Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Организация в виде аванса выдает работникам определенные суммы под отчет. При этом, не зависимо от цели использования аванса, эта сумма может оказаться выше или ниже произведенных расходов. В ситуациях, когда аванс выдан с излишком, то сотрудник обязан произвести возврат неиспользованной суммы. Возврат таких сумм можно осуществить любым удобным способом.

Рассмотрим порядок возврата аванса подотчетным лицом на примере направления работника в командировку

Нормативное регулирование выдачи аванса под отчет

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749Определяет порядок направления в командировки
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-Увыдача денег из кассы подотчетному лицу и сроки возврата аванса
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94нустанавливает порядок действий по счету 71 (по плану счетов)
утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104правила эксплуатации ККТ
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88Разработаны формы первичной документации по кассе
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1Формы документации по командировкам
ТК РФ ст. 138Определяет лимит по удержанию из заработной платы – 20%
Локальные нормативные акты организации: Коллективный договор, Положение о командировках и т.д.регулируют порядок действий по выдаче денег в подотчет

Основание для выдачи аванса

Организацией работнику должны быть выданы суммы в виде аванса на командированные расходы, имеющие целевое назначение для оплаты:

  • проезда
  • наем жилья
  • суточные
  • другие расходы

Сумма аванса определяется сметой, которую составляет бухгалтер или сам работник в заявлении. Формы сметы на законодательном уровне не установлено, поэтому смета может быть составлена в произвольной форме или разработана организацией и отражена в локальны актах, имеющих отношение к командировкам.

В смете отражается предполагаемая сумма расходов исходя из длительности и дальности командировки.

Выдачу суммы аванса оформляют приказом или распоряжением руководителя. Если организация применяет унифицированные формы, то приказ оформляется по форме Т-9, иначе – разработанные и утвержденные в организации формы. Ранее требовалось заявление на выдачу аванса, но сейчас его упразднили. В приказе отражается информация о:

  1. направляемом лице
  2. месте назначения
  3. сроке пребывания
  4. сумме выдачи
  5. на какой срок выдано

Для бюджетных и казенных учреждений обязательно оформляется командировочное удостоверение, коммерческие организации могут его не использовать, но это должно быть отражено в локальных актах организации. Факт пребывания в командировке подтверждают проездные документы и чеки из гостиницы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – 3 рабочих дня со дня его возвращения из командировки и независимо от того, какая дата указана в приказе о направлении в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы.

Действительный государственный советник РФ 3-го класса С. Разгулин

Читайте также статью ⇒ Новый порядок расчета аванса: выплатить и удержать НДФЛ.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Выдача и возврат командировочных через кассу

Выдача аванса через кассу осуществляется расходным кассовым ордером (КО-2), что подтверждает факт выдачи.

Возврат неиспользованного аванса работником сумму через кассу оформляется ПКО (КО-1), состоящего из 2 частей: одна часть остается в кассе, другая – на руках у лица, в подтверждение факта сдачи излишней подотчетной суммы.

Движение денег в кассе обязательно фиксируется в журнале регистрации КО-4.

Определение неизрасходованной суммы аванса

В соответствии с законодательством подотчетное лицо обязано отчитаться по расходам в течение 3 рабочих дней с момента окончания срока выдачи, указанного в приказе, но это не влияет на выдачу следующей подотчетной суммы.

Отчетность работника по авансу отражается в авансовом отчете:

  • для бюджетных и казенных учреждений – унифицированная форма 0504505
  • для коммерческих организаций — унифицированная форма N АО-1 или самостоятельно разработанная форма

Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре или от руки, или в распечатанной форме, где отражается:

  1. сведения о получателе аванса
  2. сведения о приложенных подтверждающих документах

Бухгалтером проверяется достоверность и целевое использование денег на основании приложенных документов и утверждается руководителем. После этого расходы списываются. Своевременность сдачи отчета необходима для списания этих сумм на расходы организации.

Также ведется подсчет израсходованной суммы. При меньших расходах – работник производит возврат, а при превышении расходов – организация возмещает излишне истраченную сумму.

Возврат неизрасходованной суммы аванса

Возврат неизрасходованного аванса может быть осуществлен работником через кассу или перечислением на счет организации, а также в счет удержания из заработной платы.

