Для чего нужна опись документов

Автор статьи

Екатерина Иванова

2 минуты на чтение
74 просмотров
Содержание Содержание

Работа любой организации, как правило, связана с большим количеством документов. Это исходящая корреспонденция и отправленные вам письменные ответы, различные приказы и заявления сотрудников, технические инструкции и бухгалтерские отчеты. Все они требуют своевременного учета и оптимизации. Одним из решений этой проблемы является составление описи документов.

Что говорит закон

Специалист, который занимается делопроизводством в компании, лучше всех знает, что такое опись документов. Каждый год пересматривается большое количество бумаг. Все они важны, и каждый в отдельности играет особую роль в решении той или иной задачи. Вы не можете просто выбросить бумаги после изучения, так как у каждой из них есть определенный срок годности, в течение которого она действительна и может еще пригодиться. Такие документы обычно доставляются в архив, где они все время и находятся.

В любой момент их можно оттуда забрать и использовать по назначению. Федеральным законом «Об архивах» от октября 2004 г. составлен перечень всех возможных видов документов, и для каждого из них установлен определенный срок, в течение которого они должны находиться у владельца. Но как учесть большое количество хранящихся бумаг? Для этого есть список документов. Она формируется ответственным за ведение архива сотрудником и является обязательным дополнением к каждой папке или файлу, поступающему на долговременное хранение.

Опись важных бумаг

пример списка документов

Секретарь компании также обычно составляет опись документов. Это не означает запись входящей или исходящей корреспонденции. Для этого у каждого секретаря есть специальный дневник. Там правильно фиксируется время получения или отправки письма с указанием даты, адресата и ответственного исполнителя. В некоторых случаях опись может находиться в пределах этой корреспонденции.

Например, организация отправляет пакет документов по адресу. Вы не можете просто положить их в конверт и бросить в коробку с прикрепленной маркой. Где гарантия, что бумаги придут в полном объеме? Конечно, если это рекламные проспекты или простые информационные листы, то волноваться не стоит. Вы можете отправить их снова в любое время. Но иногда приходится отправлять серьезные документы по официальному запросу. В этом случае, помимо основных бумаг, в пакет должны быть включены сопроводительное письмо и опись, которая будет являться перечнем документации, направляемой по этому адресу.

Состав описи

Сотрудники, которые занимаются заключением договоров, прекрасно знают, что такое опись документов. Вы можете легко сделать образец самостоятельно. Главное, чтобы в этом документе была вся необходимая информация:

  • В левом верхнем углу пишется имя отправителя, либо ставится печать компании.
  • Справа реквизиты получателя (название компании и ФИО ее владельца).
  • Название пишется в центре. Например, это будет «Опись документов, переданных на договор», номер и дата которой также должны быть указаны.
  • Далее произвольно составляется таблица, в которой должно быть не менее 4 граф (номер по порядку, наименование документа, его номер и дата, количество экземпляров, количество листов).
  • В последующем производится окончательная запись о том, сколько документов было передано по этой описи. Также необходимо подсчитать общее количество прилагаемых листов.
  • Внизу страницы делается отметка о том, кто подал и принял эти документы, с указанием даты, фамилии и должности.

Это самая обычная опись документов, образец которой хорошо известен любому работнику как почтовый бланк №107. Готовые бланки можно забрать заранее в любом почтовом отделении для заполнения и проверки на рабочем месте.

Особенности архивации

Любой работник архива знаком с описью документов. Она составляется при передаче бумаг на хранение. Этот документ представляет собой не просто содержимое определенной папки. Он позволяет в любой момент найти нужную информацию среди большого количества бумаг.

Приказы, отчеты и другие приложения систематизируются и сводятся в таблицу, которая должна содержать шесть обязательных граф:

  • Серийный номер.
  • Указатель конкретного документа по номенклатуре.
  • Дата (указывается при регистрации).
  • Заголовок (приказ, письмо, договор).
  • Номера листов.
  • Примечание.

Перечень может быть довольно большим. Но, в любом случае, в конце должна быть сделана итоговая запись о том, сколько документов числится, а также общее количество подсчитанных страниц. Теперь, заглянув в такую ​​папку, можно легко найти нужную бумагу по нужным параметрам, не прилагая особых усилий.

Особенности составления описи

Внутренняя опись документов требует особых знаний и особого внимания со стороны ее составителя. Иногда ошибки заканчиваются тем, что документ просто теряется в огромном потоке бумажных дел. Будучи не на своем месте, он теряется из виду.

Например, для плановой проверки налоговой инспекции понадобился отчет за прошлый год, а по невнимательности он был подан вместе с другими документами. Возникла ситуация, когда сотрудник компании не может подтвердить ту или иную информацию документально. Такое недоразумение может закончиться штрафом для этой организации и наказанием для сотрудников, ответственных за предоставление информации и хранение документов. Сумма потерь зависит от важности разыскиваемых данных. Чтобы этого не произошло, записи документов должны вестись соответствующим образом. Процесс этот, конечно, очень сложный и трудоемкий. Кроме того, необходимо учитывать многоэтапность и последовательность проведения процедуры.

Личные дела сотрудников

Кадровая служба любой компании или организации – это еще и отдел, через который проходит множество различных документов. Большинство из них накапливается в личных делах сотрудников. Они хранятся на месте до увольнения и только после этого отправляются в архив. В этом случае лицо, ответственное за кадры, должно произвести опись документов личного дела. Стоит отметить, что в законодательстве России нет конкретных правил, касающихся ее составления. Все правила взяты с советских времен. Такая опись должна представлять собой типовую таблицу с семью столбцами:

  • Номер по порядку.
  • Индекс конкретного документа.
  • Дата.
  • Название документа.
  • Номера листов.
  • Дата включения документа в дело.
  • Примечание.

В конце подсчитывается общее количество документов, включенных в список. Все это делается за подписью кадровика с указанием даты передачи дела.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи