Понятие хронологической и систематической записи в бухучете

Организация и ведение учета любого предприятия осуществляется на основании правил бухгалтерского учета. Один из основных принципов бухгалтерской записи – отражение хозяйственных операций в систематическом и хронологическом порядке. В сегодняшней статье мы объясним, что такое  хронологическая и систематическая запись операций, а также рассмотрим примеры документов, заполняемых в соответствии с данным порядком.

Понятие хронологической и систематической записи

Регистрация хозяйственных операций и их систематизация являются основными принципами ведения бухгалтерского учета. Ниже мы поговорим о понятии и назначении хронологической и систематической записи.

Хронологическая запись в бухучете

Суть хронологической записи заключается в том, что фирма осуществляет регистрацию операций в той последовательности, в которой они были совершены. Иными словами, Вы вносите в регистрационные документы информацию об операции по факту ее совершения: сначала следует регистрировать более ранние операции, потом – более поздние, руководствуясь календарной последовательностью.

Для того, чтобы определить дату совершения операции, руководствуйтесь подтверждающими документами:

  • информацию о выполненных работах (услугах) вносите по дате, указанной в акте;
  • данные о поступившей оплате регистрируйте по дате банковской выписки;
  • операцию по отгрузке (получению) товара записывайте согласно дате, указанной в товарной накладной.

К примеру, согласно товарной накладной продукция поступила на склад 12.09.16. При этом работы подрядчика были выполнены 14.09.16. Согласно правилам хронологической записи, сначала следует зарегистрировать получение товара, после чего внести информацию о выполненных работах. Читайте также статью: → «Товарно-транспортная накладная (ТТН). Бланк и образец заполнения формы 1-Т».

Подчеркнем, что календарная последовательность – это единственный критерий, которым следует руководствоваться при регистрации документов по правилам хронологической записи.

Вид операции, ее характер, сумма, контрагент и прочее в данном случае значения не имеют.Назначение хронологической записи – полнота внесения информации о совершенных хозяйственных операциях. Также регистрация операций в календарной последовательности служит для контроля систематизации хозяйственных процессов, о которых мы расскажем ниже.

Систематическая запись в бухучете

Систематизация хозяйственных операций осуществляется путем разноски объектов учета на соответствующие бухгалтерские счета. Таким образом, систематическая запись служит для обобщения информации о тех или иных операциях в зависимости от их вида и характера.

В отличие от хронологической записи, систематизация предполагает группировку по сути осуществляемых операций, в частности, в разрезе:

  • полученных доходов и понесенных расходов;
  • полученных и перечисленных средств;
  • отгруженных и поступивших товаров (услуг, работ) и пр.

Систематизация операций осуществляется согласно Плану счетов, утвержденному Минфином.

Отражение операций на том или ином счете проводится в той сумме, в которой данная операция была осуществлена. Это позволяет систематизировать операции по виду, определив при этом их количество и сумму по итогам отчетного периода.

Систематическое отражение хозяйственных операций предполагает двойную запись (по дебету и кредиту). Данный принцип позволяет группировать данные о средствах в разрезе источников их поступления, вида и назначения. Читайте также статью: → «Принцип двойной записи: как составлять бухгалтерские проводки?».

Примеры систематической и хронологической записи

В целях оптимизации документооборота и для повышения уровня контроля за материальным оборотом предприятия используют документы, составленные согласно правил хронологической и систематической записи. Это касается как законодательно утвержденных форм, обязательных для заполнения, так и документов, оформление которых регламентировано внутренними нормативными актами компании.

Порядок заполнения многих документов сочетает в себе правила систематизации и хронологии, в частности:

  • Журнал-ордер. Данный документ содержит в себе информацию о бухгалтерских проводках, то есть о разноске сумм по операциям на отдельные счета учета. Таким образом, журнал-ордер систематизирует хозяйственные операции по счетам. В то же время записи в журнале осуществляются в порядке календарной последовательности, то есть соблюдается хронология регистрации хозяйственных операций.
  • Инвентаризационная ведомость. Несмотря на то, что форма данного документа законодательно не закреплена, большинство организаций при проведении инвентаризации составляют перечень основных средств в систематическом и хронологическом порядке. Систематизация необоротных активов осуществляется по группам, при этом их перечень вноситься в порядке поступления к учету, то есть в календарной последовательности;

В то же время некоторые документы заполняются исключительно по хронологическому принципу. К примеру, данные о кассовых операциях вносятся в кассовую книгу по принципу календарной последовательности. Систематическая группировка в данном случае не осуществляется: в независимости от характера операции (приход или выдача средств) суммы вносятся в книгу в хронологической последовательности.

Книга учета доходов и расходов

Правила хронологической записи соблюдаются при заполнении Книги доходов и расходов, которую необходимо вести ИП на УСН или ОСНО. Для определения налоговой базы и расчета налога к уплате предприниматель должен фиксировать в Книге все операции, по которым получены доходы и понесены расходы. Читайте также статью: → «Книга учета доходов и расходов для ИП».

При внесении данных о доходах и расходах предпринимателю также необходимо соблюдать принцип систематизации. Он предусмотрен формой ведения Книги: раздел І документа необходимо заполнять в разрезе видов осуществленных операций, а именно:

  • в отдельных таблицах следует учитывать стоимость приобретенного и использованного сырья (основного и вспомогательного);
  • стоимость материальных расходов предпринимателя следует распределять по видам деятельности;
  • полученные доходы и понесенные расходы необходимо систематизировать по видам товаров.

