях наличие профильного или смежного образования считается обязательным условием для поступления на такую ​​работу. Также большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Помимо профессионализма, к помощникам топ-менеджеров предъявляется ряд личных требований. Прежде всего, это:

  • стрессоустойчивость: ведь помощнику часто приходится первым сносить гнев начальства и выслушивать недовольство подчиненных;
  • многозадачность — способность делать несколько дел одновременно — самое ценное качество хорошего помощника;
  • позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя не справится с дополнительными задачами, ведь его деятельность зачастую выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
  • высокая обучаемость: желание узнавать новое и качественно разбираться в рабочем процессе должно присутствовать у каждого хорошего помощника.

Это лишь основные, базовые черты характера, которые необходимы каждому помощнику менеджера для успешной карьеры. Но самое главное личное требование: темперамент и поведение помощника должны не диссонировать, а идеально дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя личные поручения и профессиональные обязанности. Обычно они включают:

  • Ведение учета начальника, а в некоторых случаях и всей организации. В отдельных компаниях помощники управляют секретариатом организации.
  • Координация управленческой деятельности. Назначение деловых встреч, напоминание начальству о событиях и событиях разного рода.
  • Ведение переписки от имени организации.
  • Прием и перераспределение входящих телефонных звонков.
  • Предоставление начальнику всей необходимой информации по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет достаточно разностороннего сотрудника, способного расширять обязанности. Наиболее распространенными дополнительными обязанностями являются:

  • Перевод с иностранного языка, в том числе во время переговоров. Не всегда у руководства есть возможность полностью доверять сторонним работникам, и здесь очень помогает знание хотя бы английского языка.
  • Организация поездок для шефа и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что помощник возьмет на себя все рутинные моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, питание и оформление документов.
  • Сопровождение начальства на мероприятия.
  • Бытовые услуги.

Этот список далеко не полный. В большинстве случаев достаточно сложно однозначно ответить на вопрос, что входит в обязанности помощника руководителя. Эта деятельность очень разнообразна. Каждый начальник выдвигает свои требования, главное следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одной из основных характеристик этой деятельности является зависимость рабочего дня от трудового дня руководства. Конечно, стандартный рабочий день составляет восемь часов. Это «размытость» рабочего времени и необходимость всегда быть на связи с руководством часто отпугивают выпускников от этих вакансий. На самом деле, вам не нужно работать больше, чем где-либо еще. Просто время для отдыха и работы становится непостоянным. Разумеется, есть и исключения — если речь идет о крупной компании мировой известности, ассистента могут и «загонять», однако кандидаты на престижную должность готовы к этому.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник начальника», должностные обязанности, требования к образованию, опыт работы должны быть указаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за выполнением сотрудниками своих обязанностей.

Должностная инструкция носит нормативный характер и подлежит обязательному соблюдению. В этом документе подробно описаны все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности разрешения трудовых конфликтов.

В отношении деталей деятельности помощника руководителя при составлении его должностной инструкции следует отнестись с особым вниманием. Обязательно надо прописать особенности работы, нюансы организации труда и времени отдыха, компенсацию за сверхурочную работу.

Необходимо отличать должностную инструкцию помощника от того же документа на должность «заместитель руководителя проекта». Обязанности последнего часто носят временный характер, как и сама работа. Кроме того, название должности должно быть четко указано в должностной инструкции. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «директор-менеджер». Убедитесь, что эта запись соответствует действующим правилам и актуальна.

Что указать в резюме соискателя на должность помощника руководителя

Должность личного ассистента — отличное начало карьеры выпускника. Таким образом, вы сможете устроиться на свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако для опытных кандидатов эта вакансия может показаться неинтересной. Особенно, если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные функции помощника руководителя, составить резюме несложно. В этом документе предполагается, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Информация, которую необходимо указать в резюме на вакансию «помощник» или «личный помощник начальника»:

  1. Полное имя, фамилия и отчество, только первые два допускаются в резюме для иностранной компании.
  2. Семейное положение. Это обязательный элемент: должность помощника часто связана с ненормированным рабочим днем. Вы должны следить за тем, чтобы такие часы не мешали семейным обязанностям.
  3. Образование. Перечислить в хронологическом порядке. Если вы все еще учитесь, обязательно обратите внимание на то, сколько времени это займет. Работодатели часто принимают студентов последнего курса в качестве ассистентов с последующим продвижением по карьерной лестнице. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
  4. Рабочий стаж. Пункт из последнего. Если у вас его еще нет, перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественных мероприятиях или профсоюзных организациях, учебные практики и другие соответствующие мероприятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику в выпускном отделении и напишите, что готовы ее предоставить.
  5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально честную оценку. Опишите себя с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
  6. Дополнительная информация. Здесь вы должны написать, почему работодатель должен выбрать вас среди других соискателей. Также не забудьте указать дополнительные навыки, например, наличие водительских прав. Уже сейчас будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
  7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связи с вами: мобильный и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Предоставляйте только актуальную информацию.

Грамотно составленное резюме не останется незамеченным работодателем.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Как правило, соискатели ищут работу в качестве личного помощника руководителя. Но начинать продвижение в этой карьерной нише проще – с позиции «помощник менеджера по продажам». Обязанности этого работника не такие объемные, но опыта и перспектив несравненно больше.

Основное отличие помощников начальников отделов — их более конкретная и целенаправленная деятельность. Они выполняют работу, связанную с определенной областью производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего карьерного роста.

В обязанности помощника начальника отдела входят все те же обязанности, что и у руководителя компании. Но есть и особенности:

  • необходимость досконально понимать суть производственного, управленческого или сбытового процесса подразделения;
  • общение с помощниками из других отделов и заместителем генерального директора;
  • ведение документации отдела.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако необходимо различать, какой тип продвижения вы хотите. Горизонтальный или вертикальный? В этой компании или это только начало будущего резюме? Ответы на эти вопросы также определяют стратегию будущих действий.

Руководство ценит хороших помощников, и это, к сожалению, негативно сказывается на вашем карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается на повышение зарплаты и дает дополнительные льготы — это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Самый простой способ продвинуться по карьерной лестнице в той или иной организации — от помощника до начальника отдела. Такие должности часто предоставляют с целью лучше узнать сотрудника и обучить его. Если вы хотите вертикальную карьеру, то это ваш путь.

Должность помощника руководителя незаметна снаружи, но очень значима для организации. Компетентный помощник может улучшить работу управленцев и, таким образом, обеспечить большую прибыль компании.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи