Заполнение 6-НДФЛ за 1 квартал с отпускными

Указание отпускных в форме 6-НДФЛ является обязательным исходя из сути самого отчета, поскольку отпускные – это один из видов доходов наемного работника, который подлежит обложению подоходным налогом.

При заполнении формы 6-НДФЛ довольно часто возникают сложности в связи с расхождениями по периодам выплат и сроками перечислений подоходного налога. Но таких ошибок возможно избежать, если внимательно отнестись к особенностям заполнения данного отчета.

Форма расчета включает:

• Титульный лист
• Раздел № 1. Сюда вносятся сведения о доходах и величине налогов, начиная с начала года нарастающим итогом.
• Раздел № 2. Здесь отображается информация только по отчетному кварталу. Основной критерий для внесения информации в данный раздел – это совпадение сроков перечисления подоходного налога с периодом отчетного квартала. Другими словами, в этот раздел вносятся данный по периоду перечисления налога в бюджет.

Важно! Залогом правильности заполнения 6-НДФЛ при наличии отпускных выплат является знание правил определения дат получения отпускных, удержания с них подоходного налога и перечисления его в государственный бюджет.

В какие сроки необходимо удержать и перечислить подоходный налог с отпускных

По своему функциональному назначению отпускные относятся к доходам по оплате труда. Но правила их отображение в 6-НДФЛ отличаются от правил, по которым вносятся доходы непосредственно от заработной платы сотрудника. День фактической выплаты отпускных сотруднику принято считать датой их получения. При этом не важно, в какой форме произведена была выплата – непосредственно на руки из кассы или на банковскую зарплатную карту (Письмо ФНС от 21.07.2017г. № БС-4-11/14329»).

Сроки выплаты отпускных определены ТК РФ (ст. 136), согласно которой в обязанности работодателя входит необходимость выплаты отпускных за 3 календарных дня до начала отпуска. Выдача этого вида доходов не влияет на порядок заполнения отчета:

• День выплаты – это дата получения дохода.
• Удержание подоходного налога и перечисление НДФЛ выполняется по стандартным требования.

Важно помнить! При заполнении 6-НДФЛ с отпускными момент начала отпуска не имеет определяющего значения. Руководствоваться следует датой, когда отпускные были выплачены сотруднику, эта дата и будет датой получения дохода.

Признаки, на основании которых вносятся данные в различные разделы и в различные отчетные периоды, данные по выплате, удержанию и перечислению НДФЛ

1. В случае, когда момент получения дохода находится во временном промежутке с января по июнь текущего 2024 года, следует включить сумму отпускных вместе с начисленным на нее подоходным налогом в раздел № 1 первого полугодия 2024г.

Итак, в строке 100 раздела № 2 надо ставить дату получения отпускных, которая является днем, когда сотрудник получил отпускные.

2. Далее, следует строка 110, где надо указать дату удержания НДФЛ, Поскольку подоходный налог удерживается в тот момент, когда выплачиваются отпускные, то даты во втором разделе отчета в строках 100 и 110 совпадут, если денежный доход будет в виде отпускных.
3. Для заполнения во втором разделе строки 120 необходимо руководствоваться тем, что перечисление удержанного НДФЛ по законодательству можно выполнять до конца того месяца, в котором были выплачены отпускные наемному работнику (п.6 ст. 226 НК РФ).

Изучим на отдельных примерах порядок заполнения 6-НДФЛ при наличии выплат за отпуск

Вариант 1. Что необходимо учесть при отображении в 6-НДФЛ отпускных, которые начислены в разные отчетные периоды

Пример 1. На одном из предприятий работник уходит в отпуск с 1 апреля 2024 г. Ему были выплачены отпускные в размере 15000 руб. 29.03.2024г. Рассмотрим, как правильно заполнить расчет 6-НДФЛ для данного случая.

Согласно действующим требованиям законодательства  подоходных налог с отпускных за апрель должен быть перечислен в государственный бюджет в последний день марта, т.е. 31 числа. 31.03.2024г. – это воскресенье, потому время оплаты продлевается до 01.04.2024г. Первое число апреля  уже период второго квартала. Из этого следует, что во втором разделе 6-НДФЛ отпускные, выплаченные в марте, надо внести в расчет за следующий отчетный период – за полугодие.

Отпускные апреля в разделе № 1 формы 6-НДФЛ надо учесть в отчете за 1-й квартал 2024г. Соответственно, заполняются и строки: 020; 040; 070. Поскольку работник фактически получил денежные выплаты в марте 2024г. и в марте сотрудник бухгалтерии высчитал и удержал подоходный налог.

Пример 2. На предприятии согласно плану отпусков несколько человек уходят в отпуск: Хлебников В.П., Цветков Н.Е. и Орлов А.В.

Для того, чтобы понять, какие отпускные выплаты следует включить в расчет 6-НДФЛ за первый отчетный период 2024 года (1 квартал) составим вспомогательную таблицу:

Цветков Н.Е. и Орлов А.В., получили отпускные в марте месяце и НДФЛ должен быть перечислен в бюджет в последний день марта месяца. Но 31.03.2024г. – выходной день, следовательно, дата перечисления НДФЛ в бюджет переносится на первый рабочий день, который следует после выходного – это 01.04.2024г. Значит информация об этих выплатам за отпуска необходимо отразить во втором разделе расчета 6-НДФЛ за 1-е полугодие.

Вариант 2. Что необходимо предпринять и как заполнить 6-НДФЛ, если отпускные пришлось доплачивать сотруднику

При пересчете и последующей доплате отпускных уточненную форму 6-НДФЛ нет необходимости сдавать. Поскольку датой фактического получения выплат принято считать день, когда были выплачены отпускные, без привязки к тому месяцу, за который сотрудник бухгалтерии их начисли (п.1, ст. 223 НК РФ). Подоходный налог необходимо перечислить в бюджет в последний день месяца, в котором были выданы сотруднику отпускные.

В форме 6-НДФЛ доплату начисленных отпускных указывают в том периоде, когда денежные выплаты были переданы сотруднику (письмо УФНС РФ по г. Москва от 12.03.2024г. № 20-15/049940). Сумма доплаты отпускных должна быть включена в оба раздела 6-НДФЛ. Итоговая сумма в разделе № 1 должна быть указана с учетом размера доплаты за отпускные. Во втором разделе доплата за отпускные указывается в соответствии с общими правила для учета отпускных.

Например. Работнику предприятия 7 мая 2024г. выплатили доплату за отпуск, который он отгулял уже в марте текущего года. А подоходный налог был удержан в этот же день, 7 мая, перечисление в государственный бюджет было произведено 31.05.2024г.

Как мы отражаем доплату за отпуск в расчете 6-НДФЛ?

Эта особенность будет отражена во втором разделе следующим образом:

Строка 100 раздел № 2 – 07.05.2024г.

Строка 110 раздел № 2 – 07.05.2024г.

Строка 120 раздел № 2 – 31.05.2024г.

Отпускные, выплачиваемые сотрудникам, являются доходом и в соответствии с НК РФ подлежат обложению НДФЛ и отражению в расчете 6-НДФЛ. При заполнении первого раздела расчета размер отпускных выплат включают в общую сумму по всем наемным работникам. Детализация данных по размеру и датам получения отпускных и размеру НДФЛ, исчисленного с них, происходит в следующем, втором разделе расчета.