Выездная проверка ПФР при ликвидации ООО и ИП

Среди проверок предприятий, производящих выплаты физическим лицам, важное место занимают мероприятия контроля ПФР. Проверка производится для определения точности подсчета стажа, начислений и своевременности отчислений взносов в ПФР, ФФОМС и обеспечивает социальные гарантии работникам при оказании медицинской помощи и по достижении ими пенсионного возраста. В статье мы рассмотрим как проходит выездная проверка ПФР, какой порядок ее проведения, на что следует обратить внимание и как она проходит при ликвидации ООО и ИП.

Процедура прохождения выездной проверки

Ревизоры ПФР осуществляют проверку совместно с ФСС по отдельным решениям, требованиям, актам и другим документам, обязательным при документальном оформлении материалов проверки.

Для проведения проверки ревизоры выезжают в место ведения деятельности предприятия. При отсутствии офиса или иной территории для контроля документов местом проведения определяется ТО ПФР. Организация или ИП должна беспрепятственно предоставить документы в оригинале или заверенных копиях при их выносе из бухгалтерии компании.

Процедура осуществляется в несколько этапов:

  • Принятие руководителем Фонда решения о проверке.
  • Вручение руководителю предприятия решения, требования о предоставлении документов.
  • Изучение документов предприятия.
  • Оформление акта по проверке.
  • Опротестование предприятием данных при несогласии с выводами или указанными нарушениями.
  • Принятие начальником ТО ПФР решения по акту и предъявление требования при наличии нарушений.

Процедура выездных проверок фондов предоставляет контролерам меньше полномочий по сравнению с инспекцией, проводимой ФНС. Ревизоры не имеют права осматривать территорию предприятия, склады, производить принудительную выемку документов, проводить опросы работников.

Проверке подлежит период, не превышающий 3 года, предшествующих календарному году проведения контроля выездного типа.

Кто подпадает под проверку ПФР?

Прежде всего, необходимо разобраться, кому следует ждать проверки ПФР. Ежегодно эта организация составляет список плательщиков взносов. При этом используются следующие критерии:

  • многократные корректировки и изменения начисленных, а также уплаченных взносов;
  • несоответствия в расчетных данных, подаваемых в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования;
  • несоответствие облагаемых баз выплат вознаграждений при сравнении отчетности, представляемой в ФСС и ПФР;
  • отсутствие положительной динамики роста сумм отчислений при увеличении облагаемой базы;
  • наличие расходов, финансирование которых осуществляется из средств соцстраха;
  • пониженные тарифы, предоставляемые предприятиям при ведении определенных видов деятельности;
  • представление индивидуальной информации позже необходимого срока;
  • выплаты работникам, необлагаемые взносами;
  • уточненные расчеты в каждом отчетном периоде;
  • если часть выплат не облагается страховыми взносами;
  • если хотя бы часть взносов на страхование оплачивается по пониженным тарифам;
  • наличие несоответствий в расчетах, выявленных при камеральных проверках (см. → камеральная проверка ПФР);
  • долг по уплате взносов больше двух периодов подряд;
  • неудовлетворительные результаты налоговых проверок. Причиной начала процедуры становятся рекомендации к проверке от ИФНС, выявившей применение схем ухода от налогов;
  • отнесение организации к крупнейшим налогоплательщикам;
  • снижение размеров взносов, если численность работников при этом не изменилась (см. → расчет среднесписочной численности работников, примеры и формула расчета);
  • наличие информации об использовании плательщиков схем, позволяющих минимизировать подлежащие уплате взносы.

Если хотя бы два из этих пунктов у компании выявлены, вероятность проведения проверки значительно повышается. Планирование и утверждение годового плана проверок производится в 4 квартале, перед началом календарного года. Если предприятие прекращает деятельность, контроль взносов производится внеплановым порядком. Кроме того, Пенсионные фонды не проверяют плательщиков чаще одного раза в 3 года.

Документы ПФР, используемыедля оформления проверки

Обязанность и порядок проведения выездных проверок ПФР закреплены в ст. 35 ФЗ от 24.07.2009 № 212-ФЗ.Этапы проведения проверки оформляются документами, состав данных и формы которых разработаны и утверждены Фондом по согласованию с государственными органами исполнения в области социального страхования.

Документы процесса проверки

Характеристики форм

Решение о проверке Имеет правомочность после подписания руководителем ТО ПФР или его уполномоченным заместителем. Документ является основанием для проверки
Требование на предъявление документов Вручается налогоплательщику после ознакомления руководителя предприятия с решением о проверке
Справка об окончании проверки Документ подтверждает окончание процедуры
Акт проверки Оформляется по результатам полученных в ходе проверки материалов
Решение по акту проверки Принимается руководителем ПФР по нарушениям, выявленным в проверке и отраженных в акте

В начале проверки ревизоры обязаны предъявить удостоверения, подтверждающие личности и должности инспекторов. Участвовать в мероприятии контроля имеют право сотрудники ПФР, указанные в решении.

