Электронные первичные документы: как признавать расходы

Министерство финансов недавно дало разъяснения относительно того, какой день принимать за дату признания затрат на оплату работ/услуг с целью исчисления налога на прибыль в случае, если в качестве подтверждения расходов выступают электронные первичные документы. Давайте разбираться.

Электронные первичные документы: как признать расходы

Если налогоплательщик, который оплачивает работы/услуги, применяет метод начисления, затраты на приобретение работ или услуг (в случае их подтверждения электронными первичными учетными документами) должны быть приняты к учету на день составления документа, свидетельствующего о несении фирмой обозначенных затрат.

Первичные учетные документы и расходы налогоплательщика

Первичные документы — документальные доказательства совершения сделок, имеющих непосредственное отношение к ведению хозяйственной деятельности субъекта и получению налогоплательщиком экономической выгоды.

Расходы — обоснованные и подтвержденные соответствующими документами произведенные налогоплательщиком затраты (см. п. 1 ст. 252 НК РФ). В целях исчисления налога на прибыль организаций за документально подтвержденные расходы принимаются затраты, которые подтверждены документами, которые оформлены строго в соответствии с действующим законодательством РФ.

Важно! Согласно указаниям п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной деятельности компании должен быть оформлен первичным учетным документом сразу же в момент совершение факта хозяйственной жизни (если же оформить первичный документ в момент совершения значимого действия невозможно, сделать это необходимо непосредственно после его окончания).

Согласно положениям п. 3 ст. 9 упомянутого выше закона, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни предприятия лицо обязано проверить достоверность данных, содержащихся в первичной документации, и своевременно передать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них сведений в регистрах бухучета. При этом, согласно указаниям п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, первичный учетный документ может быть оформлен:

• на бумажном носителе с заверением собственноручной подписью ответственного лица;
• в электронном виде, при условии подписания документа электронной (простой или усиленной) подписью.

В каких случаях электронные первичные документы приравниваются к бумажным

Если электронные первичные документы, подписанные при помощи электронной подписи (по правилам Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ), отвечают требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ по составу показателей, такие документа наравне с бумажными могут быть признаны основанием для формирования данных налогового учета.

Согласно указаниям Письма ФНС РФ от 06.02.2014 №Д-4-3/1984@, первичные учетные документы, оформленные и хранящиеся в электронном формате, могут являться доказательством несения расходов и получения дохода для целей налогообложения, если сведения в электронном виде, удостоверенные простой или усиленной электронной подписью признаны электронным документом, приравненным бумажной версии документа, заверенной собственноручно проставленной подписью.

Соответственно, электронный первичный документ может подтверждать несение затрат и получение доходов в целях исчисления суммы налога на прибыль, а также являться основанием для формирования данных налогового учета, при условии оформления таких документов по требованиям:

• Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Дата признания расходов в целях уплаты налога на прибыль

Затраты, понесенные налогоплательщиком и учитываемые в целях расчета суммы налога на прибыль (уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль), должны быть признаны в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся. При этом время фактической выплаты средств и/или совершения оплаты в иной форме значения не имеет (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Если речь идет о налогоплательщике (покупателе), применяющего метод начисления, за дату признания затрат следует принимать дату составления электронного документа, оформленного в целях подтверждения появления соответствующих затрат.

Читайте также статью ⇒ «Переход на электронные счета-фактуры: как перейти«.

Пример — определения даты принятия расходов налогоплательщика

Поставщик и покупатель заключили договор об обмене документацией в электронном формате. Один раз в неделю отдел продаж отправляет выставленные документы.

Поставщик составил документы (в электронной форме) 28.09.2024 г. (счета-фактуры и накладные ТОРГ-12). Эту партию документов покупатель получил 05.10.2024 г. Электронный документ включал в себя сведения и о дате формирования документов, и о дате их получения покупателем.

Каких-либо особых условий о переходе права собственности на поставленный товар договор между поставщиком и покупателем не предусматривал.

Соответственно, за дату признания затрат у покупателя в целях налогообложения должна быть принята дата документа, оформленного в качестве подтверждения возникновения затрат, а именно 28.09.2024 г.

Читайте также статью ⇒ «Хранение электронных документов в организации«.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Руководство компании полагает, что может передавать контрагентам электронные первичные документы без согласования такой возможности с деловыми партнерами.

Комментарий: Контрагенту можно отправлять электронные первичные документы только в том случае, если между деловыми партнерами было заключено соглашение об обмене документами в электронной форме.

Ошибка: Бухгалтер предполагает, что электронные первичные документы будут иметь силу, если сделать распечатку в бумажном формате и заверить ее факсимильной подписью.

Комментарий: Факсимильная, электронная копия или другим способом воспроизведенная подпись начальства при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не признаются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль.

Ответы на распространенные вопросы про электронные первичные документы

Вопрос №1: Можно ли хранить электронные первичные документы на предприятии и полностью отказаться от бумажных версий бумаг?

Ответ: Если между сторонами (компанией и контрагентом) заключен договор об обмене электронными документами, таковые приравниваются к бумажным документам в случаях, установленных договором. Каждый электронный документ необходимо заверять простой или усиленной электронной подписью. Если же руководство компании просто переведет обычные бумажные документы в электронный формат, такие документы не могут являться подтверждением получения доходов или несения расходов в целях налогообложения.

Вопрос №2: Предприятие осуществляет хранение документов в электронном формате. Как быть, если рабочая система подверглась кибер-атаке, и данные пропали?

Ответ: На такой случай необходимо предусмотреть создание резервных копий системы, причем нескольких сразу, и обеспечить их хранение в надежном месте, не на предприятии. В противном случае утрата документов обернется серьезными проблемами с контрагентами и налоговой службой.