Обмен электронными документами, который осуществляется в рамках информационного взаимодействия между организациями и иными структурами, и есть электронный документооборот (сокращенно – ЭДО). В общем случае можно выделить следующие варианты применения ЭДО:
- предоставление электронных госуслуг;
- «электронное» взаимодействие различных структур с ФНС и ПФР РФ;
- электронный документооборот организаций с контрагентами, а также между органами исполнительной власти (федеральными, региональными).
Каждый из названых вариантов имеет свои отличительные особенности. Так, к примеру, порядок обмена документацией в электронной форме при информационном взаимодействии госструктур определяют Правила, утв. ПП РФ № 1494 от 25.12.2014. Ими же детализируется сам процесс передачи данных, формат обмена документами.
Следует заметить, что электронный обмен информацией между организациями на практике применяется на добровольной основе. Чтобы его применить, необходимо не только взаимное задокументированное согласие сторон, но и наличие соответствующих технических возможностей. Речь идет о специальном программном обеспечении (например, ViPNet ЭДО), которое позволяет отправлять, принимать такие документы.
ЭДО организаций с ПФР и ФНС РФ
Для организации «электронного» взаимодействия с ПФР РФ необходимо подавать заявление о подключении к ЭДО и заключать соответствующее соглашение об обмене документами. Наличие УКЭП и соответствующего техобеспечения обязательно. Бланк заявления в отделениях фонда может несколько отличаться, но суть от этого не меняется.
Примером может послужить вариант заявления, используемый отделением фонда по Санкт-Петербургу и Ленинградской области и представленный далее в таблице. Форма соглашения об обмене стандартна. В отдельных случаях к действующему соглашению может оформляться допсоглашение, включающее изменения, т. е. новую редакцию предшествующего соглашения.
Подробно этот вопрос освящается на сайтах территориальных органов фонда. Там же размещаются необходимые актуальные бланки, которые можно скачать и заполнить.
Что касается аналогичного взаимодействия с ФНС РФ, то тут ситуация следующая. Организации– налогоплательщики могут передавать требуемую отчетность ИФНС в электронном виде по ТКС. Но для этого следует сначала заключить договор с оператором ЭДО по месту своей регистрации, получить УКЭП, установить на рабочем компьютере соответствующее программное обеспечение.
ФНС РФ представляет перечень действующих операторов ЭДО на своем сайте (см. разд. «Налогообложение в РФ», подр. «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности»).
Налоговая служба также обращает внимание, что в случае отправки отчетности электронным способом посредством ТКС дата ее отправки признается днем ее представления.
ФНС РФ (nalog.ru).
По части информационного взаимодействия с ФНС РФ применяются также следующие нормы. Представление документов (информации) по требованию ИФНС через ТКС регулируется Приказом № ММВ-7-2/168@ от 17.02.2011 Минфина и ФНС РФ. Установки данного распоряжения распространяются на налоговых агентов и плательщиков сборов. Формат некоторых бухгалтерских документов для их подачи в электронном виде определен Приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015 (ред. от 2024 г.).
Иные законы, регулирующие вопросы организации ЭДО
Обращаясь к законодательству, отдельное внимание следует обратить на правовые нормы, регулирующие вопросы получения, применения ЭП. Как известно, ее наличие приравнивает по юридической силе электронный документ и его аналог на бумажном носителе. Данная норма на законодательном уровне была закреплена еще ФЗ РФ № 1 от 2002 г., который с течением времени упразднили.
На сегодня применяется ФЗ РФ № 63 от 06.04.2011. Данный правовой акт целиком и полностью регулирует отношения в части использования ЭП во всех сферах деятельности. Например, при совершении сделок гражданско–правового характера и иных юридически значимых действий. Федеральный закон определяет виды ЭП, особенности, порядок их использования и признания.
Помимо этого закона следует обратить внимание на Приказ Минфина РФ № 174н от 10.11.2015. Им установлен особый порядок движения счета–фактуры через ТКС, оформленного в электронном виде и подписанного УКЭП. Учрежденные нормы актуальны, прежде всего, для участников сделки, продавца и покупателя. Порядок предписывает им вести ЭДО по каждому счету–фактуре отдельно. Факт выставления счета, как, собственно, и получения, подтверждается оператором ЭДО. Ошибки в счете–фактуре устраняются путем уточнения.
