Заявление на ежегодный отпуск

Заявление на отпуск является документом, согласно которому работник уведомляет работодателя о своем желании получить дни отдыха. Сегодня мы поговорим об особенностях оформления заявления на ежегодный отпуск: когда необходимо составлять заявление на ежегодный отпуск, а в каких случаях можно обойтись без заявления, какие основные требования к документу, кто подписывает заявление и куда его следует подавать, какие дополнительные бумаги требуются при составлении заявления.

Заявление на ежегодный отпуск: когда необходимо?

Заявление на отпуск – один из документов, являющийся основанием для предоставления работнику дней отдыха. Документ составляется непосредственно сотрудником, который изъявил желание уйти в отпуск, подписывается работником собственноручно. После оформления заявление подлежит согласованию со стороны работодателя. На основании документа, завизированного руководителем, издается приказ о предоставлении работнику дней отдыха и перечислении сотруднику сумм отпускных.

Таким образом, заявление подается работником для получения дней отдыха (ежегодного отпуска или его части).  В то же время среди практикующих бухгалтеров и кадровиков часто возникает вопрос: во всех ли случаях оформление заявления на ежегодный отпуск является необходимым? Или в некоторых случаях можно обойтись без него? Ведь согласно законодательным требованиям (ФЗ-402 от 06.12.11), бланк заявления не включен в список требуемых документов. Читайте также статью: → «Заявление о переносе отпуска»

Действительно, согласно ФЗ-402 для предоставления работнику дней ежегодного отдыха (полностью или частично) требуется оформить:

  • график отпусков;
  • приказ;
  • расчет отпускных.

С одной стороны, вся информация о днях отпуска (период, срок), предоставляемых тому или иному работнику, фиксируется в графике отпусков, который, в свою очередь, оформляется наперед (в текущем году на следующий). Однако практика показывает, что график, утвержденный в прошлом году, в текущем году часто подлежит изменениям. Ведь, планируя дни отдыха, работники не всегда могут учесть возможный обстоятельства, которые могут возникнуть в будущем (дни болезни, форс-мажор и т.п.). Поэтому перенос, отмена отпусков, утвержденных в графике, является скорее нормой, чем исключением. Именно в связи с этим целесообразно требовать оформление заявление у всех сотрудников, в том числе тех, чей ежегодный отпуск утвержден в графике.

Заявление, оформленное работником непосредственно перед днями отдыха, при необходимости послужит работодателю основанием для внесения изменений в график отпусков и, таким образом, поможет избежать претензий со стороны контролирующих органов. Таким образом, при предоставлении отпуска (в том числе ежегодного) совместно с графиком следует оформлять и заявление на отпуск.

Основные требования и рекомендации по заполнению

В действующем законодательстве не закреплены нормы, касающиеся бланка оформления заявления на отпуск. В связи с эти работодатель вправе применять собственную форму, разработанную с учетом специфики деятельности предприятия. При этом следует учитывать, что бланк заявления должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • информация о заявителе (ФИО, должность, место работы);
  • данные о предприятии (полное название);
  • информация о руководителе или лице, которое вправе подписывать подобные документы на основании доверенности (должность, ФИО);
  • количество дней отдыха, период;
  • подпись заявителя;
  • дата составления документа.

Для оптимизации документооборота на предприятии рекомендуется составить унифицированную форму заявления и утвердить ее внутренним нормативным актом (например, Положением об отпусках). В зависимости от особенностей кадрового учета, принятого в организации, форма заявления может содержать дополнительную информацию:

  1. На крупных предприятиях с большим штатом работников бланк заявления целесообразно дополнить данными о табельном номере сотрудника.
  2. На предприятиях со сложной организационной структурой согласованием ежегодных отпусков работников, как правило, занимается не только руководитель, но и линейные менеджеры (начальник отдела, управления). В подобных случаях бланк заявления дополняется информацией от должности и ФИО непосредственного начальника, которому надлежит согласовать отпуск на промежуточном этапе.
  3. Если в отпуск уходит сотрудник, чья работа на должности требует непрерывности, то в заявлении следует указать данные о замещающем работнике (ФИО, должность).

