Аванс в счет заработной платы

Российское законодательство в сфере трудоустройства и выплат денежных средств сотрудникам, а так же в сфере налогового и бухгалтерского учёта, постоянно меняется. Последние изменения коснулись и выплаты авансов. В рамках данной статьи расскажем как необходимо начислять аванс за половину месяца, а так же аванс за некоторый еще неотработанный период.

Выплата заработной платы за первую половину месяца

Зачастую, авансом называют первую часть заработной платы, которая выплачивается за фактически отработанный период времени. Согласно новой редакции статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации, выплату заработной платы необходимо производить не позднее, чем через 15 дней после фактически отработанного времени, то есть если заработная плата начисляется за первую половину месяца, то перечислить ее должны не позднее 30/31 числа месяца, за который работнику положена заработная плата. Оставшаяся сумма денежных средств выплачивается не позднее 16 числа месяца, следующего за расчетным.

Важно! Согласно изменениям внесённым в российское трудовое законодательство в 2016 году, выплата сотрудникам заработной платы за первую часть месяца стала обязательной для всех организаций. Такая норма внесена в трудовую сферу частью 6 статьи 136 ТК РФ.

Ответственность работодателя при невыплате аванса

За несвоевременную оплату аванса по заработной плате, а так же за отказ от выплаты заработной платы сотрудникам двумя частями работодатель может понести ответственность и виде штрафа. При этом установлены размеры данного наказания в приведённой ниже таблице.

Очевидно, что при повторном нарушении наказание ужесточается.  Однако, это ещё ге все меры ответственности за неуплату аванса по зарплате. Должностное лицо могут дисквалифицировать сроком от одного до трёх лет, в результате чего ему придётся покинуть занимаемую должность.

Читайте также статью ⇒ Как рассчитать аванс по зарплате 2024? Формула расчета.

Оптимальный размер аванса за первую половину месяца

Размер авансовых выплат не регулируется Трудовым кодексом, что подтверждает Минтруд в своём Письме N 14-4-1702 от 5 августа 2013 года. Не смотря на это выплата аванса за первую половину месяца должны быть равной примерно половине всей заработной платы сотрудника, так считает Минздравсоцразвития, о чем и сообщает в своём письме N 22-2-709 от 25 февраля 2009 года.

На практике давольно часто применяют следующие варианты расчёта аванса:

1. Расчёт согласно пропорции отработанного времени окладу сотрудника;
2. Расчёт по фиксированной процентной ставке от оклада;
3. Установление фиксированной суммы аванса для каждого сотрудника.

Установление фиксированной суммы аванса и расчёт по фиксированной процентной ставке – самые не удобные способы для расчёта размера аванса, поскольку они подразумеваю выплату точных сумм без учета дней отпусков, больничных и т.д.

Расчёт аванса по зарплате способом определения пропорции между фактически отработанным временем и окладом сотрудника является самым предпочтительным, так как, используя его, работодатель избавляется от риска переплаты заработной платы сотруднику, а так же от  недостаточно начисленного и уплаченного в бюджет налога на доходы физических лиц.

Аванс в счёт будущей заработной платы

Нередко сотрудники организаций, испытывающие нехватку денежных средств и нуждающиеся в них, прибегают к помощи работодателя в выплате денежных средств в счёт будущей заработной платы. И давольно часто работодатель идёт на уступки таким лицам и, несмотря на риски, выплачивает заработную плату авансом за месяц, а то и за несколько месяцев.

Проблемы при выплате аванса в счёт будущей заработной платы

На осуществление выплат заработной платы в счёт будущих периодов в виде авансов работодатель не имеет права. Поскольку в Трудовом кодексе идёт речь о том, что начислять и уплачивать заработную плату необходимо только за фактически отработанное время и выполненную работу.

Так же при перечислении денежных средств в виде заработной платы работодатель обязан проинформировать сотрудника о составных частях начисленной заработной платы, то есть выдать расчетный листок. Эта мера так же установлена Трудовым кодексом.

Важно! Составить расчетный листок можно только по истечение отработанного времени. Следовательно отчитаться перед работником за начисленную заранее заработную плату организация не сможет, что нарушает трудовое законодательство.

Итак, выплаты аванса в счёт будущей заработной платы могут привести к следующим проблемам:

1. Со стороны работодателя будет явное нарушение правила выплаты заработной платы не реже, чем раз в 15 дней. Последствия такого нарушения могут привести к штрафу или снятию с должности некоторых лиц.
2. Увольнение сотрудника до истечения периода, за который он заранее получил денежные средства и его отказ от уплаты в счёт организации недостающей суммы влечёт за собой судебное разбирательство.
3. Не понятно, в какой момент работодателю платить НДФЛ на такие доходы, поскольку основания для его уплаты возникают только при выплате заработной платы за фактически отработанное время, то есть в конце отработанного месяца, а налоговики считают такой аванс иным доходом. Такие неразберихи могут привести к несвоевременной уплате НДФЛ, в следствие чего работодатель получит штраф и пени.
4. Налоговые органы могут расценить данную выплату как беспроцентный займ и обложить его налогом в размере аж 35% от суммы материальной выгоды.

Читайте также статью ⇒ Как выплачивается зарплата и аванс. Размер аванса. Ответственность за нарушение сроков выплаты.

Примеры оформления аванса в счёт будущей заработной платы

В общих случаях, чтобы избежать вышеуказанных проблем, работодателю все же необходимо отказаться от выплат сотрудникам аванса в счёт зарплаты за будущие периоды. Однако, на практике все же встречаются случаи, когда работнику очень нужны денежные средства и работодатель просто не может ему отказать. В этом случае денежные средства можно перечислить сотруднику, применив один из способов, указанных далее.

Итак, первый способ заключается в составлении работодателем договора займа с работником с минимально возможной процентной ставки. Сроки возврата такого займа будут совпадать с датой выдачи заработной платы в те месяцы, за которые была выплачена заработная плата. При заключении данного договора сотрудник должен будет составить заявление об удержании денежных средств в размере суммы задолженности из окончательного размера ежемесячной заработной платы. Начисленные проценты сотруднику можно будет вернуть в виде премий и иных выплат.

Данный вариант удобен тем, что в случае отказа сотрудника возвращать деньги, организация обратиться в суд и ей не смогут отказать во взыскании.

Важно! Этот способ имеет как свои плюсы, так и существенный недостаток: на прибыль полученную от займа, размер которой составляет 2/3 от ставки рефинансирования, начисляется НДФЛ в размере 35%.

Так же существует вариант выплаты аванса в счёт будущей зарплаты, если таковая требуется директору-учредителю. В таком случае денежные средства выдаются ему под отчёт, а сроками отчета указываются даты выплаты заработной платы. В отчетные сроки директор должен передать в бухгалтерию заявление об удержании этих сумм с заработной платы, а ее работники обязаны удержать эти средства из зарплаты.

Так же сотруднику могут быть выданы  отпускные вместо аванса в счёт заработных плат. Но это можно сделать только по согласию работника. Для этого необходимо отправить сотрудника в отпуск, оформив соответствующий приказ и перечислив ему отпускное пособие. Затем сотрудника вызывают из этого отпуска либо сотрудник сам отложат такой отпуск по производственной необходимости. В этом случае перечисленные средства можно будет взыскивать в счёт будущих оплат труда, но для этого понадобится соответствующее заявление данного сотрудника.

Так же возможно перевести работнику аванс в виде нескольких заработных плат, а затем оформить это в виде счетной ошибки, составив соответствующий акт. Далее сотрудник, получивший средства, должен написать заявление на их возврат из средств оплаты его труда.