Важно! Обмениваться электронными счетами–фактурами следует только посредством ТКС. Остальную документацию организации могут отправлять контрагентам напрямую при помощи специальных сервисов обмена, например, Synerdocs.
Особенности организации электронного документооборота между организациями
Процесс организации ЭДО предусматривает выполнение ряда обязательных действий. Организация должна:
- Определить порядок формирования, осуществления ЭДО, включающий создание, отправку, хранение электронной документации.
- Закрепить данные нормы по ЭДО в своих локальных документах.
- Заключить на конкретный срок письменное соглашение с иными участниками взаимодействия (организациями) об обмене электронными документами.
- Выбрать оператора ЭДО, оформить соответствующее соглашение с ним.
- Получить в аккредитованном удостоверяющем центре ЭП.
После этого можно приступать к формированию и отправке документации в электронном виде нужному адресату. Собственно движение электронного документа, например, от продавца к покупателю будет выглядеть следующим образом.
| Схема отправки–получения документа | ||||
|
Действия |
продавца |
Последующие действия покупателя | ||
| 1 | 2 | 1 | 2 | 3 |
|
Создать электронный документ, поставить под ним свою ЭП |
Загрузить его в систему оператора ЭДО, отправить покупателю |
Принять отправленный продавцом документ при помощи своего программного обеспечения | Загрузить его в используемую учетную программу, проверить на предмет соответствия и ошибок | Поставить свою ЭП на проверенном документе и направить его через оператора ЭДО обратно продавцу |
Пример 1. Обмен юридически значимыми документами между организациями через систему ViPNet ЭДО
Данная система позволяет автономно создавать список контрагентов, с которыми будет производиться обмен. Пользователь может добавить любое лицо в список участников, отправив ему приглашение. Исключить из списка контрагента можно односторонним порядком в любое время.
Таким образом, для осуществления ЭДО необходимо достигнуть согласия сторон (в рассматриваемой ситуации – организаций), получить УКЭП и подключиться к ЭДО в системе ViPNet ЭДО. Для этого следует оформить электронную заявку в «Инфотекс Интернет Траст» и дождаться положительного ответа в форме уведомления.
Непосредственно после подключения пользователю нужно авторизоваться в «ViPNet ЭДО Документ», оформить, отправить заявление на участие в ЭДО и приступить к работе.
Правила обмена электронными документами между госструктурами
Обмен электронными документами между федеральными, региональными госорганами на сегодня – распространенный, а порой, и обязательный формат взаимодействия. Подчиняется он, как уже было отмечено выше, Правилам обмена эл. документами, утв. ПП РФ № 1494 от 25.12.2014 (далее по тексту – Правила). Их установки не касаются обмена сообщений, имеющих место при предоставлении госуслуг.
Согласно действующим нормам процесс, порядок документирования, работы с электронной документацией надлежит закреплять в соответствующих локальных документах организации. В этом качестве обычно используется инструкция по делопроизводству. Это первое и главное условие организации ЭДО. Собственно перечень документов, которые можно переправлять в электронном виде, определяется отдельно на законодательном уровне.
Применяемые Правила четко объясняют, что такое документ в электронном виде, вводят понятия «транспортная шина», «транспортный контейнер». Далее, ими же установлено, что процесс обмена может осуществляться посредством системы МДЭО (межведомственного электронного документооборота) либо по открытым каналам (через интернет). Наличие УКЭП при этом обязательно. Правилами разрешается также передавать документы на флешке и на съемном носителе, если отсутствует возможность передачи их по сети.
Создание, отправка и принятие документов производится из системы СЭД либо отдельного компьютера, который подключен к соответствующему выделенному каналу связи. Передаваемые документы изначально упаковывают в транспортный контейнер требуемого формата и только после этого отправляют. Факт получения отправленного документа, а также иные действия подтверждаются технологическими уведомлениями оператора.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Кто отвечает за безопасность системы СЭД?
Организации, участвующие в электронном обмене, должны самостоятельно решать этот вопрос, т. е. обеспечивать безопасность СЭД (устанавливать «антивирусник», предохранять систему от несанкционированных доступов и т. п.).
Загрузка...