Электронная подпись: зачем она нужна, как получить физлицу и юрлицу, какой вид пригодится

Автор статьи

Екатерина Иванова

9 минут на чтение
192 просмотров
Содержание Содержание

Электронная подпись необходима физическим и юридическим лицам в том случае, если они планируют удостоверять онлайн документы, заключать сделки дистанционно и т.д. Надо отметить, что электронная подпись обладает такой же юридической силой, что и традиционная.

Что такое электронная подпись и зачем она нужна

Электронная подпись представляет собой комбинацию символов, сгенерированную специальной программой. Набор чисел помещается в отдельный файл. Чтобы подписать документ, его крепят к бумаге.

ЭП дает понять получателю документа следующие моменты кто и когда подписал бумагу, а также обладает ли лицо правом подписи.

ЭП может понадобиться как физическому, так и юридическому лицу. Простому гражданину РФ электронная подпись необходима в следующих целях:

  • оформлять государственные услуги удаленно;
  • подавать заявки на поступление в школу, детский сад полностью онлайн;
  • совершать документооборот с работодателем;
  • подавать жалобы и исковые заявления при помощи портала «Правосудие»;
  • подписывать долговые расписки;
  • заверять доверенность;
  • заключать договора различной направленности, например купли-продажи и др.

То есть, физическое лицо, имеющее ЭП, имеет право подписать ей любой документ удаленно. Электронная подпись будет обладать теми же свойствами, что и обычная.

Для юридических лиц, ЭП может понадобиться для осуществления нижеперечисленных операций:

  1. Работа с документами, требующими перенесения в бумажный вариант. Чтобы не доставлять их транспортном, законодательство разрешает подписать бумагу ЭП и отправить онлайн.
  2. Отчетность перед налоговой службой. Как правило, ЭП подписывают декларации.
  3. Оформление заявок на патенты. Также электронная подпись поможет заключать любые сделки в отношении собственности и других объектов.
  4. Для участия в электронных торгах юр.л. в обязательном порядке обязан иметь цифровую комбинацию.
  5. В последнее время все чаще используется удаленное банковское обслуживание, где и понадобиться ЭП.
  6. Принять на работу нового сотрудника теперь можно удаленно. Для этого достаточно подписать трудовой договор ЭП и отправить его работнику. При этом соискатель также, как и работодатель обязан подписать документ ЭП.

Еще цифровая подпись помогает совершать документооборот внутри компании, заключать договора, сделки с недвижимость и другое.

Механизм электронной подписи

Для формирования электронной подписи используется специальное средство криптографической защиты. ЭП имеет следующий механизм создания:

  • файл генерируется СКЗИ;
  • человек подписывает документ;
  • СКЗИ сканирует содержание бумаги и создает уникальную комбинацию, называемую хеш-суммой;
  • создается закрытый ключ, который выдается владельцу ЭП.

Проверить подлинность ЭП может любой пользователь, которые владеет открытым ключом. Для этого СКЗИ вновь сканирует документ и сравнивает хеш-сумму. Если в бумагу не вносились никакие корректировки, а лицо, подписавшее ее, имеет право подписи, значения остаются одинаковыми. Любые несовпадения при сканировании означают то, что теперь документ не имеет юридической силы.

Надо отметить, что сертификат цифровой подписи должен храниться на любом электронном носителе с защитой.

Виды электронных подписей

На законодательном уровне утверждены 3 вида электронных подписей, имеющих разные свойства и силу.

Вид электронной подписи Описание Дополнение
Простая ЭП Представляет собой логин и пароль для авторизации в системе, либо код из несколько числе для подтверждения операции. Данный вид подписи используется для подачи заявок на предоставление услуг, для подписания соглашений, например на перевод средств с карты.
Неквалифицированная ЭП Это набор символов, генерируемых средствами, используемыми компаниями. Такая подпись не контролируется с государственной стороны. Несмотря на то, что ее тяжело подделать, госорганы такую ЭП не признают. Неквалифицированной ЭП можно подписать внутренние документы компании, соглашения между двумя и более предприятиями, отчеты и др.
Квалифицированная подпись Такую подпись еще называют усиленной ЭП. Она выдается специальными центрами, имеющими лицензию. Подделать такую ЭП невозможно. Квалифицированную ЭП можно использовать для подписания любых документов. Она обладает всеми свойствами, что и традиционный вариант автографа, проставленный на бумаге.

Надо отметить, что на квалифицированную подпись выдается сертификат. Он подлежит ежегодной замене. Получение усиленной ЭП осуществляется на платной основе.

Отличия электронных подписей

Как уже было сказано ранее, электронные подписи бывают 3 видов: простая, неквалифицированная, усиленная. Главные отличия заключаются в их использовании.