Таким образом, при ведении Книги учета доходов и расходов предприниматель использует правила систематической и хронологической записи.

Главная книга и бухгалтерские записи

Соблюдение правил систематизации хозяйственных операций по счетам учета осуществляется при заполнении Главной книги. Хозяйственная операция отражается в Главной книге в виде бухгалтерской записи (проводки), согласно которой сумму операции разносится на соответствующий счет бухучета.

Цель заполнения Главной книги – обобщение данных об остатках и оборотах по счетам учета. Таким образом, систематическая запись дает возможность получения полной информации о характере проведенных операций, их количестве, суммах, что в свою очередь позволяет проанализировать финансовое состояние компании в целом.

Основанием для внесения данных в Главную книгу выступают мемориальные ордера, записи в которые осуществляются на основании первичных документов. То есть при поступлении документа о хозяйственной операции (например, акт о выполненных работах) бухгалтер составляет мемориальный ордер.

В нем указывается дата совершения операции, сумма, счет учета. На основании ордера информация об операции вносится в Главную книгу, при этом бухгалтер отражает входящее сальдо (остаток по данному счету на начало периода), оборот (сумма операции), исходящее сальдо (остаток на конец периода).

Как и журнал-ордер, правило заполнение Главной книги содержит в себе принципы систематизации и хронологии. Иными словами, при разнесении данных об операциях на соответствующие счета учета, информация отражается в Книге в порядке календарной последовательности.

Пример №1. ООО «СтройСталь» оформило кредит на приобретение производственного оборудования. На счет «СтройСталь» кредит в сумме 594.619 руб. зачислен 12.12.16. Согласно договору, «СтройСталь» обязуется выплачивать кредитору (банк «Центральный») проценты – 17,5% год.

05.02.17 «СтройСталь» приобретает у АО «Машиностроитель» оборудование по цене 701.650 руб., НДС 107.031 руб. Согласно акта ОС-1, 14.02.17 оборудование введено в эксплуатацию.

28.02.17 «СтройСталь» возвращен кредит банку «Центральный».

При внесении информации в Главную книгу, бухгалтер «СтройСталь» руководствовался принципами систематизации (группировкам по счетам учета) и хронологической последовательности:

Дата Дт Кт Описание Сумма
12.12.16 51 66 На счет «СтройСталь» поступили кредитные средства для покупки оборудования 594.619 руб.
31.12.16 91.2 66 Отражена сумма процентов за декабрь 2016 (594.619 руб. * 17,5% * 20 дн. / 366 дн.) 5.686 руб.
31.12.16 66 51 Проценты за декабрь 2016 перечислены банку «Центральный» 5.686 руб.
31.01.17 91.2 66 Отражена сумма процентов за январь 2017 (594.619 руб. * 17,5% * 31 дн. / 365 дн.) 8.837 руб.
31.01.17 66 51 Проценты за январь 2017 перечислены банку «Центральный» 8.837 руб.
05.02.17 08 60 Учтена стоимость оборудования, приобретенного у АО «Машиностроитель» 594.619 руб.
05.02.17 19 60 Отражен НДС 107.031 руб.
05.02.17 60 51 В пользу АО «Машиностроитель» перечислены средства за оборудование 701.650 руб.
14.02.17 01 08 Оборудование, приобретенное у АО «Машиностроитель», введено в эксплуатацию 594.619 руб.
14.02.17 68-НДС 19 Сумма НДС принята к вычету 107.031 руб.
28.02.17 91.2 66 Отражена сумма процентов за февраль 2017 (594.619 руб. * 17,5% * 28 дн. / 365 дн.) 7.982 руб.
28.02.17 66 51 Проценты за январь 2017 и сумма займа перечислены банку «Центральный» (594.619 руб. + 7.982 руб.) 602.601 руб.

Рубрика «Вопрос – ответ»

Вопрос №1. Внутренними нормативами АО «Берег» предусмотрено заполнение журнала входящей корреспонденции. В журнал вносятся все входящие документы без группировки по видам по факту их поступления. Какие принципы записи соблюдаются при заполнении журнала входящей корреспонденции АО «Берег»?

Внесение информации в журнал осуществляется по принципу хронологической записи. Так как документы не группируются по видам или иному признаку, систематическая запись в данном случае отсутствует.

Вопрос №2. Для ведения кассовых операций АО «Парк» использует приходный и расходный кассовые ордера. Учет документов ведется отдельно: при поступлении средств в кассу информация вносится в приходный ордер, при выдаче в расходный. Соблюдается ли в данном случае принцип систематической записи?

Так как речь идет о двух разных видах документов (приходном и расходном ордере), принцип систематизации в данном случае не соблюдается. Ордера заполняются по факту совершения кассовых операций в порядке хронологии.

Вопрос №3. Какой принцип записи используется при заполнении журнала-ордера №10?

Правила заполнения данного документа содержат элементы систематической и хронологической записи. С одной стороны, в журнале систематизируются данные по дебету счетов производственных затрат. С другой стороны, данные вносятся в документ в порядке календарной последовательности.

1441897143_award_star_gold_2Спасибо, что читаете нас!

Подпишитесь на наши новости в facebook, чтобы быть в курсе событий!