Выемка документов при налоговой проверке

Выемка документов при налоговой проверке может производиться в том случае, если есть веские основания полагать, запрошенные документы компания может уничтожить, сокрыть, изменить или подменить. В статье рассмотрим порядок выемки документов при налоговых проверках.

Постановление о выемке документов

Выемка документов возможна на основании постановления о выемке, изъятии документов или предметов. Такой документ в обязательном порядке должен быть подписан должностным лицом налоговой, вынесшим решение о проведении проверки. Иначе проверяемая компания может обратиться в суд с целью признания постановления недействительным.

В постановлении о выемке должна содержаться следующая информация:

• дата составления постановления;
• ФИО налогового инспектора, вынесшего постановление, а также наименование соответствующего налогового органа;
• сведения об организации, в которой производится выемка документов (наименование, ИНН, КПП);
• причины выемки документов;
• информация об изымаемых документов (наименование документа, его реквизиты);
• дата, подпись и расшифровка подписи лица, получившего постановление (ответственное лицо компании, представитель).

Важно! Налоговый кодекс обязывает налоговую при выемке документов указывать основания для этого. При этом они должны быть обоснованными и мотивированными (ст. 94 НК РФ). Если налоговые инспекторы это требование игнорируют, то компания может обратиться в жалобой в вышестоящий орган и суд.

Налоговая свои действия обязана обосновать, то есть представить определенные обстоятельства и факты, подтверждающие намерение налогоплательщика скрыть, заменить или уничтожить документы. Единственным исключением, при котором налоговики не обязаны обосновывать свое право на выемку документов является указание в постановлении о производстве выемке, что для проведения экспертизы требуются оригиналы документов.

Конкретный перечень документов в постановлении о выемке указывать не обязательно, достаточным будет просто указание круга требуемых документов (Читайте также статью ⇒ План выездных налоговых проверок (пошагово)).

Выемка документов при налоговой проверке

Выемка документов должна происходить в присутствии представителя проверяемой компании и/или ответственных лиц.

Важно! Если компанию о проведении выемки документов никто не известил или при ней не присутствуют представители компании, то она будет являться незаконной.

Прежде чем приступить к выемке документов, налоговые представители обязаны предъявить постановление о производстве выемки документов и предметов, а также разъяснить обязанности и права присутствующим в компании.Руководитель или представитель компании обязаны расписаться в документе в подтверждении того, что они получили оповещение.

Помимо этого, при проведении выемки обязательно должны присутствовать не менее 2 человек в качестве понятых. Далее они будут подтверждать своими подписями факт выемки в соответствующем протоколе. Следует помнить, что в качестве понятых не могут участвовать должностные лица налогового органа. Работники проверяемой компании в качестве понятых могут рассматриваться.

После того, как компании будет вручено постановление о выемке, налоговики предлагают добровольно выдать им запрашиваемые документы. Принудительная выемка возможна только в том случае, если добровольно компания отказываться эти документы выдавать (ст. 94 НК РФ). При этом представители налоговой имеют право вскрывать любые помещения или места, в которых по их мнению могут находиться требуемые документы. Но при этом они должны избегать повреждения дверей, замков или иных предметов, если необходимости в этом нет.

Протокол о выемке документов

По завершении процедуры выемки документов, налоговыми инспекторами составляется протокол о производстве выемки, изъятия документов по установленной форме (Приказ ФНС №ММВ-7-2/189@ Приложение №20).

Протокол в обязательном порядке должен содержать перечень изъятых документов, а также все действия, производимые налоговиками при выемке. Таким образом, в документе должна содержаться следующая информация:

• дата, место составления документа;
• время начала выемки и время ее окончания;
• ФИО и должность инспектора, составившего протокол;
• сведения о лицах, участвующих в выемке (в том числе их ФИО, адрес и др.);
• данные об изъятых документах;
• результаты выемки.

Все документы, которые налоговики вынимают указываются и описываются в протоколе, либо в составленных к нему описях. При этом указывается точное наименование документов и их количество. Изымаемые документы подлежат предоставлению понятым и иным лица, принимающим участие в выемке. При необходимости из упаковывают прямо на месте проведения выемки.

Важно! Если отсутствует подробная опись изъятых документов, то это будет являться основанием для признания процедуры выемки незаконной.

Документы, изъятые налоговиками, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и/или подписью руководителя компании или предпринимателя. Если компания отказываться скреплять документы печатью или подписью, то об этом делается соответствующая отметка в протоколе.

После того, как будет составлен протокол, с ним должны ознакомить всех лиц, участвующих в выемке. Представителю компании этот документ вручается под роспись. Если вручение документы лично невозможно, то его можно направить по почте на тот адрес, который указан в ЕГРЮЛ.

Если налоговиками изъяты оригиналы документов, то компании должны предоставить их копии. При этом копии документов заверяются должностными лицами налогового органа. Если при изъятии это сделать невозможно, то инспекторы обязаны передать копии не позднее 5 рабочих дней с даты выемки документов.

Важно! В НК РФ обязанность налоговиков по возврату изъятых оригиналов документов отсутствует, поэтому для того, чтобы избежать невозврата компании стоит направить а адрес инспекции письмо с просьбой вернуть изъятые документы.

Если сотрудники налоговой отказываются возвращать изъятые документы, то сделать это можно через суд. Также при этом потребуется объяснить какие последствия несет компания при невозврате оригиналов налоговиками.

Понятые при проведении процедуры выемки документов

Под понятым лицом (ст. 98 НК РФ) понимают физлицо, не заинтересованное в результате дела. Его задача состоит в том, чтобы удостоверить тот факт, что проверяющие совершают определенные действия, их результат и содержание. При проведении налоговой проверке понятые принимают участвовать в случаях:

• если происходит осмотр территорий или помещений проверяемой компании;
• в случае выемки документов (предметов);
• если производится арест имущества.

При проведении определенного мероприятия налоговиками составляется протокол, в котором отражается участие понятых.

Важно! В качестве понятых могут выступать любые физлица, главное, чтобы они не были заинтересованы в исходе проверки. Количество понятых лиц устанавливается налоговым законодательством, их должно быть не менее 2 человек (ст. 98 НК РФ).

Следует помнить, что в ходе проведения проверочных мероприятий, понятые вправе делать какие-либо замечания. При этом эти замечания должны в обязательном порядке заноситься в протокол.

 Заключение

Таким образом, компаниям и предпринимателям, подвергшимся выемке документов необходимо помнить следующее:

1. Выемка документов в ночное время не допустима (то есть с 22.00 до 06.00 ч).
2. Документы не могут быть изъяты, если они не имеют отношения к предмету проводимой проверки.
3. Прежде чем приступать к принудительной выемке документов, налоговики обязаны доказать тот факт, что компания отказалась от выдачи их в добровольном порядке.
4. При проведении выемки должны присутствовать не менее 2 понятых лиц, а также представитель компании или ее ответственное лицо.
5. Прежде чем приступить к непосредственной выемке документов, налоговики должны разъяснить присутствующим лицам их обязанности и права.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Предусмотрена ли ответственность для физического лица, если он отказываться быть понятым при изъятии документов в ходе налоговой проверке?

Ответ: Нет, НК РФ не предусмотрена ответственность за отказ в участии в качестве понятого при проведении мероприятий налогового контроля.