Подтверждение возврата через кассу – получение работником квитанции ПКО

Перечисление на счет организации (основанием для этого служит приказ руководителя) – работник получает чек из банка или при онлайн операциях чек можно распечатать. Но существует вероятность того, что с работника могут быть сняты проценты за перечисление, которые организация обязана возместить.

Возмещение из заработной платы на основании приказа и согласия работника (если работник не согласен, то деньги взыскиваются через суд в течение 1 года). Удержания должны быть не более 20% от заработной платы (после удержания НДФЛ). Также, если работник не согласен возвращать сумму аванса, необходимо начислить на эту сумму НДФЛ и страховые взносы, а при возврате этой суммы через суд налог и взносы нужно скорректировать.

Важно! Если неизрасходованный аванс не возвращен в срок, то эта сумма удерживается из зарплаты на основании приказа о взыскании (в произвольной форме и не позднее 1 месяца со дня окончания срока отчетности). На взыскание суммы нужно получить согласие на удержание в письменной форме.

Пример по удержанию подотчетных сумм

Сотрудник вернулся из командировки 17.08.2018г. Сумма аванса — 15000 руб. Заработная плата — 30000 руб. Авансовый отчет своевременно не предоставлен, 23.08.2018 г. издан приказ на удержание аванса из заработной платы за август.

Вся сумма аванса из заработной платы за август не может быть удержана, так как составляет 50%, т.е. сумма, которая, может быть удержана (после удержания НДФЛ) составит:

30000 – 30000 * 0,13 = 26100 руб.

26100 * 0,2 = 5220 руб.

Работник будет перечислена сумма:

30000 – 30000 * 0,13 – 5220 = 20880 руб.

Оставшаяся сумма 9780 руб. (15000 – 5220) будет удержана из следующих начислений заработной платы.

Синтетический и аналитический учет авансов

Аналитический учет подотчетных авансов ведется в компании по каждой выданной сумме и каждому подотчетному лицу:

  • ФИО подотчетника
  • дата выдачи аванса
  • сумма аванса
  • способ выдачи (наличным или безналичным)
  • сумма использования (по отчету)
  • на что списано

Синтетический учет – на счете 71 плана счетов:

  • по дебету – выданные суммы
  • по кредиту – списанные суммы на основании отчета

Пример по учету подотчетных сумм

Рассмотрим отражение операций в учете на данных предыдущего примера при несдаче отчета по подотчетным суммам.

№ п/пОперацияДебетКредитСумма
1.Выдан аванс из кассы715015000
2.Аванс отнесен на недостачи при не сдаче отчета947115000
3.Задолженность отнесена на работника739415000
4.Начислена заработная плата за август207030000
5.Удержан НДФЛ70683900
6.Удержан долг по авансу70735220
7.Перечислена заработная плата705120880

Ошибка при сдаче отчета

При сдаче отчетности по авансу работник выяснил, что утеряна часть подтверждающих документов и не сдал своевременно документы.

Руководитель в этой ситуации в течение одного месяца должен издать приказ на удержание суммы аванса, который удерживается с согласия работника. Работник может сдать отчет позднее после восстановления отчетных документов: копии чеков, квитанций и т.д., если не восстановлены документы к отчету можно написать объяснительную, отражающую причины утери. В этом случае будет подтверждение произведенных расходов работником.

При необходимости получения новой подотчетной суммы на ее выдачу не влияет сдан предыдущий отчет или нет.

Это должно быть оговорено в локальных актах организации. Чтобы не накопить большие суммы несписанных расходов возврат подотчетных сумм должен быть отражен, например, в Положении о подотчетных суммах и пр.

Читайте также статью ⇒ Как выплачивается зарплата и аванс. Размер аванса. Ответственность за нарушение сроков выплаты.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Работник при возвращении из командировки предоставил больничный лист. Нужно ли оплачивать суточные?

Ответ: Суточные на период болезни не выплачиваются, так как работнику будет начислены другие суммы – пособие по временной нетрудоспособности.

Вопрос №2: Есть ли необходимость в составлении служебного задания, в оформлении командировочного удостоверения, в формировании отчета о выполнении задания?

Ответ: Необходимо при условии, если это отражено в локальных нормативных актах. При том, что эти документы для коммерческих организаций применять не обязательно, работодатель может предусмотреть их во внутренних нормативных актах: их оформление, форму (может применяться унифицированная форма) и порядок составления.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик