Порядок взыскания материального ущерба с работника + бухгалтерский учет

К сожалению, от вероятности порчи имущества работником не застрахован ни один работодатель. Иногда это вызвано халатным отношением наемного сотрудника к своим профессиональным обязанностям. Совершенно естественным является желание работодателя возместить нанесенный ущерб за счет работника. Но всегда ли можно на это рассчитывать? Как правильно производить взыскание материального ущерба с работника? Какие ошибки чаще всего допускаются работодателем при этом?

Когда ответственность наступает?

Наступление материальной ответственности за причинение вреда имуществу работодателя предусмотрено ТК РФ (ст.283). Материальную ответственность можно охарактеризовать двумя признаками:

  • одной из ее сторон должно выступать физическое лицо, которое трудится у работодателя на момент причинения ущерба имуществу;
  • величина ответственности зависит от того, каков размер ущерба и какой характер носит нарушение, приведшее к порче имущества.

Материальная ответственность наступает при условии, что имеет место:

  • прямой ущерб;
  • противоправное поведение, халатность, ненадлежащее исполнение своих профессиональных обязанностей;
  • вина сотрудника, причинившего ущерб.

Если порча имущества работодателя вызвана действием обстоятельств непреодолимой силы, обороной, крайней необходимостью, материальная ответственность не наступает. Также работник не несет ответственность за имущество, когда работодатель не обеспечил необходимые условия для его сохранности.

В чем состоит материальная ответственность?

Сущность материальной ответственности заключается в обязательстве сотрудника возместить нанесенный им материальный убыток. При этом подразумевается только испорченное имущество, упущенная выгода в расчет не принимается.

Под определение материального ущерба попадает действительное уменьшение количества или ухудшение качества имущества работодателя. Например, недостача денег, испорченное оборудование, сырье, материалы, расходы на оплату штрафа по отношению к работодателю, который назначен по вине сотрудника.

Какой бывает ответственность работника?

Основные виды материальной ответственности работников представлены в таблице:

Вид материальной ответственности В чем состоит Когда возникает
Полная Ущерб возмещается полностью 1.      Если для должности, занимаемой сотрудником, это предусмотрено законодательством, например, директор предприятия;

2.      Когда между сторонами в соответствии с требованиями законодательства подписан договор о полной материальной ответственности. Читайте также статью: → «Ответственность бухгалтера».

3.      когда присутствует и доказан  умысел при нанесении имущественного вреда;

4.      в случае алкогольного, токсического, наркотического опьянения сотрудника на работе, в результате чего возник ущерб;

5.      доказана неправомерность действий наемного работника, приведшая к ущербу;

6.      имеет место разглашение работником коммерческой тайны

Частичная Возмещается только часть убытка. Размер возмещения не превышает величины среднего заработка за месяц В иных случаях

Договор о полной материальной ответственности – гарантия или попытка работодателя застраховать свое имущество?

Повсеместно распространено заключение работодателем с каждым принятым на работу договора о полной материальной ответственности. При этом он считает, что такое действие надежно страхует его в случае нанесения сотрудником имущественного вреда. Но это не всегда так. Такой договор не станет для работодателя «палочкой-выручалочкой» в любом случае.

В соответствии с законодательством заключение его допустимо только для тех должностей, которые предусмотрены  специальным перечнем, утвержденным Министерством труда РФ. Если должность работника не попадает в этот список, то договор, заключенный с ним, теряет свою юридическую силу и сотрудник несет лишь частичную материальную ответственность в размере одного среднего заработка. Читайте также статью: → «Как проводится депремирование работников? Причины, оформление».

Например, работодатель пытался получить возмещение ущерба, возникшего по вине начальника отдела при исполнении профессиональных обязанностей. Однако судом было отказано в этом, несмотря на наличие договора о полной материальной ответственности между сотрудником и организацией. Основанием послужило то, что в служебные обязанности этого работника напрямую не входило обеспечение сохранности имущества фирмы.

Как взыскать причиненный ущерб?

Процедура взыскания нанесенного материального ущерба работодателю состоит из нескольких этапов:

  • проведение инвентаризации средств;
  • создание комиссии для проведения служебного расследования и установления причин, которые спровоцировали ущерб;
  • получение от сотрудника письменного объяснения причин нанесения убытка. Если он отказывается, то следует зафиксировать отказ в акте;
  • подсчет размера нанесенного ущерба в рыночной оценке на день его возникновения. При этом стоимость утерянного или испорченного имущества не должна быть меньше той, которая зафиксирована в бухгалтерском учете;
  • разграничение степени вины и ответственности между сотрудниками, если убыток создался по вине нескольких лиц.

Работодатель имеет возможность удержать убыток с виновного не только через суд, но и в досудебном порядке.

Без обращения в судебные инстанции производится удержание недостачи, не превышающей  среднемесячного заработка сотрудника. Приказ об этом необходимо создать не позже месяца после того, как возник инцидент, и были подсчитаны убытки. Если сотрудник возражает против действий работодателя, то он может обратиться в суд.

Стороны могут договориться о погашении ущерба частями. При этом следует составить график платежей и указать конкретные их сроки. Если же сотрудник взял обязательство возместить нанесенный ущерб, но уволился, не выполнив этого, то работодатель может обратиться с этим в суд. Так же только в суде может быть решен вопрос взыскания убытка с работника в сумме, превышающей его средний заработок, если тот отказывается добровольно выполнить это.

