Хранение и уничтожение документов

Деятельность любой организации неразрывно связана с оформлением огромного количества различных документов. Каковы правила хранения документов в организации? Каковы сроки хранения документов на предприятии? Как должно происходить уничтожение документов? Некоторые организации не уделяют должного внимания вопросам хранения и уничтожения различных документов, тем не менее, это очень важный момент в деятельности любого предприятия, поэтому мы подробно разберем эти вопросы в настоящей статье.

Хранение и уничтожение документов

Срок хранения бухгалтерских документов на предприятии

Для каждой группы документов законодательством установлены определенные сроки хранения, то есть временные отрезки, в течение которых документ должен храниться до своего уничтожения. Эти сроки утверждены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом от 25.08.10 №558, в частности бухгалтерским документам посвящен раздел 4.

Срок хранения начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом составления данного документа.

В большинстве случаев срок хранения бухгалтерских документов устанавливается на уровне 5 лет, но некоторые необходимо хранить постоянно. Документы постоянного хранения это, например, бухгалтерская сводная и годовая отчетность, документы по валютным операциям, годовые расчетные ведомости по начислению страховых взносов, документы по переоценке  инвентаризации обязательств и активов, некоторые договора и многие другие важные документы. Хочется отметить, что постоянному хранению подлежат также книги учета доходов и расходов, применяемые ИП и организациям при УСН.

Сроки хранения кадровых документов различны, какие-то хранятся 5 лет (большинство), какие-то 75 лет (лицевые карточки, счета работников, личные дела рядовых работников, трудовые договора, соглашения), а некоторые постоянно (например, личные дела руководителей). При определении срока, в течение которого необходимо хранить тот или иной кадровый документ, лучше руководствоваться указанным Перечнем.

Сроки хранения кассовых документов, банковских и прочих бухгалтерских учетных первичных документов – 5 лет.

Кроме того, при определении сроков хранения также нужно учитывать Федеральный закон от 06.12.11 №402-ФЗ, вступивший в силу с января 2013 года, согласно которому, сроки устанавливаются в соответствии с Правилами организация государственного архивного дела и при этом не могут быть менее 5-ти лет, считая с окончания отчетного года.

Стоит отметить, что документы должны храниться не только в бумажном виде, но и в электронной форме. Хранение документов в электронном виде подчиняется тем же правилам, что и хранение на бумажном носителе.

Способы архивного хранения документов

Архивное хранение документов можно организовать самостоятельно в офисе, а можно воспользоваться услугами архивных компаний.

Если организация решает хранить документы в офисе, то нужно создать специальное помещение, обеспечить в нем необходимые условиях хранения, безопасность. В помещении должен быть подходящий температурный и влажный режим, должен отсутствовать яркий солнечный свет.

Кроме этого, необходимо разработать номенклатуру дел для удобного и быстрого поиска нужного документа. Эту номенклатуру нужно хранить в самом архивном помещении. Документы из архива должны выдаваться строго под контролем главного бухгалтера.

Внеофисное хранение документов очень удобно для организации и особенно для работников бухгалтерии. Передавая документы на хранения профессиональным архивным компаниям, вы, во-первых, освобождаете свободное пространство в офисе, которое можно использовать на нужды предприятия. Во-вторых, снимаете с работников бухгалтерии лишние обязанности. Сотрудники смогут заняться своими прямыми обязанностями. В-третьих, документы будут храниться в подходящих условиях, в соответствии с законодательством государства, будут в целости и сохранности.

При офисном хранении зачастую наблюдается очень плачевное состояние документов, в нужный момент они не находятся, либо находятся в настолько плохом состоянии, что информация на них не читаема.

Прежде, чем выбрать способ архивного хранения документов, взвесьте все «за» и «против» обоих методов. Зачастую внеофисное хранение оказывается значительно выгоднее офисного.

Уничтожение документов

Уничтожение бухгалтерских документов процедура не такая простая, как кажется. Для правильной организации этого процесса руководитель назначает специальную комиссию, которая оценивает имеющиеся документы, отбирает с истекшим сроком годности, составляет перечень документов, подлежащих уничтожению. При этом комиссия составляет акт об уничтожении документов, в котором приводится список документов, срок хранения которых уже истек. Акт составляется в произвольной форме, подписывается всеми членами экспертной комиссии.

При оценке документов, подлежащих уничтожению, нужно быть предельно аккуратным и не уничтожить те из них, срок хранения которых еще не вышел.

Нарушение правил хранения и уничтожения документов может грозить организации административным штрафом.

1441897143_award_star_gold_2Спасибо, что читаете нас!

Подпишитесь на наши новости в facebook, чтобы быть в курсе событий!