Оформляя отпуск работнику, придерживайтесь следующих основных рекомендаций:

  1. Работник вправе составить заявление как в печатной форме, так и написать его от руки. Даже если на предприятии принята печатная форма бланка, Вы не можете отказать работнику в принятии документа, написанного от руки.
  2. Заявление на отпуск должно быть составлено исключительно работником и подписано им же собственноручно. В случае нарушения данного правила возможны претензии со стороны контролирующих органов.
  3. Если, составив график отпусков, Вы все же не затребовали у сотрудника заявление, то перед предоставлением очередного отдыха Вы обязаны уведомить его, направив соответствующий документ. Уведомление о предстоящем отдыхе работника, предоставляемому по графику отпусков, составляется в свободной форме. Работник уведомляется об отпуске под роспись.

Ниже приведен примерный бланк заявления, который Вы можете использовать в качестве образца.

Образец

Начальнику департамента валютного контроля

АО «Банк ЮЖНЫЙ»
Спиридонову К.Д.
старшего аналитика

департамента валютного контроля
Комиссаровой Д.В.

Табельный номер 18733

 

Заявление

 

Прошу предоставить мне часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 12 дней в период с 12.06.17 по 23.06.17.

На время моего отпуска исполнение должностных обязанностей старшего аналитика департамента валютного контроля возлагается на экономиста Кукушкину Ж.Л., табельный номер 10303.

 

24.05.17                                           /подпись/                                                             Комиссарова Д.В.

 

Согласовано главным аналитиком департамента валютного контроля

25.05.17                                           /подпись/                                                                   Стариков Г.У.

Оформляем заявление на ежегодный отпуск

Составление заявления, как и оформление отпуска в целом, является достаточно простой процедурой. Главное в данном случае – соблюсти все необходимые законодательные требования и действовать согласно установленному порядку. Ниже представлена пошаговая инструкция составления и подписания заявления на ежегодный отпуск. Читайте также статью: → «График отпусков 2017»

Шаг 1. Утверждение бланка заявления.

Как мы говорили выше, для удобства ведения документооборота следует утвердить унифицированную форму заявления, которой будут пользоваться все сотрудники компании. Помимо оптимизации ведения учета для кадровиков, это также поможет сотрудникам избежать множества ошибок при составлении заявления. Форму можно утвердить в качестве дополнения внутреннего порядка отпусков.

Шаг 2. Заполнение бланка.

Бланк заявления, утвержденный на предприятии, составляется непосредственно сотрудником, который планирует отпуск. Работник может оформить заявление в электронном виде, после чего распечатать и подписать его. Также сотрудник вправе составить заявление от руки. Документ должен быть заполнен полностью и содержать все необходимые реквизиты.

Шаг 3. Согласование дней отдыха у руководителя.

Составив заявление и подписав его, работник передает документ на согласование руководителю. Если этого требует внутренняя процедура, документ должен быть согласован непосредственным руководителем (начальником отдела), после чего передан на подпись директора. Если речь идет о фирме с небольшим штатом, то в таком случае заявление, как правило, подписывает непосредственно директор.

Шаг 4. Издание приказа на отпуск.

Заявление, подписанное руководителем, передается в отдел кадров (или лицу, ответственному за кадровый учет) и является основанием для издания приказа о предоставлении работнику дней отдыха. Если период (или длительность) отдыха работника не соответствует данным, отраженным в графике отпусков, то кадровик на основании заявления и приказа вносит изменения в график, а именно указывает фактический период ежегодного отпуска. Также в графике отпусков должно быть отражено основание внесенных изменений (номер и дата приказа на отпуск).

Шаг 5. Расчет и выплата сумм отпускных.

Копия оформленного приказа передается в бухгалтерию (или лицу, ответственному за ведения учета на фирме) для расчета суммы отпускных и их выплаты. Определение суммы к перечислению осуществляется на основании показателя среднего заработка, рассчитанного за отчетный период, а также исходя из дней отдыха. Подчеркнем, что определение размера выплаты осуществляется исключительно по календарным дням отпуска. Иными словами, работнику, уходящему в отпуск, должны быть выплачены отпускные в том числе за субботу, воскресение, праздничные дни, если таковые входят в период отпуска. Отметим, что основанием для перечисления средств является приказ, какие-либо дополнительные документы работнику подавать не нужно. Читайте также статью: → «Как продлить декретный отпуск»

Как видим, процедура составления и подписания заявления на отпуск является довольно простой и не занимает много времени. При этом важно действовать в рамках утвержденной процедуры и не забывать об обязательных требованиях к документу.