Документы ПФР в порядке очередности и в установленный срок предъявляются руководителю предприятия, включенного в план проверки. Один экземпляра документов выдается на руки, о получении которого руководитель делает запись на форме ПФР.

Начало проверки

Для проведения проверки организация, в которой планируется ее осуществлять, должна быть уведомлена не менее чем за три дня до начала. Для этого в адрес компании направляется решение руководителя территориального органа Пенсионного фонда. В нем должна содержаться следующая информация:

  • наименование организации или ИП, которые будут проверены;
  • предмет планируемой проверки, то есть на что она будет направлена;
  • период, который будет проверен;
  • ФИО и должность сотрудников, которые будут осуществлять проверку.

Решение составляется в двух экземплярах: один для организации, второй – для фонда.

Выездная проверка проводится на территории проверяемой организации. При этом если отсутствует возможность предоставить проверяющим помещение для ее осуществления, можно попросить отложить проверку. Не стоит забывать, что проверяющие не имеют права проводить осмотр территории и помещений организации.

Проверяющие обязаны предъявить следующие документы перед началом осмотра:

  1. служебные удостоверения;
  2. решение о проведении проверки.

Только в этом случае они допускаются на территорию проверяемой организации. При противодействии началу проверки составляется соответствующий акт. На его основании проверяющие органы имеют право самостоятельно определить сумму доначисления взносов, а также приостановить течение исковой давности.

Выездная проверка ПФР для ИП и ООО

Порядок представления документов для проверки

На момент начала проверки все документы должны быть подготовлены в полном объеме. Несмотря на отведенные на процедуру 2 месяца проверка предприятий с небольшой штатной численностью производится оперативно. При подготовке документов необходимо проверитьсостояние форм первичного учета. Ответственные за ведение учета лица определяют:

  • Наличие обязательных форм и полноту заполнения документов.
  • Соответствие требованиям законодательства сведений в формах, необходимых для учета наемных работников, заработной платы и отчислений в ПФР.
  • Присутствие подписей и печатей.

На подготовку документов Фонд предоставляет предприятию 10 дней. В течение срока предприятие должно проверить наличие справок, карточек индивидуального учета страховых взносов, приказов, трудовых договоров и иных форм, подтверждающих верность страховых отчислений в ПФР.При отсутствии части форм ревизоры могут назначить штраф за каждый отсутствующий документ.

Какие документы могут проверить?

В рамках проводимой выездной проверки сотрудники ПФР могут затребовать предоставления определенных документов. При этом в законе определено, что они должны соответствовать вопросам проводимой проверки. Для удобства все документы, которые могут быть затребованы, сведены в таблицу.

Проверяемые направления Формы документов Анализируемые данные
Учредительные документы Устав, свидетельство о применении специальных режимов в учете, выписка из реестра и прочие Подтверждение сведений, указанных в лицевом счете и учетном деле плательщика взносов
Учетная политика Приложение к приказу, действующее в проверяемом периоде Выявляется отсутствие схем уклонения от уплаты взносов
Формы общего характера о работниках Штатное расписание, журнал учета договоров,

расчет списочной численности

Выявление лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, сотрудников, работающих по договорам ГПХ
Формы, подтверждающие наем работников не по трудовым договорам Договоры гражданско-правового характера Определение факта произведения отчислений в ПФР с вознаграждений работников
Документы о приеме на работу физических лиц Трудовые договоры и книжки, дополнительные соглашения, приказы Срок действия трудового договора
Приказы о предоставлении отпуска Приказ о предоставления отпуска без сохранения заработной платы Период, не включаемый в страховой стаж
Внутренние акты о выплатах работникам основного и дополнительного характера Положение об оплате труда, премировании, коллективный договор Перечень выплат в составе заработной платы
Формы, подтверждающие выплаты заработной платы Расчетно-платежные ведомости, документы кассы и банка, карточки лицевых счетов, авансовые отчеты Проверка факта выдачи заработной платы, периода начислений
Регистры учета Оборотно-сальдовые ведомости, налоговые регистры, для ведущих УСН и ИП на ОСН – книга учета доходов и расходов Данные, отраженные на счетах учета для сравнения с показателями, указанными в отчетности

Рассмотрим пример определения инспектором ПФР данных по сотруднику, отчисления которого не были учтены в отчетном периоде. При проверке предприятия ООО «Импульс» был выявлен договор с физическим лицом М., отчисления взносов которого не внесены в отчетность РСВ-1. Сумма взносов составила 2500 рублей и была разнесена между другими сотрудниками. В ходе проверки ПФР не было обнаружено занижение отчислений. По результатам проверки было принято решение о необходимости представления уточненной РСВ-1с исправлениями данных по работникам. Если бы сумма отчислений была не распределена, а занижена, предприятию полагалось бы доплатить взнос, пени и штраф.