Использование ЭП Простая Неквалифицированная Квалифицированная
Документооборот (внешний, внутренний) Можно использовать
Получение услуг при помощи портала Госуслуги Можно Нельзя Можно
Налоговая отчетность Не допускается Использование разрешено
Страховые взносы (ПФР, Фонды) Применение не допускается Использование разрешено
Суд

Таким образом, квалифицированная подпись может быть использована в любом онлайн документообороте. Она принимается, как иными компаниями, так и госорганами.

Как получить электронную подпись

Специально оформлять простую и неквалифицированную ЭП нет необходимости. Получать придется лишь квалифицированную подпись. Она выдается удостоверяющим центром, который имеет лицензию на осуществление подобной деятельности.

Как правило, физические лица потратят около 2,5 тыс. рублей, а юридические чуть больше, около 3,5 тыс. руб. Это связано с тем, что некоторые из них в процессе работы используют коммерческую версию программы СКЗИ.

Юридическому лицу

Получить электронную подпись онлайн невозможно. Для этого нужно обратиться в один из удостоверяющих центров или в МФЦ. Перечень организаций, которые имеют право оформлять ЭП, опубликован на портале Госуслуги и на официальном сайте Минкомсвязи.

Для получения ЭП юридическому лицу необходимо подготовить пакет документов, который включает в себя следующие бумаги:

  • заполненное заявление по установленному образцу;
  • справка из ЕГРЮЛ;
  • устав компании и его копия.

После подачи документов и заявки, необходимо оплатить услугу. Получив оплату, компания формирует сертификат и записывает его на защищенный токен.

Важно! За токен, на котором будет храниться ЭП, юридическому лицу также придется заплатить. Стоимость напрямую зависит от региона, а также от типа удостоверяющего центра и варьируется в пределах 1 – 2 тыс. руб.

После того, как ЭП будет записана на токен, юр.л. имеет право пользоваться ей.

Физическому лицу

Если физическое лицо желает оформить квалифицированную подпись, то ему рекомендуется обратиться в ближайший МФЦ. Все дело в том, то поблизости может не оказаться ни одного удостоверяющего центра, а многофункциональные центры есть практически везде.

МФЦ рекомендуется посещать по предварительной записи. Это поможет сократить срок ожидания своей очереди. Перед походом на прием, гражданину необходимо подготовить пакет документов:

  • гражданский паспорт;
  • СНИЛС;
  • ИНН.

Если физ.л. имеет статус ИП, то дополнительно от него потребуют выписку из ЕГРИП. Также необходимо заполнить заявление. Но его оформляют в центре по образцу, представленному сотрудником МФЦ.

Специалист подберет подходящий удостоверяющий центр и попросит оплатить его услуги. Сделать это можно прямо в центре. Затем МФЦ отправит заявку, компания сформирует ЭП и отправит обратно. После того, как подпись на носителе придет в МФЦ, физическому лицу сообщат о необходимости ее получения.

Как использовать ЭП

Чтобы использовать ЭП, владелец должен иметь СКЗИ. Самыми распространенными программами являются «Крипто-АРМ» и «Микрософт-офис». Для того чтобы подписать документ первым СКЗИ, по файлу на компьютере кликают правой кнопкой мыши. 

Во всплывающем окне находят пункт с наименованием программы и нажимают «Подписать». В результате образуется дополнительный файл, где и будет содержаться ЭП именно к этому документу. Пользоваться «Майкрософт-офис»  еще проще. Все дело в том, что подписать документ, можно не закрывая его. В ворде нужно найти пункт «Защита документа», в экселе – защита книги, в PowerPoint – защита презентации.

После этого всплывет окно с пунктами меню. Нужно выбрать тот, который соответствуют электронной подписи. Проставив ЭП при помощи «Майкрософт-офис», пользователь больше не сможет внести правки в документ.

Как проверить подлинность ЭП

Проверить достоверность ЭП и неизменность присланного документа, пользователь может совершенно бесплатно. Для этого существуют такие программы, как «Криптопро», портал Госуслуги, «Контур-крипто». Единственное, что понадобиться – это доступ в интернет.

Первые 2 варианта помогают проверить ЭП онлайн на порталах. Для того, чтобы воспользоваться «Контур-крипто» на компьютер устанавливается программа и плагин.

Передача ЭП

По умолчанию, ЭП не подлежит передаче. Но, если человек доверяет лицу, которому передает подпись, то технически это вполне возможно. Однако нужно помнить о том, что ответственность за все подписанные документы несет именно владелец ЭП, а не тот человек, который поставил ее.

Утрата ЭП

Потеряв ЭП, владельцу необходимо незамедлительно обратиться в удостоверяющий центр, чтобы сделать подпись недействительной. В противном случае ею могут воспользоваться мошенники и доказать, что документ подписывал не владелец достаточно проблематично.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи