Индивидуальный персонифицированный учет застрахованных лиц

В соответствие с положениями Пенсионной реформы, работодатель обязан подавать в контролирующие органы данные персонифицированного учета по каждому из сотрудников. В статье разберем, как организации следует вести индивидуальный персонифицированный учет застрахованных лиц, какова форма и сроки подачи отчетов по персонифицированному учету в 2024 году.

Работодатель как страхователь в системе обязательного пенсионного страхования

Действующая в РФ система обязательного пенсионного страхования предусматривает участие трех субъектов – страховщика, страхователя и застрахованного лица:

1. Страховщик – орган Пенсионного фонда, который гарантирует осуществление выплат при наступлении страхового случая (в общем порядке – достижение гражданином пенсионного возраста).
2. Застрахованное лицо – гражданин, трудоустроенный по трудовому договору или договору подряда, либо самозанятое лицо, который при наступлении страхового случая выступает получателем страховых выплат.
3. Страхователь – организация, которая выступает работодателем по отношению к застрахованному лицу и выплачивает страховые взносы страховщику в установленном порядке.

Согласно системе обязательного пенсионного страхования (ОПС) в обязанности работодателя-страхователя вменяется:

• исчисление страховых взносов;
• выплата страховых взносов за счет собственных средств;
• подача отчетности по страховым взносам в ПФР и ФНС;
• ведение индивидуального персонифицированного учета застрахованных лиц.

Самозанятые лица, будь то ИП или адвокаты, совмещают функции застрахованного лица и страхователя. Как страхователь, ИП начисляет и выплачивает страховые взносы (как за себя, так и за наемных работников), как застрахованное лицо – выступает получателем страховых выплат при наступлении страхового случая.

Читайте также статью ⇒ «Страховые взносы для ИП без работников».

Индивидуальный персонифицированный учет застрахованных лиц

Под понятием индивидуального (или персонифицированного) учета понимают консолидацию данных о каждом сотруднике, которые выступает застрахованным лицом по отношению к работодателю страхователю.

Для чего необходим индивидуальный персонифицированный учет

Цель ведения персонифицированного учета – консолидация данных о застрахованном лице для последующей передачи в ПФР.

На основании данных индивидуального персонифицированного учета в ПФР:

• определяется страховой стаж для расчета будущей пенсии;
• производится расчет пенсионных баллов (при сравнении данных персонифицированного учета и отчета РСВ);
• рассчитывается сумма пенсионных выплат.

Читайте также статью ⇒ «Заявление на возврат переплаты по страховым взносам«.

Какие сведения содержит индивидуальный персонифицированный учет

В 2024 года данный персонифицированного учета консолидируются в отчете СВМ-М, который содержит следующую информацию о застрахованном лице:

• ФИО;
• СНИЛС – индивидуальный страховой номер, который заполняется работодателем на основании свидетельства, предоставленного застрахованным лицом;
• ИНН.

Бланк отчета СЗВ-М можно скачать здесь ⇒ Форма СЗВ-М.

Важно знать, что ведение персонифицированного учета не подразумевает подачу в ПФР данных о доходах, начисленных работнику по итогам отчетного периода, а также о суммах выплаченных страховых взносах. Эти данные работодатель подает в отчете РСВ (бланк можно скачать здесь ⇒ РСВ (бланк)).

Как вести индивидуальный персонифицированный учет: пошаговая инструкция

Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет работодателю разобраться в особенностях ведения индивидуального персонифицированного учета на каждом из этапов ведения деятельности.

Этап-1. Приобретение обязанностей по ведению персонифицированного учета

Организация или ИП приобретают обязательства по ведению индивидуального персонифицированного учета в момент наступления одного из событий:

• принятие сотрудника в штат на основании трудового договора;
• наем работника на основании договора гражданско-правового характера.

В день заключения трудового договора (договора подряда) организация приобретает статус работодателя, а значит, обязательства по ведению персонифицированного учета.

Работодатель вправе вести учет сведений о застрахованных лицах в электронном виде либо на бумажном носителе. Форма ведения учета может иметь следующий вид:

На основании учетных данных работодатель составляет форму СЗВ-М, указывая в бланке следующую информацию:

1. Раздел 1 – Реквизиты страхователя:

• регистрационный номер работодателя в ПФР;
• сокращенное наименование компании;
• ИНН;
• КПП.

2. Раздел 2 – Отчетный период:

• месяц (01 – январь, 02 – февраль, и т.п.) и год (2024).

3. Раздел 3 – Тип формы:

• «исх» — исходящая, подается при первоначальной подаче отчета;
• «доп» — дополняющая, подается при корректировке ранее поданных данных в сторону увеличения;
• «отмн» — отменяющая, подается при корректировке ранее поданных данных в сторону уменьшения.

4. Раздел 4 — Сведения о застрахованных лицах:

• ФИО;
• СНИЛС;
• ИНН.

Отчет подается в территориальный орган ПФР ежемесячно в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Читайте также статью ⇒ «Страховые взносы на подарки сотрудникам«.

Этап-2. Актуализация сведений индивидуального персонифицированного учета

Работодатель обязан постоянно актуализировать сведения индивидуального персонифицированного учета и в случае каких-либо изменений уведомлять органы ПФР.

Актуализация сведений персонифицированного учета производится в следующих случаях:

• работник сменил фамилию;
• сотруднику выдано новое свидетельство обязательного пенсионного страхования с новым номером;
• работнику присвоен ИНН (в случае если ранее застрахованный гражданин не имел ИНН по религиозным мотивам).

Работодатель-страхователь обязан подавать актуальные данные по мере их обновления. К примеру, если застрахованный гражданин сменил фамилию в марте 2024, то в отчете СЗВ-М за март организация обязана отразить данные о работника с новой фамилией.

Этап-3. Персонифицированный учет при увольнении сотрудников

В отчете СЗВ-М работодатель отражает информацию о сотрудниках, которые в течение отчетного месяца:

• приняты на работы;
• проработали весь месяц;
• уволены с работы.

При увольнении сотрудника работодатель прекращает подачу данный персонифицированного учета по такому сотруднику в месяце, следующем за месяцем увольнения. Данный порядок действует как в отношении сотрудников, с которыми расторгнут трудовой договор, так и в отношении работников, срок действия договора подряда с которыми истек в установленном порядке.

Ответственность за непредоставление данных персонифицированного учета

В случае нарушения работодателем порядка предоставления данных индивидуального персонифицированного учета, контролирующий орган вправе взыскать штраф в размере 500 руб. за каждого сотрудника.

Взыскание штрафа производится в следующих случаях:

• несвоевременная подача отчета СЗВ-М;
• в отчет включены недостоверные данные о сотрудниках (неверный ИНН, СНИЛС);
• форма СЗВ-М заполнена в неполном объеме (часть сотрудников не включена в отчет).