Основные категории показателей проверки

Цель процедуры контроля – определение соответствия данных, представленных предприятием фактическим и законодательно обоснованным. При проверке определяются:

  • Категории работников и точность данных отчетности.
  • Стаж застрахованных лиц в соответствии с приказами и договорами.
  • Наличие работников с особыми или вредными условиями труда и соответствие должностных обязанностей требованиям законодательства.
  • Верность начислений страховых взносов работников.
  • Наличие периодов, не включаемых в страховой стаж – отпусков без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком свыше 1,5 лет и прочих.
  • Правомочность применения компанией понижающих тарифов.

В процессе проверки ревизоры руководствуются методическими рекомендациями, изданными Правлением ПФР от 03.02.2011 № 34р.

Этапы проведения выездной проверки

Можно выделить несколько основных этапов, которые входят в состав процедуры выездной проверки сотрудниками Пенсионного фонда:

  • изучение документов;
  • в последний день проверки составляется справка о ее проведении;
  • справка должна быть вручена проверенному лицу под подпись;
  • в течение двух месяцев после составления справки оформляется акт о результатах проверки, который вручается проверяемому лично либо направляется через почту.

По результатам проверки контролирующие органы оформляют решение. Оно может быть двух типов: о привлечении к ответственности или об отказе в нем. При привлечении к ответственности все правонарушения должны быть изложены обоснованно, то есть с указанием всех подтверждающих документов и пояснений плательщика. При отказе в привлечении к ответственности указываются основания для него.

Решение вручается проверенному в течение пяти дней с момента его оформления. При этом в случае несогласия с выявленными нарушениями руководитель проверенной организации или ИП имеет право оформить в письменном виде возражения. На это отводится 15 календарных дней. На рассмотрение таких возражений проверяющему органу отводится 10 дней со дня вручения. На обжалование в суде решения контролирующих органов отводится три месяца.

Практика показывает, что обжалование решения в самом Пенсионном фонде нецелесообразно. Этот орган не имеет право облегчить меры, направленные на плательщика взносов. Поэтому чаще всего более эффективным является обращение в судебные органы.

Выездные проверки ПФР при ликвидации

При принятии решения о проведении ликвидации возникает обязанность уведомить об этом Пенсионный фонд в течение трех дней. После того, как все сотрудники будут уволены, следует отчитаться перед ПФР и заплатить задолженность. Если этого не сделать, налоговые органы могут отказать в ликвидации.

Важно понимать, что выездная проверка контролирующих органов не является обязательным этапом процедуры ликвидации. Тем не менее, шанс на ее проведения после уведомления Пенсионного фонда о принятии такого решения значительно возрастает. При этом дата предыдущей проверки не принимается во внимание. При ликвидации Пенсионный фонд имеет право проверить организацию даже если с момента предыдущего выезда прошло менее трех лет.

Таким образом, при прекращении деятельности ООО или ИП осуществляется внеплановая проверка ее деятельности контролирующими органами. При этом она осуществляется не для всех организаций, а выборочно.

Сроки проведения документальной проверки

Соблюдение сроков всех этапов проверки является обязательным условием работы ревизоров.

Этап проверки

Срок исполнения

Период, предоставляемый плательщику на подготовку документов 10 дней со дня вручения решения о проверке

 

Срок проведения проверки 2 месяца
Время оформления акта 2 месяца от дня вручения справки об окончании проверки
Срок опротестования результатов 15 дней от даты вручения акта
Вынесение решения по проверке руководителем ПФР 10 дней от даты окончания срока на опротестование

Вступление в силу решения по акту проверки производится по истечении 10 дней со дня вручения документа руководителю предприятия. При несогласии с данными оспаривание итогов проверки производится в судебных органах.

Рассмотрим пример опротестования размера штрафа, наложенного по результатам проверки. По данным решения, предприятие «Комфорт» предоставило недостоверные сведения персонифицированного учета в 1 квартале 2015 года, повлекшие штраф в размере 5% от величины страховых взносов, начисленных за отчетный период. Инспекторы начислили санкции со всех выплат предприятия, включая правильные отчисления. Сумма составила 58 тысяч рублей. Наложение штрафа было оспорено в судебной инстанции. Суд определил неправомочность наложение штрафа на сумму всех взносов. По решению суда сумма снижена до 3 тысяч рублей.

Привлечение к ответственности по результатам проверки

Если по результатам проверки сотрудниками Пенсионного фонда будет доказано наличие нарушений, на организацию могут быть наложены соответствующие санкции. При этом привлечь к ответственности можно только при наличии решения Пенсионного фонда, вступившего в силу. Даже при оплате штрафов плательщик не освобождается от уплаты взносов и пеней по ним.