Отражение ущерба на счетах

Установленная при проведении инвентаризации стоимость имущества должна быть показана по дебету счета 94. Читайте также статью: → «План счетов бухгалтерского учета». Эта сумма записывается на бухгалтерских счетах таким образом:

Корреспонденция счетов Содержание хозяйственной операции
Дебет Кредит
73/2 94 Отнесение недостачи на виновника
50, 51, 70 73/2 Работник внес деньги в кассу или на счет предприятия, или недостающую сумму удержали из его зарплаты
73/2 98/4 Показана разница между рыночной и бухгалтерской оценкой убытка, если таковая сложилась
98/4 91/1 Списывается разница между рыночной и балансовой оценкой по мере погашения ущерба виновником. Если убыток компенсируется частями, то разница списывается пропорционально величине погашения
94 98 Обнаружена в отчетном периоде недостача, относящаяся к прошлым периодам, и включена в доходы будущих периодов
98 91 Доходы будущих периодов относятся к отчетному периоду при погашении убытка виновником.

Недостачу нельзя удерживать с сотрудника, если у работодателя нет документального подтверждения его вины.

Самые распространенные ошибки работодателя при взыскании ущерба

Пытаясь добиться от работника возмещения материального ущерба, работодатель часто допускает следующие ошибки:

  • попытка получить возмещение нанесенного убытка в полном объеме. Полное возмещение ущерба допускается только в строго определенных законодательством случаях (ст.241 ТК). Также полную материальную ответственность несет руководитель и главный бухгалтер предприятия;
  • заключение с каждым работником договора о полной материальной ответственности в надежде на возможность взыскания всего убытка. Даже если такой договор заключен, но не было законных оснований для этого (должности работника нет в специальном перечне, или его деятельность не связана с материальными ценностями), то судом он будет признан недействительным;
  • попытка взыскать с сотрудника не только причиненный ущерб, но и упущенную выгоду. Работник обязан возместить только прямой убыток;
  • заблуждением работодателя является удержание суммы административного взыскания, наложенного на него по вине сотрудника. Например, продавец не проследил, чтобы своевременно были изъяты с полок просроченные продукты питания. В результате проверки на магазин был наложен административный штраф, который работодатель оплатил в размере 50000 рублей. После этого работодатель попытался удержать сумму штрафа с продавца, допустившего нарушение, заработок которого составляет 22000 рублей. Продавец возмещать ущерб в таком размере отказалась, а работодатель обратился в суд. Суд, приняв во внимание все обстоятельства, отказал в иске работодателю. В этом случае он может получить возмещение нанесенного убытка лишь частично в сумме, не большей средней заработной платы работника.

Ответы на актуальные вопросы про взыскание материального ущерба с работника

Вопрос №1. Можно ли погасить материальный ущерб частями в рассрочку?

Да, возможность погашения причиненного ущерба работодателю частями существует. Это допустимо при условии взаимного согласия сторон трудового договора. Для этого необходимо составить письменное обязательство работника погасить долг частями и указать график платежей. На этом обязательстве руководитель предприятия должен поставить резолюцию о том, что он не возражает.  Возможно оформить рассрочку отдельным распоряжением или приказом, в котором будет указан график расчетов.

Вопрос №2. Должен ли работодатель в обязательном порядке удержать ущерб, нанесенный им сотрудником?

Взыскание материального ущерба не входит в обязанности работодателя. Скорее это его право. Работодатель имеет право отказаться от этой процедуры, если имеют место определенные статьей 240 ТК РФ обстоятельства. К ним относятся тяжелое материальное положение сотрудника, небольшая сумма причиненного ущерба, несовершеннолетние дети, находящиеся на иждивении. Работодатель может не взыскивать материальный ущерб как изначально, так и отказаться от взыскания на стадии судебных разбирательств. В этом случае нужно оформить отказ от претензий в письменной форме.

Вопрос №3. Как рассчитать величину среднемесячного заработка работника для определения суммы возмещения ущерба?

В большинстве случаев работодатель может взыскать только ту часть нанесенного ущерба, которая не превышает величину средней зарплаты сотрудника. Список случаев, когда наступает полная материальная ответственность, установлен законодательством и работодатель не может расширить его никаким способом. Нормативными актами не установлен конкретный порядок расчета среднего заработка для целей возмещения причиненного сотрудником убытка. При его определении можно использовать общие правила расчета исходя из продолжительности расчетного периода в 12 месяцев.

Вопрос №4. Сколько в соответствии с законодательством может удержать с виновника работодатель за нанесенный ущерб?

Если случай не попадает под определенный законом вариант полного погашения стоимости убытка, то самое больше, на что может рассчитывать работодатель – это на величину средней зарплаты работника. В месяц нельзя удерживать из заработка более пятой части. Если же работодатель считает, что имеет право требовать погашение нанесенного убытка в полном объеме, а сотрудник не желает выполнять это, то такое разногласие необходимо решать в суде.

Вопрос №5. В какой оценке учитывается сумма причиненного работником ущерба?

Ответ. В обязательном порядке стоимость причиненного убытка сотрудником должна быть подсчитана исходя из рыночных цен. Но если оценка недостающих средств в учете предприятия превышает рыночную, то за основу к определению величины возмещения берется большая стоимость.