Все санкции представлены в таблице ниже.

Нарушение

Сумма штрафа

Отсутствие документов, необходимых для контроля начисления и уплаты страховых взносов 200 рублей за каждый непредставленный документ
Отсутствие или предоставление недостоверных сведений персонифицированного учета 5% от суммы к уплате взносов, начисленных за отчетный период (3 месяца)
Несвоевременное представление расчетов в срок до полугода 5% от неуплаченных взносов в месяц (30% максимально)
Тоже, при просрочке сдачи отчетности более 180 дней 30% от суммы взносов и дополнительно 10% от суммы за каждый месяц, начиная со 181 дня
Неуплата взносов 20% положенной к уплате суммы
Тоже, при условии выявления умысла 40% суммы неуплаченных взносов

В ст. 43 ФЗ от 24.07.2009№ 212-ФЗ установлены смягчающие обстоятельства, исключающие вину плательщика взносов при возникновении форс-мажорных обстоятельств, болезненного состояния лица при совершении действий или исполнения разъяснений ответственных лиц ПФР.

Основные проблемные ситуации во время выездной проверки ПФР

При получении уведомления о проведении проверки у многих плательщиков взносов возникают вопросы, ответы на которые имеют огромное значение.

Имеют ли право сотрудники Пенсионного фонда проверять уплату страховых взносов по социальному страхованию?

Нет. Контроль названных вопросов осуществляется сотрудниками ФСС. ПФР же проверяет только начисление и уплату пенсионных взносов, а также на обязательное медицинское страхование.

В прошлом году организацию проверили налоговая инспекция, а также Фонд социального страхования. Проверка прошла успешно. Позволяет ли это избежать проверки Пенсионного фонда?

Нет. Периодичность проверки компании сотрудниками Пенсионного фонда не связано с проверками другими контролирующими ораганами.

Вправе ли при проведении проверки сотрудники ПФР требовать предъявления нотариально заверенных копий документов?

Нет, такого права у них не существует. Проверка осуществляется на основании копий документов, которые заверены руководителем организации. При этом если эти копии вызывают сомнение, проверяющие вправе затребовать предоставления оригиналов для ознакомления. Изъять их они не могут.

В организации была проведена проверка сотрудниками ПФР. Акт был подписан с составлением разногласий, так как руководитель не согласился с расчетами Пенсионного фонда. Справка о проверке вручена не была. Планируется обращение в суд, чтобы оспорить решение ПФР. Есть ли шанс выиграть дело?

Однозначно сказать невозможно. Все зависит от специфики документации. Тем не менее, можно отметить, что:

  • если спорные моменты нельзя толковать однозначно, решение обычно принимается в пользу плательщика взносов;
  • невручение справки о результате проверки – грубое нарушение. Наличие этого факта в суде будет учтено в пользу организации.

Что будет, если мы откажемся предоставить на проверку часть документов, запрошенных сотрудниками ПФР?

За непредставление документов или неоперативное их предоставление на организацию может быть наложен штраф. Он составляет 50 рублей за каждый такой документ.

Важно внимательно изучить все особенности проведения проверки Пенсионным фондом. Кроме того, нелишним будет понимать, какие полномочия имеются у сотрудников, проводящих ее. Это поможет проверяемому лицу не только быть более уверенным, но и грамотно возразить в случае необходимости. Такое умение может помочь избежать начисления штрафов.

Блиц ответы на наиболее актуальные вопросы

Вопрос № 1. Имеют ли инспекторы ПФР производить проверку договоров ГПХ?

Обязанности по учету договоров ГПХ с записью в книги учета у предприятий не имеется. Одновременно вознаграждения являются объектами для начисления взносов в ПФР и ФФОМС, если лицо не является ИП. Контроль начислений взносов по договорам ГПХ включается в состав данных, проверяемых ПФР.

Вопрос № 2. Может ли ПФР повторно наложить штраф за несвоевременное представление расчета, если по результатам камеральной проверки санкции были наложены и уплачены?

Нет, повторно за одно и то же нарушение наказания не последует.

Вопрос № 3. Относится ли неверное указание стажа работника при нахождении его в отпуске по уходу за ребенком к недостоверным сведениям?

Нет, такие ошибки устраняются путем представления корректировочных данных.

Вопрос № 4. Как нужно поступить при отсутствии возможности получения акта. Представление возражений не планируется.

При отсутствии возможности вручить руководителю предприятия акт о проверке инспекторы имеют право выслать документ по почте через 5 дней после его утверждения. Сроком вручения акта считается 6-й день от даты отправки.

Вопрос № 5. Может ли ТО ПФР заблокировать расчетный счет предприятия.

Нет, не может. Преимущественное право предоставлено отделениям ИФНС, судебным органам или приставам.